Email, WhatsApp o SMS: qual è lo strumento più adatto per comunicare con i pazienti di uno studio dentistico?
Comunicare efficacemente con i pazienti è cruciale per il successo di uno studio dentistico. In questo articolo, esploriamo i vantaggi di tre canali di comunicazione digitali – email, WhatsApp e SMS – analizzando come ciascuno possa migliorare l’esperienza del cliente e contribuire alla fidelizzazione dei pazienti.
In un contesto di crescente digitalizzazione, comunicare attraverso piattaforme online e applicazioni software è diventato fondamentale anche per gli studi odontoiatrici. Avere una strategia di comunicazione efficace con i propri pazienti non solo contribuisce all’esito positivo delle cure, ma rappresenta anche uno strumento chiave per il marketing odontoiatrico.
Una comunicazione medico-paziente di successo deve infatti perseguire due obiettivi principali: da un lato, tenere sotto controllo il piano di cura e la compliance del paziente; dall’altro, contribuire a promuovere lo studio dentistico, far conoscere le sue offerte e fidelizzare i pazienti nel tempo.
Perché è così importante fare marketing odontoiatrico?
Il marketing odontoiatrico è l’insieme delle attività di promozione e comunicazione volte a posizionare la clinica, i suoi servizi e il suo team di professionisti nella mente dei pazienti. L’obiettivo è attrarre nuovi clienti, fidelizzare quelli esistenti e spingere la domanda di prestazioni e servizi per aumentare fatturato e redditività nel lungo periodo.
Per raggiungere questi traguardi, gli studi odontoiatrici possono sfruttare in modo strategico gli strumenti di comunicazione digitale a loro disposizione, come email, WhatsApp e SMS. Ognuno di questi canali presenta caratteristiche e vantaggi specifici che possono migliorare l’engagement e la fidelizzazione dei pazienti.
Email: comunicazioni segmentate e tracciabili
L’email è un canale interessante perché consente un alto grado di personalizzazione della comunicazione. Attraverso l’utilizzo di dati e informazioni sui pazienti estratti dal database della clinica, è infatti possibile inviare messaggi ad hoc, rivolti a segmenti specifici del proprio pubblico.
È inoltre possibile analizzare le performance delle campagne (attraverso metriche come tasso di apertura, di click-through e di conversione) per individuare quali contenuti e offerte sono più efficaci nel raggiungere gli obiettivi di comunicazione dello studio dentistico.
È anche possibile programmare e inviare email in maniera automatizzata, senza la necessità di un intervento manuale ad ogni invio. Una clinica dentale può sfruttare questa opzione per impostare promemoria di appuntamenti, auguri di buon compleanno con offerte o far conoscere ai propri clienti nuovi servizi.
WhatsApp: comunicare in modo immediato e diretto con i pazienti
Secondo un sondaggio, realizzato dall’Ordine dei Medici chirurghi e odontoiatri di Firenze, ben l’84,3% dei medici preferisce WhatsApp ad altre soluzioni, come email o telefono, per comunicare con i pazienti. La piattaforma consente una comunicazione rapida, diretta e in tempo reale che può essere sfruttata per inviare promemoria di appuntamenti, chiarire dubbi in conversazioni one-to-one o fornire indicazioni pre- e post-trattamento.
Usando WhatsApp Business, l’app gratuita per piccole imprese, si ottengono vantaggi extra, ad esempio:
- creare un profilo aziendale con l’indirizzo, l’e-mail, il numero di telefono e il sito web dell’attività;
- presentare un catalogo con tutti i servizi offerti;
- impostare risposte rapide per rispondere velocemente ai clienti;
- automatizzare un messaggio di benvenuto;
- definire messaggi broadcast per la messaggistica uno-a-molti;
- organizzare e trovare facilmente chat e messaggi attraverso le etichette.
SMS: comunicare in modo veloce, tempestivo ed economico con i pazienti
Gli SMS sono una semplice ma efficace tecnologia, che offre una serie di vantaggi che la rendono particolarmente adatta alle esigenze di comunicazione dei dentisti.
La portata degli SMS è amplissima: chiunque abbia un telefono cellulare può inviare o ricevere messaggi di testo e non è necessario che il destinatario sia connesso a Internet, il servizio, infatti, si basa solo sul segnale telefonico.
L’immediatezza e tempestività di ricezione degli SMS li rende particolarmente adatti per comunicazioni urgenti o di promemoria, come appuntamenti imminenti o cambiamenti di orario, dimostrandosi un’ottima soluzione per ridurre i no-show, particolarmente costosi e dannosi soprattutto per le cliniche più piccole.
Come per le email, è possibile creare rapidamente messaggi di testo e inviarli singolarmente o in blocco, programmando l’invio e monitorando quando vengono consegnati e aperti; il vantaggio è che gli SMS sono generalmente più economici dei mailing diretti e delle telefonate (soprattutto se si considera il tempo che il personale deve dedicare alle telefonate).
L’integrazione di email, SMS e WhatsApp in un gestionale odontoiatrico
Grazie all’integrazione con i principali software gestionali per dentisti, l’uso degli strumenti di comunicazione digitali può essere ulteriormente semplificato e reso più efficiente. Alcuni sistemi, infatti, permettono di inviare messaggi direttamente dalla piattaforma gestionale, senza dover passare da app esterne.
Il vantaggio di questa soluzione? Ridurre i costi di gestione della comunicazione con i pazienti e ottimizzare i flussi di lavoro del personale di segreteria.
L’integrazione in un gestionale odontoiatrico dei principali metodi di comunicazione permette di:
- impostare segmenti di pazienti in base a diverse variabili (ad esempio, tipologia di trattamento, ultima visita, ecc.) per inviare loro comunicazioni mirate, come offerte su servizi o prodotti specifici;
- prenotare e modificare gli appuntamenti direttamente via WhatsApp o SMS;
- automatizzare l’invio di messaggi chiave, come promemoria di appuntamenti o follow-up post-trattamento;
- creare risposte automatiche per fornire informazioni di base ai pazienti.
Queste strategie, rese possibili dall’integrazione con il gestionale dello studio dentistico, offrono un’esperienza di comunicazione altamente personalizzata e proattiva, migliorando così l’engagement, la fidelizzazione e la soddisfazione dei pazienti.
Il gestionale XDENT mette a disposizione diverse opzioni interessanti per dialogare con i pazienti della tua clinica e offrire informazioni relative ad appuntamenti, trattamenti e offerte mirate.
Ad esempio, con i pacchetti SMS, il dentista può inviare messaggi e documenti su WhatsApp direttamente dal gestionale, in tutta sicurezza.
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