Fatturazione elettronica 2023, cosa succederà da gennaio nello studio dentistico

Fatturazione elettronica 2023, cosa succederà da gennaio nello studio dentistico

Ancora proroghe e rinvii per l’obbligo di emissione di fatture elettroniche anche verso i pazienti nel 2023. Invariata anche la scadenza degli invii delle spese al Sistema Tessera Sanitaria. Tempi ristretti, scadenze ricorrenti, un numero indefinito di fatture da gestire: eccome come non farsi trovare impreparati!

19 Dicembre 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Fatturazione elettronica dentisti

Il nuovo anno potrebbe portare novità in materia di fatturazione elettronica e spese sanitarie anche per gli studi dentistici. Dopo proroghe e rinvii il 2023 si preannuncia davvero come l’anno del cambiamento?

Quello che sembrava poter essere un reale cambiamento è stato anche questa volta smentito. Nessun passaggio all’invio a scadenza mensile delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria. Resta quindi la scadenza semestrale, pratica che comunque potrebbe influire sui flussi di lavoro dello studio dentistico.

In calendario definitivo per gli invii del 2022 e 2023 è quindi il seguente:

  • entro il 31 gennaio 2023, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2022;
  • entro il 30 settembre 2023, per le spese sostenute nel primo semestre dellanno;
  • entro il 31 gennaio 2024, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2023.

Verso la proroga dell’obbligo di fatturazione elettronica

Anche per i dentisti, dopo la proroga di divieto di emissione dell’ultimo anno, nel 2023 si andrà verso una ulteriore proroga per l’obbligo di emissione di fatture elettroniche anche verso i pazienti. Una situazione da tempo annunciata e che sembrerebbe ormai concretizzarsi con il decreto Milleproroghe approvato dal Consiglio dei Ministri il 21 dicembre .

Cosa cambierebbe nella pratica quotidiana nello studio dentistico? Sostanzialmente non molto per l’emissione di fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI) verso i pazienti. Resta invece l’obbligo si fatturazione elettronica in caso di prestazioni e consulenze, oltre al consolidato ciclo di fatturazione passiva e alla trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere con obbligo a partire dallo scorso 1° luglio 2022. Sulla questione leggi il nostro approfondimento qui.

Cosa cambia nello studio dentistico?

Tempi ristretti, scadenze ricorrenti, un numero indefinito di fatture e spese sanitarie da gestire: questo uno degli scenari più tipici e quotidiani, uno spaccato di vita vissuta all’interno dello studio, a prescindere dall’emissione o meno di fatture elettroniche. Uno scenario che potrebbe ulteriormente complicarsi se la gestione e di fatture e spese dovesse essere demandata ad un soggetto terzo ed esterno allo studio.

Queste operazioni, come molte altre, diventano semplici e immediate con gli strumenti giusti, con un gestionale per dentisti davvero innovativo e performante.

Si aprirebbe, inoltre, un’altra importante e non certo trascurabile questione: il numero di dati da poter gestire. Il personale di studio è in grado di quantificare il flusso in gestione?

Ad esempio, alcuni sistemi e gestionali potrebbero prevedere un numero limitato di fatture in uscita, oppure costi aggiuntivi e crescenti per quantitativi sempre più grandi di fatture. Inoltre, anche quando lo studio dentistico è informatizzato, passare tutta la documentazione da inviare al commercialista significa scaricare e salvare tutto accertandosi che il formato sia quello corretto e sperando sia compatibile con i gestionali usati dal commercialista. Insomma, altra perdita di tempo prezioso che potresti dedicare al tuo lavoro.

Una soluzione chiara e semplice per la gestione della fatturazione elettronica

Perché delegare ad altri l’emissione delle fatture o l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS, quando puoi farlo direttamente? Non sarebbe più efficiente effettuare queste attività con pochi click rispettando le scadenze e mettendoti al sicuro da possibili sanzioni?

Con XDENT Fattura Semplice la gestione delle fatture elettroniche attive e passive e l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS diventa facile, veloce e conveniente. Tutto quello che serve allo studio dentistico nel tuo gestionale per ottimizzare tempi e costi. Il resto? È tempo ed energia da dedicare al tuo lavoro e ai tuoi pazienti.

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Gestione magazzino nello studio dentistico, i consigli per ottimizzarlo

Gestione magazzino nello studio dentistico, i consigli per ottimizzarlo

Il magazzino non è solo il luogo per contenere scorte di prodotti e beni di consumo necessari per l’attività dello studio dentistico. È un sistema organizzativo da gestire in maniera formalizzata e consapevole, meglio se con l’aiuto di un software gestionale davvero innovativo.

14 Novembre 2022 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

gestione magazzino nello studio dentistico

Assicurare le giuste attenzioni e cura ai pazienti è solo una, seppur la principale, delle incombenze di qualsiasi studio dentistico. A questa se ne aggiungono altre che spesso restano in ombra, perché erroneamente sottovalutate. Tra queste vi è proprio la gestione magazzino.

Al di là dell’immaginario comune, il magazzino non è solo il luogo in cui vengono accantonate scorte di prodotti e beni di consumo necessari per l’attività dello studio. Il magazzino è un sistema organizzativo da gestire in maniera formalizzata e consapevole, finalizzata a evitare gli sprechi, contenere le spese e lavorare in maniera serena, senza il timore di essere a corto di materiali, in ogni fase dell’attività sanitaria.

Quantità e tracciabilità fondamentali per la gestione magazzino

Il primo punto sul quale focalizzarsi è senz’altro la definizione della quantità dei materiali. È bene porsi alcune domande: qual è la quantità minima da mantenere in giacenza? Come monitorare che non si scenda sotto la soglia di sicurezza? Come tracciare costantemente la scadenza dei prodotti? Come evitare acquisti eccessivi che vanno ad accumularsi?

E ancora: come rintracciare rapidamente il prodotto che ci serve in mezzo a tanti altri? Quanto influisce l’assenza di un farmaco o di un prodotto di consumo sull’erogazione delle prestazioni?

Sono tutte domande alle quali è possibile dare una risposta se si utilizzano facili accorgimenti e soprattutto ci si lascia guidare dalla tecnologia.

Alcune regole da seguire per un magazzino davvero funzionante

  • La prima cosa da fare è individuare tra il personale dello studio dentistico una figura responsabile del magazzino che si faccia carico di verificare le scorte presenti, proponga gli acquisti in base alle attività programmate, monitori costantemente le scadenze dei prodotti in maniera da evitare gli sprechi, tenga fisicamente in ordine il magazzino così da essere in grado di individuare immediatamente il prodotto.
  • Cercare di mantenere il magazzino al minimo delle scorte è un’altra buona regola, meglio se predisponendo protocolli soprattutto per quegli articoli di uso quotidiano (guanti, salviette, bicchieri). L’ansia da approvvigionamento, inizialmente, non sarà facilissima da gestire ma i risultati in termini economici e di spazio saranno tali da convincervi che non ha molto senso riempire lo studio di quantitativi esagerati.
  • Puntare all’essenzialità. Un magazzino essenziale è più facile da gestire, richiede meno tempo, minore spazio e sicuramente sarà più ordinato e con impatto economico ridotto. Le risorse finanziarie utilizzate per acquistare merce a bassa rotazione, infatti, vengono di fatto immobilizzate per un lungo periodo senza alcun vantaggio. Inoltre, la giacenza di molto materiale moltiplica il rischio di deperimento e ritrovandosi con prodotti ormai andati in obsolescenza solo perché lo si ha a disposizione e lo si è già pagato.
  • Scegliere i giusti fornitori, magari quelli che consegnano rapidamente, meglio se nel giro di 24 ore e che offrono un servizio di tracciabilità della merce così da poter organizzare la tempistica del lavoro. Le spese di spedizione devono essere ridotte al minimo, la scelta dei prodotti effettuabile online, l’accettazione e l’evasione degli ordini contestuali.

Gestione magazzino efficiente grazie alla tecnologia

Fermo restando che la redazione di un protocollo potrebbe essere di grande aiuto, il ciclo da seguire per mantenere tutto in ordine deve essere strutturato con azioni metodiche che, alla fine, diventeranno pressoché meccaniche rendendo la gestione del magazzino molto rapida.

Ogni singola operazione, dal carico/scarico della merce, al caricamento di prezzi e scadenze, alla collocazione in scaffale, può essere molto complessa. Tutto cambia se si utilizza un software gestionale innovativo come XDENT che oltre a comprimere il tempo di azione azzera la possibilità di errore.

Il modulo magazzino di XDENT

Programmi evoluti come il modulo magazzino di XDENT sono in grado di registrare tutto ciò che esce ed entra in magazzino, anche attraverso l’ausilio di un lettore ottico di codici a barre presenti sulle confezioni. Basta un click per interrogare il software, monitorare le giacenze, conoscere le scadenze e, dialogando anche con l’area clinica e il modulo di fatturazione elettronica Fattura Semplice, è in grado di scaricare automaticamente il materiale consumabile nel momento in cui viene utilizzato, permettendo automaticamente l’emissione della relativa documentazione.

Come sempre, il fattore umano è decisivo, ma, se aiutato da strumenti digitali, riesce a dare il meglio di sé nella gestione dello studio dentistico.

Vuoi conoscere tutte le funzionalità e i vantaggi di una innovativa gestione magazzino grazie a XDENT?

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XDENT For Ortho presente a “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro”

XDENT For Ortho presente a “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro”

Due giorni intensi con un ricco programma e la partecipazione di esperti internazionali per illustrare il percorso che caratterizzerà i prossimi anni dell’ortodonzia e odontoiatria.

29 Agosto 2022 | Eventi e comunicati, XDENT Informa

Evento Ortodonzia e odontoiatria del futuro

Un evento dal forte respiro internazionale in cui confrontarsi su tematiche ben precise, cercando soprattutto di tracciare la strada per il futuro dell’dell’ortodonzia tradizionale, della parodontologia e dell’odontoiatria restaurativa in un’ottica tecnologica e innovativa. Questo l’obiettivo di “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro – Insieme nella Rivoluzione Digitale” l’evento che si terrà il i prossimi 16 e 17 settembre a Padova, presso il Nuovo Centro Congressi.

In un contesto fortemente orientato alla digitalizzazione e all’innovazione tecnologica, XDENT non poteva certo mancare in veste di partner all’appuntamento con la sua soluzione innovativa sviluppata proprio per l’ortodonzia, XDENT For Ortho.

Un ricco programma sotto la direzione scientifica del dott. Antonio Gracco, in cui si avvicenderanno esperti internazionali che guideranno i professionisti del settore nel percorso che caratterizzerà i prossimi anni dell’ortodonzia e odontoiatria e gli obiettivi da raggiungere. Anche grazie ai migliori strumenti tecnologici, proprio come XDENT.

Per conoscere il programma completo e tutte le informazioni utili di “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro” visita il sito ufficiale dell’evento a questo link.

Invio Sistema TS: ancora niente da fare per la scadenza mensile

Invio Sistema TS: ancora niente da fare per la scadenza mensile

Slitta ancora una volta la scadenza mensile di invio Sistema TS delle spese sanitarie, che torna a essere semestrale anche nel 2022. Il consiglio, però, è di procedere a cadenze differenti per evitare difficoltà. Scopri come.

22 Febbraio 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Invio Sistema TS

Nuovo colpo di scena sul fronte dell’invio Sistema TS delle spese sanitarie da parte dei soggetti tenuti alla trasmissione. Anche per il 2022 l’invio rimane a cadenza semestrale. Questo quanto previsto nel Decreto RGS del 02/02/2022 attuativo del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28.01.2022 n. 28825

Nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, si legge:

La trasmissione dei dati […] è effettuata: […]

d) entro il 30 settembre 2022, per le spese sostenute nel primo semestre dell’anno 2022;

e) entro il 31 gennaio 2023, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2022;

f) entro la fine del mese successivo alla data del documento fiscale, per le spese sostenute dal 1° gennaio 2023.

Ancora, quindi, un rinvio per la tanto temuta scadenza mensile che slitta ormai ufficialmente al prossimo 2023. Anche in quel caso deroghe permettendo.

Per conoscere meglio la tematica e capire cosa cambia di fatto con l’obbligo di trasmissione, ti invitiamo a leggere qui il nostro approfondimento.

Il consiglio di XDENT

Alla luce di questo ulteriore cambiamento, ti ricordiamo che la scadenza semestrale, dell’invio al Sistema TS delle spese sanitarie, è un’indicazione limite, una data oltre la quale non è più possibile la trasmissione delle spese per il semestre concluso.

Nonostante questo, XDENT ti consiglia di non attendere per l’invio al Sistema TS il giorno della scadenza semestrale, ma di procedere a cadenza differente, magari mensile o bimestrale.

Questa pratica ti aiuterà a evitare di incorrere in difficoltà nell’invio non dovute al gestionale ma, ad esempio, alla scadenza delle credenziali del Sistema TS (che ti suggeriamo sempre di verificare sul sito del Sistema Tessera Sanitaria) oppure all’indisponibilità dei servizi SOGEI.

Vuoi rendere l’invio al Sistema TS più semplice?

Scopri XDENT Fattura Semplice, il servizio completo che consente in pochi click di inviare le spese sanitarie al Sistema TS e gestire la fatturazione attiva e passiva in modo illimitato. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard.

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Dental Office Manager, chi è e cosa fa. Facciamo chiarezza

Dental Office Manager, chi è e cosa fa. Facciamo chiarezza

Una nuova figura nell’organigramma di studio, ma non bisogna confondere il Dental Office Manager con il personale di segreteria. XDENT ti spiega chi è e cosa fa e ti consiglia perché dovresti averlo nel tuo studio.

21 Febbraio 2022 | XDENT ti consiglia

Dental Office Manager

Giunge da oltre oceano, precisamente dagli studi dentistici americani, ma quella del Dental Office Manager è una figura che si sta facendo sempre più strada nella concezione e organizzazione delle nostre strutture odontoiatriche.

Quello del dentale è senza dubbio un settore in costante e forte evoluzione, non solo per quello che riguarda l’ambito prettamente clinico, ma anche in ambito organizzativo e quindi manageriale. È la stessa denominazione a suggerirlo chiaramente: la Dental Office Manager è una figura di gestione dello studio, una figura professionale che senza dubbio presenta peculiari conoscenze e che di fatto diventa l’anello di collegamento proprio tra l’ambito clinico e quello extra-clinico dello studio dentistico.

Dental Office Manager e Segretari, quale differenza?

Di fatto il Dental Office Manager – comunemente altresì indicato con l’acronimo DOM – esegue operativamente la pianificazione e le azioni strategiche prese dallo studio, nella persona del dentista-imprenditore. Si occupa, quindi, di coordinare le attività in maniera giornaliera facendo molta attenzione agli interessi dello studio e al benessere dei pazienti. Il tutto con l’obiettivo di rendere più redditizio il business. Allora che differenza c’è tra il Dental Office Manager e il classico personale di segreteria? A prima vista la differenza sembrerebbe sottile e quasi impercettibile. Ma non è così. Alla base ci sono differenze di formazione e preparazione che, nel caso di personale di segreteria, possono essere incrementati soprattutto in ambito manageriale grazie a corsi di formazione creati per questa figura.

Cosa fa un Dental Office Manager

In verità il DOM è una figura professionale e specializzata, molte volte con studi economici alle spalle, che si occupa dello sviluppo commerciale e del marketing con l’obiettivo di acquisire di nuovi pazienti; dell’organizzazione strategica dell’agenda e l’organizzazione delle risorse umane. Suo compito è anche quello di controllo dello studio dentistico nel suo complesso, con analisi dei costi e delle performance dei singoli professionisti, fino alla gestione dei budget previsionali e dei risultati ottenuti.

Com’è evidente, il raggio d’azione e di competenza del Dental Office Manager è piuttosto ampio e variegato, ma alla base, ciò che rimane imprescindibile, è una profonda conoscenza delle dinamiche dello studio odontoiatrico, dei protocolli, degli standard di efficienza, della criticità e dei punti di forza. La sua figura, infatti, nell’organigramma di studio si trova subito dopo quella del titolare e dell’amministratore.

Quali sono i vantaggi per lo studio di dotarsi di un DOM

Per quanto la figura del Dental Office Manager sia ancora lontana dall’avere una sua naturale collocazione all’interno dell’organizzazione dello studio, è indubbio che la sua presenza possa costituire un valore aggiunto proprio allo studio. Per avere una visione chiara e d’insieme è necessario un cambiamento di rotta del pensiero: lo studio odontoiatrico deve essere inteso come un’azienda, mentre il dentista è anche un imprenditore.

Avere all’interno dello studio un Dental office Manager è una grande opportunità di sviluppo, non solo dal punto di vista del business, ma anche da quello degli usufruitoti finali, cioè i pazienti, il vero motore dello studio. Se a migliorare non è solo la qualità delle prestazioni, ma anche il servizio generale e dunque la “patient experience”, questo innescherà un circolo virtuoso che passa falla fidelizzazione del paziente fino all’acquisizione di nuovi pazienti e un conseguente aumento dei profitti e del prestigio stesso dello studio dentistico. Tutto questo in un settore fortemente concorrenziale può fare la differenza.

Dental Office Manager sì, ma con gli strumenti giusti

Accanto ad un corollario di precise competenze manageriali, completa la figura del Dental Office Manager un’approfondita conoscenza informatica e nello specifico dei principali applicativi di Office, in primis Excel, e di uno strumento capace di contenere ed elaborare le informazioni di tutto lo staff e dei pazienti. È infatti impensabile, al giorno d’oggi, poter ricordare a mente o organizzare in maniere cartacea e quindi slegata tutte le informazioni necessarie al lavoro di tutto lo studio dentistico. Così come è impensabile avere un mero contenitore di informazioni digitalizzate, ad esempio file Excel complessi e ingombranti, che non seguano delle query precise, che non elaborino i dati immessi per fornire nuove informazioni indispensabili per guardare allo sviluppo futuro dello studio.

Questo è il perché è necessario che un Dental Office Manager abbia ottima dimestichezza con l’utilizzo di un software gestionale per dentisti. Grazie all’inserimento dei dati clinici ed extra-clinici da parte di tutti gli operatori di studio nel gestionale per dentisti, il DOM può estrare informazioni utili, statistiche, numeri parlanti, che può utilizzare per analizzare e pianificare le attività presenti e future. Solo così lo studio dentistico può trarre il maggior e miglior profitto.

Vuoi scoprire come avere più immediatezzasemplificazioneorganizzazione, condivisione e più tempo per il tuo lavoro e i tuoi pazienti?

Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Ancora pochi giorni per effettuare l’invio per il secondo semestre del 2021. Da febbraio si parte ufficialmente con l’invio mensile. Ecco cosa cambia e come semplificare l’operatività.

25 Gennaio 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Seconda scadenza per il 2021 di invio al Sistema TS, poi si passa alla modalità mensile

AGGIORNAMENTO IMPORTANTE!

Con provvedimento n. 28825/2022, l’Agenzia delle Entrate ha reso noto lo slittamento all’8 febbraio 2022 della scadenza ultima per l’invio al Sistema TS delle spese sanitarie relative al secondo semestre del 2021.

Rimangono per ora invariate le disposizioni relative all’obbligo d’invio a cadenza mensile per le spese del 2022.

Mancano pochi giorni alla seconda scadenza dell’invio delle spese sanitarie e rimborsi al Sistema TS (Tessera Sanitaria) per l’anno 2021. Per tutti i dentisti, per il secondo semestre dell’anno appena trascorso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata , come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio.

Con questo secondo invio saranno definitivamente archiviate le spese sanitarie del 2021, ma soprattutto la trasmissione semestrale. Dopo diversi rinvii ed esitazioni parte, infatti, nel 2022 l’obbligo di invio a scadenza mensile delle spese sanitarie al Sistema TS.

Cosa cambia davvero con l’invio mensile al Sistema TS?

Per prima cosa cambia il calendario degli invii anche per i dentisti. Ad esempio, per l’invio delle spese sanitarie relative al mese di gennaio 2022 la nuova data di scadenza sarà il 28 febbraio 2022. La scadenza ultima è quindi fissata al mese successivo a quello di emissione delle spese.

Ciò non esclude che, rispetto alla scadenza mensile, lo studio dentistico possa optare per un invio anche giornaliero o in tempo reale rispetto all’emissione delle fatture.

Che si scelga una frequenza d’invio mensile o giornaliera, quello che non cambia, ma che può incidere significativamente sull’organizzazione e l’operatività dello studio dentistico, è senza dubbio la grande mole di dati da dover inviare.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Fermati un attimo a pensare, cerchiamo insieme di fare un rapido calcolo. Visualizza il numero dei pazienti che mediamente riesci a trattare in un mese. Magari sulla maggior parte di loro hai eseguito diversi trattamenti da fatturare singolarmente; quindi, il numero iniziale inizia a crescere. Per ognuna delle prestazioni e delle fatture emesse inizia ad associare il relativo Codice Fiscale; ed ancora aggiungi gli importi delle prestazioni, codici, percentuali ed aliquote da verificare. Per caso ti sei perso tra i numeri?

A tutto questo alcuni dentisti devono aggiungere l’onere di raccogliere tutti questi dati e doverli passare al proprio commercialista. Anche in questo caso ogni mese. Senza considerare la possibilità di errore o eventuali ritardi nella trasmissione da parte di terzi e il rischio di incorrere in sanzioni.

È possibile rendere tutto più semplice?

Non disperare, la risposta è “sì” con l’utilizzo di un gestionale per dentisti ma soprattutto con Fattura Semplice, il nuovo servizio completo di XDENT che consente in pochi click di inviare le spese sanitarie al Sistema TS e gestire la fatturazione attiva e passiva in modo illimitato. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard.

Davvero non hai ancora FATTURA SEMPLICE? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

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Presa visione dell'Informativa Privacy, con la presente acconsento che i miei dati vengano utilizzati dalle aziende del gruppo CGM Italia per l'elaborazione e la risposta alla mia richiesta. Le risposte alle mie domande possono essere inviate per posta o elettronicamente. La mia dichiarazione di consenso è volontaria. Posso ritirare il consenso in qualsiasi momento, inviando un'e-mail a info.italy@cgm.com. Se ritiro il mio consenso non ne deriveranno degli svantaggi. Inoltre, ho ulteriori diritti, che sono descritti di seguito. Ho preso nota delle informazioni riguardanti i miei diritti.

I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

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Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Eliminare supporti fisici per prediligere quelli digitali. Dematerializzazione significa soprattutto riduzione di costi, di tempo, di spazio fisico per l’archiviazione, immediata reperibilità dei documenti e sicurezza per i pazienti. Questo anche grazie ad un software gestionale per dentisti.

4 Novembre 2021 | Consigli e guide pratiche

Negli ultimi tempi anche il settore dentale sta procedendo verso la dematerializzazione, con l’obiettivo di eliminare la carta e tutti gli archivi tradizionali, orientando al nuovo contesto digitale le procedure di registrazione dei pazienti, la conservazione delle cartelle cliniche e in generale tutta la gestione dello studio odontoiatrico. Il percorso di innovazione ha avuto un’importante accelerazione nell’universo della Pubblica Amministrazione. È, però, in ambito privato che si registrano i risultati più importanti del passaggio dal regno della carta a quello digitale, con una serie di vantaggi tanto per le aziende, quanto per gli utenti.

Dalla carta al digitale: un processo inarrestabile

In questa fase storica, ogni giorno gli odontoiatri e i loro collaboratori sono alle prese con una serie di documenti da compilare o far compilare e da conservare accuratamente. La carta, che prima era la regola, adesso è destinata a diventare un’eccezione se non proprio una rarità, con vantaggi che sono prima di tutto globali: il rispetto dell’ambiente e la salvaguardia degli alberi sono esigenze universali. Il diritto all’ambiente appartiene a tutti così come il diritto alla salute.

Agli alberi è dedicata anche una festa nazionale che si celebra il 21 novembre di ogni anno, riconoscendo così in maniera ufficiale l’importanza del patrimonio costituito dagli alberi, dai boschi e dalle foreste che sono e devono restare polmoni verdi per le città, e non solo il loro utilizzo per fascicoli, faldoni e bigliettini anche negli studi.  

Fermiamoci un attimo a fare un calcolo mentale: quanta carta è presente negli studi dentistici? Carta per registrare anamnesi, prescrivere farmaci, segnare appuntamenti, descrivere diagnosi, lasciare direttive organizzative al personale addetto alla segreteria e alle attività amministrative e contabili. Carta che, invece, potrebbe essere ridotta e magari eliminata per dare in maniera concreta il proprio contributo alla salvaguardia del patrimonio verde. Vediamo come.

Dematerializzare con la digitalizzazione = riduzione di costi e tempo

Dematerializzando i flussi informativi si ottengono importanti vantaggi. Basti pensare ad alcuni aspetti pratici ma essenziali di uno studio odontoiatrico. Partiamo dalla registrazione del paziente che potrà essere effettuata in pochi istanti e senza errori tramite scansione della tessera sanitaria. Oppure alla possibilità di sostituire la firma tradizionale con quella digitale.

È innegabile che, come vedremo, la firma elettronica dei documenti è tra le soluzioni che più di molte altre portano alla dematerializzazione all’interno dello studio dentistico con enormi benefici, in primis sul piano della riduzione dei costi, perché vengono tagliate in maniera consistente le spese per l’acquisto delle risme di carta, per la stampa o le fotocopie. Questo porta anche alla riduzione degli spazi (e costi) per l’archiviazione. In ogni studio dentistico c’è uno spazio dedicato alla raccolta della documentazione, fra cartelle dei pazienti e “carte” contabili, e in una versione digitale sono gli stessi spazi a cambiare radicalmente. A cambiare, inoltre, è anche l’impiego del personale di studio, che invece dovrà sviluppare più “digital skills”.

Un vantaggio inaspettato: la sicurezza

Una delle convinzioni errate di chi non si “rassegna” alla “dematerializzazione” della propria attività, riguarda la presunta inaffidabilità delle procedure di archiviazione informatica. Da costoro potrete sentir dire che “la carta è sempre la carta” o che un dato archiviato telematicamente rischia di perdersi. Ebbene è il momento di fare chiarezza! L’archiviazione virtuale è consigliata dalle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR) proprio per la maggiore sicurezza.

Se raffrontato al vecchio schedario chiuso a chiave, l’archiviazione in uno spazio virtuale è decisamente inviolabile e non è esposto a rischi di smarrimento o distruzione (volontaria o accidentale) che corrono invece i documenti cartacei.

Come gestire il passaggio alla dimensione digitale

Concretamente, come si fa a passare dalla carta al digitale? La risposta arriva dal mondo dei software gestionali per dentisti. I migliori sono in grado di fornire agli studi odontoiatrici strumenti e procedure sicure, affidabili e in linea con le disposizioni di legge. Si tratta di programmi con soluzioni ad hoc per la dematerializzazione del cartaceo.

La più importante tra queste è la firma grafometrica. Si tratta di una firma elettronica realizzata tramite il familiare atto manuale della firma autografa su carta. L’unica differenza di questa Firma Elettronica Avanzata (FEA, in sigla) è che viene eseguita con una penna ottica su una tavoletta digitale. Il gesto, sostanzialmente, è lo stesso, cambia solo il supporto; la praticità senza dubbio superiore alla firma tradizionale o a qualsiasi altro sistema con utilizzo di OTP (one-time password) in cui i processi di autenticazione possono allungarsi e talvolta complicarsi.

La firma grafometrica è univocamente attribuibile al suo autore in quanto il sistema rileva non solo la “forma” del segno, ma anche i dati biometrici della mano, come ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento, che consentono l’identificazione incontrovertibile del firmatario del documento. Insomma, una firma veloce, sicura e con un alto gradimento rispetto alla “user experience”.

Impatto della dematerializzazione e firma grafometrica

Dato che nell’atto del firmare ciascuno compie un movimento unico (studiato dalla grafometria), questa sofisticata “firma digitale” è un potente strumento di semplificazione. Oltre a rilevare l’identità del firmatario oltre ogni ragionevole dubbio, si riesce a collegare indissolubilmente il soggetto firmatario al singolo e specifico documento, è possibile il controllo automatico sulla firma e la verificabilità immediata sull’autenticità del documento originale (che non può essere alterato in alcun modo).

Vale la pena sottolineare che, dal punto di vista normativo, nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) sono previste quattro tipologie di firma digitale con caratteristiche crescenti in termini di sicurezza e validità degli atti sottoscritti: firma elettronica, firma elettronica avanzata (grafometrica), firma elettronica qualificata (certificata) e firma digitale. La firma grafometrica ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata, con evidenti impatti positivi anche in termini di medicina legale.

Si pensi ad esempio alla gestione dei consensi informati per i pazienti e tutti gli altri documenti che il medico deve controfirmare. O a tutti i processi che richiedono la creazione e la firma di documenti digitali, ai quali viene riconosciuta validità sul piano legale con tutte le garanzie ai fini del rispetto del diritto alla privacy del paziente.

Inoltre, l’impiego della firma grafometrica ha effetto positivo anche sulle attività di post-processing dei documenti e in modo particolare nell’organizzazione e nella tenuta dell’archivio. I documenti così firmati sono sempre reperibili e possono essere condivisi in tempo reale, senza necessità di un archivio fisico e senza che i dentisti o personale di studio siano costretti a fare avanti e indietro alla ricerca delle cartelle.

Per concludere

Il ricorso alla firma grafometrica nello studio dentistico offre tre ordini di vantaggi:

  • l’eliminazione della carta con tutti i costi connessi;
  • la sicurezza dei dati acquisiti e la trasparenza degli stessi;
  • un significativo risparmio di tempo, denaro e spazio nella gestione dei processi di firma e conservazione della documentazione.

Per questi motivi, la scelta di usare un software gestionale per dentisti con annessa funzione di firma grafometrica costituisce un’importante occasione per gli studi dentistici.

Vuoi conoscere le soluzioni adatte alle tue esigenze per digitalizzare lo studio?

Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Prima scadenza per l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS entro in 31 luglio per il primo semestre del 2021. Dal 2022 l’invio sarà mensile. Ecco come cambia l’operatività e il rapporto con il commercialista.

12 Luglio 2021 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Sistema TS per dentisti

Sta per avvicinarsi la prima scadenza per l’anno 2021 dell’invio al Sistema TS (Tessera Sanitaria) dei dati delle spese sanitarie e rimborsi. Per il primo semestre dell’anno in corso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata entro il 31 luglio, come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio. Allo stesso modo, per il secondo semestre del 2021 la scadenza d’invio è fissata al 31 gennaio 2022.

Diversamente da quanto previsto nei primi mesi dell’anno dal precedente decreto, il tanto temuto obbligo d’invio mensile delle sperse sanitarie è stato definitivamente spostato di un anno, quindi al 2022.

Tra le altre novità significative, lo ricordiamo, già introdotte dal decreto del MEF del 19 ottobre 2020, oltre la tipologia di dati da fornire, vi è l’obbligo di invio anche in caso di opposizione del paziente ma in forma anonima, cioè senza l’indicazione del codice fiscale.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Come ormai è noto, i dati trasmessi al Sistema TS consentono l’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata agli uffici dell’Agenzia delle Entrate. Rientrano quindi in questa categoria le spese sanitarie sostenute nel periodo d’imposta precedente e i rimborsi effettuati nell’anno precedente in merito a prestazioni non ancora erogare o solo parzialmente erogate.

Che si tratti di invii semestrali o mensili, è il caso di fermarsi a riflettere alla mole di dati da dover inviare. Pensa a tutti i tuoi pazienti, pensa che ogni paziente magari ha sostenuto più spese in questo periodo. Inoltre pensa a tutti i numeri e codici che vetrai passare sotto i tuoi occhi: importi, Codici Fiscali da controllare, percentuali e aliquote e tanto altro. Pensa inoltre di dover raccogliere tutti questi dati e doverli passare al tuo commercialista. E questo dal 2022 dovrà avvenire ogni singolo mese per l’invio al Sistema TS.

Insomma l’errore sembra essere dietro l’angolo! Senza inoltre considerare l’attesa dell’esito dell’invio a cui potrebbero aggiungersi errori, imprevisti e dimenticanze. E qui, invece, le sanzioni amministrative sono dietro l’angolo.

Sono situazioni spiacevoli, e talvolta dalle conseguenze non proprio semplici, che uno studio dentistico non può certo permettersi.

Come cambia il rapporto con il commercialista

In questo scenario cambia, inoltre e inevitabilmente, anche il rapporto con il commercialista dello studio dentistico. Incrementando gli invii mensilmente sono maggiori le informazioni da passare e le operazioni da fare, soprattutto se lo studio non dispone di tecnologia gestionali efficienti ma continua, purtroppo, a far affidamento sulla carta e le cose fatte a mano. Nulla di più sbagliato! Per di più in casi di invii errati, in cui anche un solo numero sbagliato può generare errori e ritardi, il doppio passaggio dal commercialista può costituire un fattore di ritardo rispetto delle scadenze. E con l’aumentare degli invii al Sistema TS anche l’onorario del commercialista potrebbe lievitare.

Anche quando lo studio dentistico è informatizzato, passare tutta la documentazione da inviare al commercialista significa scaricare e salvare tutto accertandosi che il formato sia quello corretto e sperando sia compatibile con i gestionali usati dal commercialista. Insomma, altra perdita di tempo prezioso che potresti dedicare al tuo lavoro.

La soluzione? Digitalizzare e inviare autonomamente al Sistema TS

Perché delegare ad altri l’invio quando puoi farlo tu direttamente? Non sarebbe bello selezionare le fatture e con pochi click inviarle al sistema TS, rispettando le scadenze e ricevendo subito l’esito del tuo invio? Non sarebbe bello avere una soluzione efficiente che ti alleggerisca da questa incombenza? È semplice, non è fantascienza, e si chiama XDENT AddOn 730. Con XDENT l’invio delle spese sanitarie diventa facile, veloce e conveniente. Tutto quello che ti serve sono i dati e i documenti, che sono già nel gestionale, e qualche minuto per fare pochi click per l’invio. Il resto? È tempo ed energia da dedicare al tuo lavoro e ai tuoi pazienti.

Non conosci Add’On 730 di XDENT? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

Presa visione dell'Informativa Privacy, consapevole che il mio consenso è puramente facoltativo, oltre che revocabile in qualsiasi momento, esprimo il consenso al trattamento dei miei dati da parte delle aziende del gruppo CGM Italia, per le finalità di marketing: invio di comunicazioni commerciali/promozionali, tramite modalità automatizzate di contatto (come e-mail, sms o mms) e tradizionali (come telefonate con operatore e posta tradizionale) sui prodotti e servizi o segnalazione di eventi aziendali, rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.
Presa visione dell'Informativa Privacy, con la presente acconsento che i miei dati vengano utilizzati dalle aziende del gruppo CGM Italia per l'elaborazione e la risposta alla mia richiesta. Le risposte alle mie domande possono essere inviate per posta o elettronicamente. La mia dichiarazione di consenso è volontaria. Posso ritirare il consenso in qualsiasi momento, inviando un'e-mail a info.italy@cgm.com. Se ritiro il mio consenso non ne deriveranno degli svantaggi. Inoltre, ho ulteriori diritti, che sono descritti di seguito. Ho preso nota delle informazioni riguardanti i miei diritti.

I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

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telefono +39 030 3558220
email: dario.sala@cgm.com

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

La sala d’attesa è una sorta di biglietto da visita. Appena varcata la soglia l’accoglienza in studio è l’elemento che può fare davvero la differenza innescando il processo di affidamento e fiducia nei confronti del dentista. Ecco alcuni consigli utili su come migliorare l’accoglienza in studio.

30 Aprile 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Accoglienza in studio, come migliorarla

La comunicazione con i pazienti è fondamentale per ogni studio medico e dentistico. Lealtà, chiarezza e semplicità nell’esposizione verbale devono essere sempre alla base di ogni relazione tra medico e paziente. Maggiore è la capacità di comunicare, e prima ancora di ascoltare le esigenze dei pazienti, maggiore sarà l’empatia e la fiducia riposta nella professionalità del dentista. Quella stessa empatia che deve instaurarsi soprattutto nel primissimo momento, quando, cioè, il paziente varca la soglia dello studio. È qui che l’accoglienza in studio diventa fondamentale. Il paziente deve sentirsi al sicuro, essere messo a proprio agio in un ambiente che ben possa bilanciare formalità e familiarità.

Accogliere e comunicare è parte integrante della cura

Una buona accoglienza, però, passa soprattutto dalla comunicazione. Il tempo che il dentista dedica alla comunicazione deve essere almeno pari a quello dedicato alla cura. Ad esempio, è necessario che il dentista eviti di scivolare nella deriva del cosiddetto “medichese”, quell’insieme di espressioni estremamente complicate, ricche di termini tecnici di difficile comprensione ai non addetti ai lavori.

Il paziente, infatti, dopo una prima accoglienza in studio, si trova di fronte a termini nuovi e talvolta incomprensibili che potrebbero confonderlo maggiormente. Lo stato di confusione potrebbe innescare uno stato d’ansia tale da spingerlo a rivolgersi a un altro studio dentistico nella ricerca di altre risposte. E questo è un comportamento controproducente per la reputazione dello studio dentistico.

Va detto che nel corso degli ultimi anni, c’è stata una evoluzione nella comunicazione in ambito sanitario, per effetto della diffusione su larga scala dei nuovi strumenti offerti dalla tecnologia. si registra un’apertura rispetto a queste nuove forme di comunicazione perché garantiscono velocità e tempestività, oltre a permettere di superare la distanza fisica tra il dentista e il paziente. Il rapporto, in effetti, è diventato sempre più digitale, pur restando personale e basato sulla fiducia.

Il contatto vis à vis ovviamente è imprescindibile e gioca un ruolo determinante: la prima impressione è quella che conta, anche nel rapporto tra paziente e medico. Il paziente dentistico, infatti, deciderà di affidarsi a quello studio odontoiatrico e non ad altri, solo se il professionista sarà stato in grado di conquistarne la fiducia. E la fiducia dipende dalla capacità di ascoltare e comunicare e quindi di far sentire a proprio agio il paziente.

Il ruolo della sala d’attesa per una corretta accoglienza

Un ruolo cruciale nel rapporto comunicativo dentista-paziente è costituito dal momento dell’accoglienza in studio, solitamente nella sala d’attesa. Questo è il luogo d’ingresso che ha lo stesso valore di un bigliettino da visita. Talvolta si tende a sottovalutare l’organizzazione e la gestione della sala d’attesa, presi dalle innumerevoli incombenze considerate prioritarie rispetto alla cura dell’immagine che, invece, ha il suo impatto. Se è vero che l’abito non fa il monaco, è altrettanto vero che dà una grossa mano.

A questo punto è utile distinguere due forme di comunicazione: quella verbale e quella non verbale, che possiamo definire ambientale.

Quanto alla comunicazione verbale, il paziente che si accomoda in sala d’attesa deve essere accolto seguendo un rituale: i saluti, sempre con garbo, da accompagnare al messaggio di benvenuto aggiungendo che il dentista lo riceverà tra pochi minuti.

L’immagine e la comunicazione non verbale nell’accoglienza in studio

La comunicazione non verbale è quella che scaturisce dall’ambiente della sala d’attesa e dalla sua estetica. Essere accolti in una stanza ben arredata, luminosa, con angoli per le piante, spazio riservato al guardaroba, entrare in un ambiente pulito e profumato regalano sensazioni certamente piacevoli. Questi elementi conquistano il paziente-cliente e sono in grado di dare il benvenuto necessario a far sentire ogni persona importante. Il messaggio trasmesso è che “lo studio dentistico stava aspettando proprio te”

Vediamo, quindi, cosa si può fare per comunicare al paziente la giusta atmosfera, partendo da alcuni consigli presi in prestito dal mondo dell’interior design:

  • Innanzitutto, la sala d’attesa dovrà esser sempre ordinata in qualsiasi momento della giornata, per questo sarà compito del personale tenere sotto controllo gli ambienti.
  •  Le sedute, meglio se poltrone, sono da preferire singole in modo tale da garantire la giusta privacy e adeguata comodità.
  •  Se lo spazio lo permette, è possibile realizzare un angolo destinato al guardaroba che sarà comodo soprattutto nelle stagioni autunno e inverno.
  • Sempre se lo spazio a disposizione è sufficiente, è possibile pensare a un angolo per i più piccoli, da separare con materiali leggeri, come possono essere le vetrate, in modo tale da permettere ai genitori di tenere sott’occhio i piccoli.
  •  A giocare un ruolo importante, sono anche le luci: un conto è avere un’illuminazione calda, che dà il senso dell’abbraccio, altro quella fredda.
  • Non vanno dimenticati, infine, i colori scelti per le pareti e per i complementi d’arredo: sono da preferire le tinte neutre, rispetto a quelle forti, perché danno un senso di tranquillità e contribuiscono a rendere più serena l’attesa della visita.

Sala d’attesa: quando il tempo non passa mai

Cosa fare durante i minuti trascorsi in sala d’attesa? È necessario impiegare il tempo in maniera efficace, partendo da un’adeguata comunicazione senza mai scivolare nell’invadenza.

L’ideale è riuscire a trovare una formula giusta per informare i pazienti delle ultime novità dello studio odontoiatrico, che possono riguardare i professionisti che vi lavorano, l’acquisto di macchinari, l’uso di nuove tecnologie, oppure facilitazioni nei pagamenti, così come eventuali convenzioni con enti e associazioni.

Meglio ancora se tutte queste informazioni sono contenute in brochure di facile consultazione, da lasciare sui tavolini tra una sedia e l’altra. In questo modo, il paziente sarà libero di consultare il testo che gradisce. Da aggiungere, se sono disponibili, i paper di congressi ai quali hanno relazionato o partecipato i dentisti dello studio o articoli di stampa in cui si racconta di queste partecipazioni.

Un monitor è sicuramente un valido aiuto. Sullo schermo potranno scorrere notizie e informazioni utili ai pazienti, video sulle prestazioni offerte dallo studio dentistico, interviste allo staff medico, le ultime notizie sui più innovativi trattamenti. Ma soprattutto può essere utile per far conoscere al paziente lo stato di attesa della sua visita, come ad esempio con la soluzione XINFO Waiting Rooms. Tutto questo rappresentare una costruttiva occasione di “infotainment” che renderà piacevole il tempo dell’attesa oltre a restituire al paziente un’immagine positiva e all’avanguardia dello studio dentistico a cui ci si è affidati. Perché l’immagine, come detto, non è tutto ma conta molto.

La sala d’attesa in tempi di Covid-19

Non essendo ancora stata archiviata l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid, bisognerà continuare a comunicare ai pazienti dentistici tutte le misure adottate dagli odontoiatri per garantire prestazioni di cura in assoluta sicurezza, così come i comportamenti che dovranno essere seguiti dagli stessi pazienti.

Tra le regole di comportamento, andranno ricordate, oltre al corretto uso della mascherina il distanziamento e il lavaggio frequente delle mani.

Nella sala d’attesa le sedie riservate ai pazienti dovranno essere posizionate in maniera tale da garantire la distanza di oltre un metro. Le sedute che non possono essere utilizzate vanno eliminate oppure segnalate. Qualora non fosse possibile garantire il distanziamento nella sala d’attesa, sarà cura del personale addetto alla segreteria avvisare il paziente e fissare un nuovo appuntamento. Anche registrare l’arrivo in studio dei pazienti può essere fatto in totale sicurezza utilizzando tecnologie pensate alla tutela del paziente e del personale di studio.

Sono best pratice attuali per la gestione degli studi medici, racchiuse anche in protocolli precisi e definiti dalle attuali normative e regolamentazioni.   Sarà cura dello studio dentistico ricordare questi accorgimenti attraverso adeguati cartelli informativi da sistemare nella sala d’attesa e fornendo tutta l’assistenza possibile. Perché nemmeno la pandemia può fermare una corretta accoglienza in studio.

Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Ottimizzare e semplificare le attività dello studio, sono questi gli obiettivi che un software gestionale per dentisti come XDENT garantisce a odontoiatri e operatori del settore dentistico con soluzioni innovative e performanti.

30 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Tecnologia e studio dentistico è un binomio sempre più diffuso nel contesto sanitario, in cui sta emergendo soprattutto tra i professionisti del settore dentale la necessità di una profonda modernizzazione che passa soprattutto attraverso l’utilizzo di un software gestionale per dentisti sviluppato sulle loro esigenze. 
All’interno di uno studio dentistico – qualsiasi sia la sua grandezza e struttura, dalla più semplice alla più complessa – l’innovazione non è solo rintracciabile nei trattamenti odontoiatrici, nelle tecniche e nei materiali utilizzati. L’innovazione risiede anche in evoluti processi di gestione e analisi che mirano a migliorare il lavoro, i costi e l’immagine, con conseguente beneficio per tutto il business. 

Come un gestionale per dentisti può migliorare la vita dello studio

Prima e dopo che il paziente si accomodi sulla poltrona del riunito, il tempo è scandito da tante singole e conseguenti azioni che gli operatori di studio devono compiere. Dalla presa dell’appuntamento, all’accoglienza in studio, dalla compilazione dei consensi e la scheda di anamnesi, fino ad arrivare alle fasi della visita e quelle successive, con la pianificazione di cicli di trattamenti e conseguenti visite e fatturazione. A queste si aggiungono tutte quelle operazioni di gestione viva dello studio, altrettanto importanti. Nulla, dunque, può essere lasciato al caso

Un meccanismo complesso, che può essere semplificato grazie ad accurate metodologie di lavoro, ma soprattutto con l’adozione di strumenti efficienti e di immediato utilizzo. E in questo caso un software gestionale per dentisti è la soluzione. 
Digitalizzare la gestione dell’impresa odontoiatrica consente di automatizzare tutte quelle attività che diversamente richiederebbero un maggior dispendio di tempo ed energie. Pensiamo semplicemente alla presa di un appuntamento. Tradizionalmente si fa ricorso alla classica agenda cartacea che, però, ha in sé dei limiti funzionali in termini di condivisione e aggiornamento, ad esempio se all’interno dello stesso studio ci sono più professionisti, ma anche in termini di spazio. Senza considerare possibili inconvenienti, come danneggiamento e smarrimento, comuni a tutte le tipologie documentali cartacee. 

Immaginiamo invece un planner di facile consultazione e personalizzabile su più livelli, in cui poter inserire, spostare e confermare appuntamenti assegnandoli a diversi operatori e selezionando uno specifico riunito. Immaginiamo un’agenda smart, che consente con un click di accedere a tutti i dati del paziente, alla cartella clinica, ai piani di cura, terapie e situazione contabile, tutto a immediata disposizione dell’operatore; ed ancora un planner capace di inviare SMS di remind o notifiche push ai pazienti con in più la possibilità di registrare le conferme di appuntamento per evitare i cosiddetti “appuntamenti bucati”. 
Quanto tempo ed energie risparmieremmo? Quanto si semplificherebbe tutto il processo lavorativo ed organizzativo? La risposta a queste e altre domande può fornirla il software gestionale per dentisti XDENT.

XDENT, un software per tutte le tipologie di esigenze dei dentisti

XDENT è il miglior gestionale odontoiatrico sul mercato, capace di rispondere a tutte le esigenze di professionisti attenti ad ogni aspetto del proprio studio, da quelli prettamente medici a quelli amministrativi e organizzativi, grazie alla sua struttura modulabile. 

Un unico ed evoluto software gestionale per molteplici funzionalità, sviluppato da XDENT, azienda della multinazionale tedesca CGM – CompuGroup Medical, leader a livello mondiale nel campo e-Health con un’offerta ampia, variegata e integrata di soluzioni software e servizi per la rete sanitaria territoriale. 
La soluzione XDENT si adatta perfettamente a qualsiasi tipologia di studio odontoiatrico: da quello con un singolo professionista che vuole occuparsi direttamente della gestione a 360 gradi, a quello associato in cui operano più professionisti in maniera sinergica ma autonoma. Grazie alle sue soluzioni Cloud e in mobilità, XDENT è particolarmente indicato per i consulenti che hanno necessità di spostarsi da uno studio all’altro senza rinunciare all’efficienza, affidabilità e versatilità di un solido software gestionale per dentisti; e altresì per i Centri odontoiatrici e strutture complesse, come Network dentali, facilitando l’accesso a tutte le informazioni, la comunicazione interna e con i pazienti e permettendo il collegamento con le apparecchiature presenti, in particolare radiografici con formati 2D, 3D e Dicom.

L’alta capacità di analisi dai dati e la reportistica dedicata fanno di XDENT lo strumento altamente performante scelto anche da Ospedali e Università per la propria divisione di odontoiatria, per finalità di ricerca e statistica. Proprio per questo è il gestionale odontoiatrico scelto, tra gli altri, anche dall’Azienda Ospedaliera di Padova, dall’Ospedale Fatebenefratelli, dall’Università di Bologna, dall’Università di Ferrara, per garantire l’efficienza del proprio lavoro.

Perché scegliere la soluzione XDENT software

Ogni professionista desidera il meglio per la propria attività e la tecnologia può davvero aiutare a raggiungere obiettivi sempre più alti, nel pieno rispetto delle procedure, della sicurezza e dei propri pazienti. Per questo scegliere XDENT significa dotare il proprio studio e la propria attività di “una marcia in più”, uno strumento potente da utilizzare per sfruttare in tutti i suoi vantaggi. Eccone alcuni: 

  • XDENT è l’unico software dentale realmente multipiattaforma, cioè compatibile con i maggiori sistemi operativi macOS, Windows e Linux, consentendo la libertà di usare con la massima efficienza Mac, PC e nuovi dispositivi mobili nella stessa rete di studio. È progettato per sfruttare al meglio l’interfaccia grafica di ogni sistema operativo, offrendo agli utenti la migliore esperienza d’uso possibile. 

  • Modulare e scalabile: sono queste le caratteristiche fondamentali della struttura di XDENT che lo rendono il gestionale odontoiatrico “fatto su misura”, cucito ad arte per adattarsi a qualsiasi esigenza medica, amministrativa e organizzativa. In questo modo è possibile avere il pieno controllo sui processi, sulle informazioni e gestione di anagrafiche, sul planner appuntamenti, sulla scheda paziente, sulla contabilità, sulle immagini diagnostiche, sul marketing e statistiche.

  • Semplice, efficiente e multitasking: sono alcune delle caratteristiche che contraddistinguono il software gestionale per dentisti tra i più apprezzati sul mercato. XDENT semplifica tutti i processi di studio, ottimizzando tempi, risorse e costi. La sua unica struttura multitasking lo rende diverso da tutti gli altri: contemporaneamente è infatti possibile svolgere più attività differenti, come ad esempio compilare un piano di cura mentre si fissa un nuovo appuntamento per il paziente.

  • XDENT è il software gestionale perfettamente GDPR compliant, nel rispetto totale della normativa europea sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018. Per questo tutti i dati sono registrati attraverso evoluti sistemi di crittografia che garantiscono l’impossibilità a terzi di accedere e consultare i dati che si trovano all’interno del computer o quelli che vengono trasmessi sulla rete internet. Il gestionale consente, inoltre, di gestire con puntualità e semplicità la documentazione relativa ai consensi dei pazienti, anche questi archiviati in maniera sicura.

  • Cloud e soluzioni in mobilità sono opportunità che XDENT fornisce per portare lo studio sempre con sé. La versione Cloud è ideale, ad esempio, per consulenti che si trovano a operare in più sedi differenti, per cui basta una semplice connessione a internet; mentre le applicazioni Smartphone Edition e Tablet Edition, disponibili per iOS e Android, rivoluzionano il concetto di studio andando oltre i tradizionali confini della struttura.

Funzionalità e vantaggi in un unico software

Quando si sceglie e si acquista un software gestionale per dentisti è necessario partire dall’analisi delle esigenze dello studio, ma soprattutto focalizzarsi sulle attività che si desidera potenziare e ottimizzate mettendole in relazione alle funzionalità del programma. In questo, senza dubbio, XDENT è il miglior software sul mercato perché prevede molteplici funzionalità che incontrano e soddisfano le aspettative di chi le utilizza.

  • La più completa scheda paziente di sempre
    Piano di cura, consensi e documenti, anamnesi, immagini, prescrizioni, preventivi, contabilità e molto altro, tutto accessibile da un’unica schermata chiara e immediata, garantendo flussi di lavoro efficaci e immediati. XDENT permette la gestione del paziente a 360°: la scheda, infatti, consente altresì azioni mirate come richiami e pianificazione degli appuntamenti. Inoltre risulta essere uno strumento comodo anche per i pazienti, che così non devono più preoccuparsi di portare ogni volta con sé tutti i documenti necessari, mentre per lo studio riduce in modo consistente gli spazi di archiviazioni ed eventuali pericoli annessi di danno o distruzione dei documenti. L’inserimento dei dati è inoltre facilitato grazie alla soluzione CGM CARDKIT, il lettore di Tessera Sanitaria che consente l’acquisizione dei dati riducendo gli errori della trascrizione a mano, oltre alle altre funzioni utili agli operatori dello studio.

  • Gestione unificata delle immagini
    Un unico strumento per l’acquisizione di tutte le lastrine, OPT e tele, questo è il modulo CGM X-RAY di XDENT, integrando qualsiasi dispositivo di diagnostica per immagini, semplificandone l’acquisizione da apparecchi radiografici o altri dispositivi. Lo strumento garantisce l’elaborazione e la conservazione in sicurezza delle immagini, per i tempi previsti dalla normativa vigente, salvate anche con estensione DICOM grazie all’utilizzo di server PACS. In questo modo è possibile disporre di un unico archivio digitale in formato non proprietario dove salvare in sicurezza tutte le immagini diagnostiche dei pazienti.

  • Il planner appuntamenti di cui non potrai più fare a meno
    L’agenda è il cuore dello studio, ogni giorno ne regola tempi e ritmi di lavoro; un’agenda ottimizzata e automatizzata può davvero fare la differenza. Il software gestionale dentistico XDENT offre a tutti i professionisti uno strumento di rapida consultazione delle disponibilità delle risorse e degli ambienti dello studio (sale e riuniti) evitando così sovrapposizioni di appuntamenti o buchi nella pianificazione. Le visualizzazioni personalizzate del planner, grazie anche all’attribuzione di colorazioni differenti, l’implementazione e spostamento degli appuntamenti con la funzione “drag and drop”, la funzione “Appuntamenti sospesi”, il monitoraggio del flusso pazienti e la possibilità di inviare SMS di richiamo, fanno del Planner di XDENT uno strumento fondamentale che soddisfa qualsiasi esigenza organizzativa.

  • Dental Business Intelligence, lo studio proiettato nel futuro
    Una funzione rivoluzionaria che può davvero cambiare la visione d’insieme di programmazione dello studio. XDENT fornisce uno strumento prezioso e altamente evoluto, in grado di elaborare i dati per restituire report personalizzati, secondo le metriche ben precise. I report, che possono riguardare ogni aspetto dell’analisi economica e operativa dello studio, forniscono una visione oggettiva e consentono di pianificare interventi mirati all’ottimizzazione delle attività.

  • La soluzione pensata per i professionisti dell’ortodonzia
    La scheda clinica ortodontica consente di avere, in una sola schermata, rapido accesso a tutte le informazioni necessarie ai fini clinici e amministrativi, utili alla gestione dei trattamenti dei pazienti. Piano di cura, dati contabili, stato di avanzamento delle cure, appuntamenti, note cliniche relative alle prestazioni, analisi, dati cefalometrici e programmazione, tutto nella soluzione XDENT Clinic for Ortho che si avvale dell’accordo con Outside Format per trasferire tutti i dati e le misurazioni cefalometriche necessarie da Deltadent a XDENT Clinic For Ortho, e viceversa, permettendo di lavorare con una visione d’insieme completa e programmata nel tempo.

  • Pieno controllo su contabilità e fatturazione elettronica
    Un software gestionale evoluto è capace anche di gestire internamente funzioni fondamentali per lo studio, come la contabilità e la fatturazione elettronica, che in questo modo non sono esternalizzate. Con XDENT ottimizzare i tempi di stesura e accettazione dei preventivi, verificare la situazione contabile di ogni paziente, gestire acconti e saldi, fatturare attraverso la scheda paziente non è mai stato così semplice. Con la soluzione XDENT 730, inoltre, il gestionale per studio dentistico consente di assolvere agli obblighi normativi per la trasmissione al MEF Sistema 730 in modo semplice e trasparente senza dover reinserire i dati delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti e in modo affidabile. La fatturazione elettronica, invece, gestisce cicli attivi e passivi con estrema semplicità e senza limite di numero fi fatture in formato XLM e con firma digitale dei documenti.

  • Gestione ottimizzata della sala d’attesa
    Anche il tempo che i pazienti trascorrono in sala d’attesa è importante e un software gestionale è senza dubbio un valido alleato nella creazione di una positiva esperienza di attesa oltre che di accoglienza all’interno dello studio dentistico. Registrare l’arrivo in studio di un paziente senza necessariamente la presenza di un operatore, o compilare in autonomia i questionari di anamnesi e tutte le informazioni necessarie direttamente sull’iPad, controllare direttamente su un monitor o sul proprio smartphone i tempi di attesa: sono processi che se ottimizzati consentono al personale medico di concentrarsi su attività più importanti, aumentandone la produttività. Anche i costi operativi e di gestione dello studio sono ridotti al minimo e l’efficienza del personale è migliorata. Perché il “successo” di uno studio dentistico passa soprattutto dalla soddisfazione dei pazienti e che molte volte si esprime in un positivo passaparola.

Il software gestionale che aiuta a dematerializzare

Quelli che stiamo vivendo sono anni in cui anche in campo medico è forte l’invito e allo stesso tempo l’esigenza alla digitalizzazione, che porta ad un inevitabile processo di dematerializzazione. Abbandonare le “care e vecchie” carta e penna forse potrebbe muovere qualcuno a nostalgia, ma guardando al presente è una scelta intelligente, non solo dal punto di vista logistico e organizzativo, ma anche da quello della sicurezza. Tradizionalmente ogni paziente ha una sua cartella cartacea che di visita in visita, trattamento dopo trattamento, diventa un faldone sempre più corposo e talvolta ingombrante. Recuperare informazioni importanti celermente può essere un’impresa, mentre sono reali di rischi di perdita o danneggiamento dei dati. Per questo un software gestionale per dentisti come XDENT fornisce molteplici soluzioni per la dematerializzazione.

– Permette l’archiviazione dei dati con sistemi avanzati di crittografia, garantendo l’impossibilità a terzi di leggere i dati sia nel caso di accesso al disco del computer, sia nel caso di accesso ai dati trasmessi sulla rete internet.

– Accesso facilitato ai dati clinici e contabili, tutto è a portata di mano con conseguente risparmio di tempo, energie e risorse.

– Eliminazione di documenti cartacei da stampare, far firmare e conservare, grazie al sistema di firma elettronica su tavoletta grafica e associazione di tutti i documenti firmati direttamente nelle cartelle dei pazienti.

– La sicurezza dei dati è garantita anche grazie a soluzioni di backup avanzato che forniscono spazio per archiviare automaticamente in forma crittografata tutti i dati presso un server remoto, con tecniche differenziali che trasferiscono solo quelli modificati.

– La soluzione di Fatturazione Elettronica consente la trasmissione e la ricezione sicura con il Sistema di Interscambio, gestione degli esiti e conservazione delle fatture per 10 anni, secondo gli obblighi di legge, oltre a poter salvare le fatture in formato pdf senza obbligo di stampa.

Comunicare dentro e fuori dallo studio per migliorarne l’immagine

Il rapporto tra medico e paziente è basato soprattutto sulla fiducia e sulla conoscenza; una “fidelizzazione” profonda che porta un paziente ad affidare la propria salute nelle mani di questo a quell’altro medico. E proprio come ogni altro rapporto, quello tra dentista-paziente per funzionare ha bisogno di una sana comunicazione.
Il software gestionale XDENT è in grado di fornire strumenti adeguati di comunicazione e altresì di marketing odontoiatrico per migliorare l’immagine dello studio e fidelizzare i pazienti/clienti.

– Attraverso un sistema si invio di Sms, verso il singolo paziente o verso un target ben preciso che è possibile delineare attraverso il gestionale, si possono comunicare orari di apertura o chiusura, inviare remaind e informazioni.

– Attraverso l’App XINFO, compatibile con sistemi operativi iOS e Android, è possibile comunicare in modo smart e personalizzato; ricevere richieste o conferme di appuntamento direttamente sul planner di XDENT e con promemoria automatici. XDENT fornisce in questo modo un ambiente privilegiato in cui scambiarsi informazioni, chattare, consultare piani di cura pregressi e in corso e controllare la propria situazione contabile. È anche in questo modo che il paziente si sente al centro dell’attenzione e soddisfatto del servizio fornitogli.

– Anche la comunicazione interna allo staff dello studio è facilitata con XDENT, grazie alla pratica XChat, un canale privilegiato e protetto di comunicazione dedicato agli operatori di studio, consigliato soprattutto per le strutture complesse che hanno più sedi sparse sul territorio e che non vogliono necessariamente usare il telefono.

Per concludere 

Abbiamo compreso come il futuro dello studio dentistico, di qualsiasi tipologia esso sia, non può prescindere da processi di profonda informatizzazione, capaci anche di innalzarne gli standard produttivi e la redditività, oltre che la soddisfazione del paziente. 

Molti studi hanno deciso e continuano ad affidarsi a XDENT come “partner” fidato ma soprattutto efficiente. Medici, assistenti, operatori di segreteria e tutte quelle figure che all’interno dello studio odontoiatrico utilizzano il software gestionale XDENT hanno subito visto rivoluzionata in meglio il proprio lavoro. Velocità, chiarezza, risparmio di tempo, maggiore organizzazione, accuratezza, più tempo da dedicare ai pazienti sono le peculiarità che i nostri clienti apprezzano maggiormente del nostro software, di cui ormai non possono fare più a meno.