Tag: studio dentistico

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Prenotare il dentista online? Non è mai stato così facile

Prenotare il dentista online? Non è mai stato così facile

ClickDoc è la nuova funzionalità di “Dental Booking” di XDENT. Questa piattaforma cambia il modo in cui i pazienti prenotano gli appuntamenti online con i loro dentisti, migliorando la gestione dell’agenda odontoiatrica. Scopri tutti i vantaggi della nuova soluzione, che può essere utilizzata anche da chi non utilizza alcun gestionale.

27 Aprile 2023 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Prenotare il dentista online con Clickdoc

Negli ultimi anni, la crescente diffusione delle piattaforme di prenotazione online di visite mediche ha semplificato notevolmente la vita dei pazienti e degli operatori sanitari.

Secondo una ricerca, il 64% degli utenti preferisce prenotare un medico online che farlo per telefono o via e-mail e molti studi odontoiatrici si stanno già adeguando, beneficiando dei vantaggi di questo sistema che permette di prenotare un appuntamento con un dentista in qualsiasi momento, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Software di prenotazioni online per dentisti: i vantaggi per i pazienti

Un sistema che permette di prenotare il dentista online consente ai pazienti di visualizzare l’agenda di tutti i professionisti di uno stesso studio odontoiatrico e prenotare lo slot disponibile del dentista che preferiscono, in base alla disponibilità del medico, o alle proprie necessità, urgenze e impegni.

Questo sistema permette al paziente di organizzare il proprio tempo in maniera più efficiente e prenotare una visita odontoiatrica in qualsiasi momento, senza dover aspettare fino all’orario di apertura dello studio.

Inoltre, il sistema di booking online invia notifiche e promemoria di ogni appuntamento via sms o email, e può consentire ai pazienti di modificare o annullare la prenotazione in autonomia, senza dover contattare lo studio o aspettare una risposta via mail o telefonica.

Sistema di prenotazione del dentista online: i vantaggi per gli studi odontoiatrici

Oltre a semplificare la prenotazione per il paziente, un sistema che permette di prenotare una prestazione odontoiatrica online semplifica notevolmente la gestione dello studio dentistico.

Con questo sistema, infatti, non è più necessario gestire telefonate e mail manualmente: gli appuntamenti possono essere approvati in maniera automatica, con un considerevole risparmio di tempo e una organizzazione più efficiente dell’agenda dello studio.

Inoltre, il sistema di dental booking online consente di tenere traccia delle prenotazioni passate e future e di conoscere fin da subito dettagli del paziente che deve essere trattato. In questo modo, migliora il servizio offerto e il paziente è ancora più soddisfatto perché il dentista può accedere alla sua cartella clinica, al piano di cura e visualizzare eventuali esigenze specifiche.

ClickDoc, la piattaforma di Dental Booking di XDENT

XDENT presenta ClickDoc, la sua piattaforma per dentisti di prenotazione online che cambia il modo in cui i pazienti ottengono i loro appuntamenti.

Il paziente può cercare online lo studio dentistico, oppure se si tratta di un paziente abituale riceve dal proprio dentista un link che gli permette di accedere ad una pagina di prenotazione in cui può visualizzare l’agenda dello studio divisa per dentisti e quindi prenotare il primo slot libero.

Prenotare un appuntamento con un dentista non potrebbe essere più facile!

Il paziente ha poi la possibilità di modificare o cancellare le prenotazioni in autonomia.

Anche per lo studio odontoiatrico ClickDoc rappresenta un considerevole vantaggio: grazie a questa piattaforma, ogni paziente ha la visione completa della disponibilità di ogni dentista dello studio e può prenotare il primo appuntamento libero del suo medico di fiducia o prenotare una visita che meglio si adatta alle sue esigenze.

Lo studio dentistico può facilmente impostare giorni e orari disponibili e approvare gli appuntamenti, proiettando all’esterno un’immagine di efficienza e professionalità. Inoltre, grazie a ClickDoc l’organizzazione dell’agenda di tutto lo studio è molto più efficiente e si aumentano del 50% le opportunità di riempire tutti gli appuntamenti orari disponibili.

ClickDoc è la soluzione integrata con XDENT e pensata anche per quegli studi che hanno un gestionale diverso da XDENT e per gli studi che preferiscono non utilizzare un gestionale ma che vogliono ottimizzare e incrementare le prenotazioni e i pazienti del proprio studio.

Infatti, con questo add-on è possibile:

  • Automatizzare la comunicazione tra il dentista e i pazienti, inviando notifiche e promemoria.
  • Monitorare e analizzare i dati relativi al flusso di clienti e alle prestazioni erogate per migliorare la produttività dello studio.
  • Il dentista può personalizzare gli orari e i giorni di disponibilità.

Ogni dentista può accedere alla propria agenda anche da remoto e controllare gli appuntamenti dai propri dispositivi mobili (smartphone o tablet) anche quando non si trova in studio.

ClickDoc è la soluzione ideale per tutte le tipologie di studio, dal più piccolo e monoprofessionista al più grande e complesso con più medici e altre figure professionali, come gli igienisti.

Perché gestire al meglio l’agenda è una priorità di qualsiasi studio dentistico.

Vuoi ottimizzare e incrementare le prenotazioni e i pazienti del tuo studio? CLICKDOC è la soluzione per te!

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L'autorità di supervisione responsabile per le società del gruppo CGM Italia è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, email protocollo@gpdp.it , pec protocollo@pec.gpdp.it, centralino (+39) 06.696771
Eventi e comunicati, XDENT Informa

Giornata Mondiale della Salute Orale, il benessere passa anche dalla salute della bocca

Giornata Mondiale della Salute Orale, il benessere passa anche dalla salute della bocca

La salute orale non riguarda solo la cura dei denti. È anche importante ricordare che la bocca è la porta d’ingresso al nostro corpo e la sua salute orale può influire su quella generale del nostro organismo. XDENT ogni giorno è al fianco dei professionisti del dentale nella loro missione quotidiana

20 Marzo 2023 | Eventi e comunicati, XDENT Informa

Giornata Mondiale della Salute Orale

Il 20 marzo celebriamo la Giornata Internazionale della Salute Orale – World Oral Health Day, un’occasione importante per ricordare quanto sia fondamentale prendersi cura della propria bocca e della propria salute orale, non solo per avere un sorriso bello e sano ma anche per la salute generale del nostro corpo.

Trascurare la salute orale, quali le conseguenze?

Purtroppo, a volte sottovalutiamo l’importanza dell’igiene orale e della cura della bocca e trascurarla può portare a una serie di problemi, dai più strettamente legati ai denti come la carie e la gengivite, a patologie più importanti come mal di testa, mal di schiena e malattie cardiache. Questi disturbi possono influire sulla qualità della vita e sulla salute generale del nostro corpo, quindi è importante prenderli sul serio e prevenirli.

Nel mondo quasi metà della popolazione soffre di malattie legate ai denti e alla bocca e, se ci fermiamo a pensare, queste possono influire in modo negativo oppure ostacolare azioni così naturali che diamo talvolta per scontate, come mangiare, esprimerci parlando o semplicemente sorridere.

Il dentista, il grande alleato della salute orale e non solo

In questo contesto, il dentista svolge un ruolo fondamentale nella prevenzione e nella cura delle malattie dentali e non solo. In molti casi basta una visita dal dentista per avere magari la risposta ai fastidiosi mal di testa che non danno tregua.

Il ruolo del dentista diventa delicato anche quando parliamo dei più piccoli. Sappiamo bene come l’educazione e una corretta igiene orale sia importante sin da bambini e proprio il dentista diventa una sorta di “maestro” che insegna come fare. Meglio se attraverso il gioco. In questo modo si creano le giuste premesse per una efficace prevenzione da adulti.

Rivolgersi al dentista non solo quando ci sono problemi, ma anche per controlli regolari, è quindi essenziale per mantenere una buona salute orale.

Il benessere passa anche dalla salute della bocca, ma con gli strumenti giusti

Ma la salute orale non riguarda solo la cura dei denti e delle gengive. È anche importante ricordare che la bocca è la porta d’ingresso al nostro corpo e la sua salute orale può influire su quella generale del nostro organismo. Quindi, prendersi cura della propria bocca può aiutare a prevenire altre malattie.

Infine, non dimentichiamo che il benessere passa anche dalla bocca e soprattutto da un sorriso sano e felice. Per questo XDENT è al fianco dei dentisti nella loro missione quotidiana di promuovere la salute orale e di aiutare le persone a sorridere con fiducia. Lo facciamo mettendo a disposizione dei professionisti del dentale strumenti tecnologici e innovativi per migliorare ogni giorno il loro lavoro e l’esperienza del paziente.

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Immagini diagnostiche in Odontoiatria: ecco come con certificazione MDR

Immagini diagnostiche in Odontoiatria: ecco come con certificazione MDR

Ti sei mai chiesto se la tua gestione delle immagini possa essere migliorata ma soprattutto se gli strumenti che utilizzi sono in linea con il nuovo Regolamento Europeo MDR (Medical Devices Regulation) 2017/745?

14 Marzo 2023 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

In campo odontoiatrico, l’imaging dentale svolge un ruolo fondamentale nella definizione del quadro diagnostico dentale di un paziente. La tendenza alla digitalizzazione delle immagini e radiografie odontoiatriche offre molti vantaggi nella gestione ordinaria e pratica delle attività dello studio dentistico. Tuttavia, la gestione delle immagini diagnostiche può essere impegnativa per un dentista e per il suo staff che devono occuparsi di una grande quantità di immagini per i propri pazienti, oltre naturalmente alle altre attività collaterali e non.

Come gestire al meglio le immagini diagnostiche odontoiatriche?

Negli ultimi anni nel campo della gestione delle immagini diagnostiche odontoiatriche la tendenza è quella alla digitalizzazione (leggi anche l’approfondimento sulla dematerializzazione dei documenti). Si abbandonano i classici supporti fisici sempre più a favore di supporti non “tangibili” ma sicuramente più efficienti e altresì convenienti dal punto di vista dei costi e degli spazi di archiviazione. La tecnologia oggi è infatti in grado di fornire soluzioni innovative e in linea con le attuali normative.

CGM X-RAY: la soluzione alla gestione delle immagini diagnostiche

CGM X-RAY è il modulo del software gestionale per dentisti XDENT che offre una soluzione completa e certificata MDR per la gestione delle immagini diagnostiche. Integrando qualsiasi dispositivo di diagnostica per immagini 2D/3D, semplifica l’acquisizione delle immagini radiografiche e garantisce l’elaborazione e la conservazione sicura delle immagini. Questa soluzione è progettata come applicazione nativa sia su macOS che su Windows e garantisce immediatezza, facilità d’uso e un archivio immagini sempre accessibile.

L’unico prodotto sul mercato con certificazione MDR

L’aderenza e la certificazione MDR è un elemento davvero da non sottovalutare per il dentista.

Come ben sappiamo, in ambito medico, il nuovo quadro normativo europeo nasce dall’esigenza di migliorare la sicurezza dei pazienti e creare contemporaneamente un quadro legislativo sostenibile, propizio all’innovazione, come ha più volte confermato il Ministero della Salute.

Il nuovo Regolamento Europeo MDR (Medical Devices Regulation) 2017/745, entrato definitivamente in vigore lo scorso maggio 2021, risulta essere infatti imprescindibile per la commercializzazione degli strumenti medici. Solo in questo modo il dottore, e nel nostro caso il dentista, può prendere con certezza decisioni cliniche, per la sua sicurezza e quella dei suoi pazienti.

Per questo XDENT, con la soluzione CGM X-RAY certificato MDR è il primo gestionale sul mercato a offrire al dentista uno strumento di visualizzazione delle immagini diagnostiche perfettamente conforme alla legge.

Vantaggi della soluzione CGM X-RAY certificata MDR

Sviluppato per rispondere alle esigenze quotidiane del moderno studio odontoiatrico, la soluzione certificata MDR di XDENT offre molti vantaggi per la gestione delle immagini diagnostiche nel moderno studio dentistico, tra cui:

  • Strumento unico per l’acquisizione di tutte le lastrine, OPT, tele e volumi 3D, compatibile sia su macOS che su Windows.
  • Archivio digitale unico in formato non proprietario dove salvare in sicurezza tutte le immagini diagnostiche dei pazienti.
  • Procedure standard per la gestione delle immagini diagnostiche con la possibilità di raccogliere e processare grossi volumi di dati radiologici nello standard DICOM.
  • Integrazione della gestione delle immagini con il software gestionale di studio evitando duplicazioni ed errori sui dati.
  • Principali strumenti in uso nella pratica odontoiatrica, tra cui luminosità, contrasto, CLUT, etc.

La soluzione CGM X-RAY certificata MDR è l’unico prodotto sul mercato conforme alla normativa MDR e offre al dentista uno strumento di visualizzazione delle immagini diagnostiche perfettamente conforme alla legge. Inoltre, permette la lettura dell’immagine in scala 1:1, le misurazioni, l’acquisizione dei dati di scansione della lastra e tutte le funzionalità dedicate al mondo odontoiatrico per una migliore disponibilità, integrità e sicurezza delle immagini diagnostiche.

In conclusione, la soluzione CGM X-RAY certificata MDR di XDENT offre una soluzione innovativa e in linea ai più alti standard lavorativi e normativi.

Richiedi info ed entra anche tu nella rivoluzione delle

immagini diagnostiche odontoiatriche

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Per tutte le domande riguardanti la protezione dei dati, si prega di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati

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Dematerializzazione documenti: quanto risparmia uno studio dentistico?

Dematerializzazione documenti: quanto risparmia uno studio dentistico?

Dematerializzare i documenti cartacei e gestire i dati dei pazienti in modo digitale permette agli studi dentistici di offrire un servizio migliore e, contemporaneamente, ridurre i costi di gestione. Ma fino a quanto si può risparmiare? E quali strumenti si possono utilizzare? Vediamolo nel dettaglio.

21 Febbraio 2023 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Gli studi dentistici sono sempre alla ricerca di soluzioni innovative che permettano di aumentare la qualità del servizio offerto al paziente, migliorando l’efficienza dei processi e ottimizzando i costi di gestione delle attività dello studio.

Come risparmiare fino 4.000€ offrendo un servizio migliore ai pazienti

In questo senso, la dematerializzazione dei documenti cartacei, associata alla digitalizzazione degli archivi, è una soluzione molto interessante: oltre a rendere più agile il servizio e aumentare la sicurezza dei dati del paziente, il risparmio economico può essere notevole (soprattutto per un piccolo studio).

Che cosa si intende con dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione è la conversione di documenti, processi e attività da una forma materiale a una digitale. Il processo di dematerializzazione permette di ridurre o eliminare completamente la necessità di supporti cartacei e archivi fisici. Il vantaggio? Una gestione documentale molto più agile. Nel caso di uno studio dentistico, la dematerializzazione si traduce in:

  • registrazione digitale dei pazienti;
  • archiviazione di tutte le informazioni e i documenti in archivi digitali;
  • pianificazione degli appuntamenti e gestione delle prenotazioni attraverso un sistema digitale;
  • la possibilità per i professionisti dello studio di collaborare tra loro, condividendo informazioni sul trattamento dei pazienti in tempo reale e senza la necessità di scambiare materiale cartaceo;
  • firme digitali sicure e a norma di legge sui documenti di trattamento e privacy.

Uno studio dentistico che dematerializza agilizza i flussi documentali, ottimizza le sue risorse e fa risparmiare tempo al personale di studio e ai pazienti.

Dematerializzare documenti e processi: una questione (anche) economica

La gestione dei documenti cartacei può rappresentare una sfida logistica costosa per uno studio dentistico. La carta viene utilizzata per:

  • registrare i pazienti;
  • consegnare preventivi;
  • redigere le schede di anamnesi;
  • compilare le prescrizioni dei farmaci;
  • rilasciare al paziente un promemoria dei prossimi appuntamenti; 
  • emettere fatture; ecc…

La digitalizzazione dei documenti e l’archiviazione elettronica a norma di legge permettono di realizzare tutte queste attività in modo facile e veloce, abbattendo diverse voci di costo.

Quanto costa stampare e archiviare documenti cartacei?

Abbiamo realizzato alcuni calcoli per vedere se è realmente conveniente per un’attività come uno studio dentistico dire addio alla carta e all’archiviazione dei documenti su supporti fisici per abbracciare la dematerializzazione. L’uso di documenti cartacei prevede tre tipi di costi che vediamo nello specifico.

I costi di stampa

Per poter stampare è imprescindibile acquistare toner, tamburi, carta e raccoglitori; a questa spesa va aggiunto il costo dell’elettricità e della manutenzione delle stampanti. Queste voci concorrono al costo di stampa, che possiamo stimare intorno a €0,35/pagina.

I costi di archiviazione

I documenti stampati devono poi essere archiviati, operazione che ha costi diretti e indiretti. Tra i primi:

  • acquisto della struttura per l’archiviazione della carta (scaffali, armadi, cassettiere, sistemi di sicurezza): circa €0,03/pagina;
  • costo annuo di uno spazio adibito ad archivio: circa 100 €/mq. Se ogni metro lineare ha 5 scaffali su ognuno dei quali si trovano 10 faldoni con circa 300 fogli l’uno, ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Possiamo quindi stimare un costo di archiviazione di €0,007/pagina;

I costi indiretti del processo di archiviazione sono, invece, quelli legati alla produttività. Per calcolarli abbiamo stimato che archiviare un foglio cartaceo richiede circa 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura, ecc.).

Se su uno stipendio medio mensile di €1.300, il costo aziendale annuo di un impiegato è di circa €30.000, considerando 200 giorni lavorativi si ottiene un costo al minuto di €0,32. Il processo di archiviazione ha quindi un costo di €0,65/pagina.

Il costo totale del processo di archiviazione per pagina sarà quindi di €0,69 (0,03 + 0,007 + 0,65). Ipotizzando la stampa e l’archiviazione di 5.000 pagine all’anno, uno studio dentistico spende: €0,35/pagina (costo di stampa) + €0,69/pagina (costo di archiviazione) = €1,04/pagina. Il costo annuale sarà = €1,04 * 5.000 = €5.200

I costi di ricerca dei documenti cartacei

Se i documenti sono stampati su carta, significa che lo studio utilizza anche un archivio fisico per conservare tutto il materiale informativo che produce. Questo implica che ogni volta che è necessario consultare la cartella clinica di un paziente si deve realizzare una ricerca manuale all’interno dell’archivio.

Quanto costa ad uno studio odontoiatrico questo processo?

Il tempo necessario per realizzare una ricerca in un archivio si aggira intorno ai 4 minuti (ovvero: raggiungere l’archivio, cercare il documento richiesto, fotocopiarlo e reinserirlo al suo posto). Moltiplicando questo tempo per il costo di produttività visto precedentemente otteniamo che il costo di una ricerca è = 4 x 0,32 = €1,28.

Considerando una percentuale (in difetto) di movimentazione annuale pari al 5% su un archivio di 10 anni, possiamo stabilire che le pagine movimentate in un anno saranno (5.000*10)*5% = 2.500. Questo porta a un costo di ricerca annuale pari a €3.200. Uno studio dentistico che usa documenti cartacei e archivi fisici spende quindi €8.400 all’anno.

Le alternative: firma elettronica e un software gestionale per dentisti     

Uno studio dentistico può abbattere tutti i costi legati all’utilizzo della carta passando al formato digitale. Il passaggio è facile da realizzare con un software gestionale per dentisti, che integra soluzioni ad hoc per dematerializzare in modo sicuro e nel rispetto delle disposizioni di legge i principali processi dello studio.

La firma grafometrica è una di queste soluzioni: si tratta di una tecnologia con pieno valore legale che sostituisce la firma classica su carta con una Firma Elettronica Avanzata (FEA), realizzata con una penna ottica su un supporto digitale.

Schede di anamnesi, consensi clinici, preventivi, trattamenti, fatture e tutti i documenti di studio possono essere sottoscritti utilizzando una comoda tavoletta grafometrica precisa e facile da usare. L’acquisizione della firma è immediata e sicura, tutti i documenti informatici firmati sono conservati a norma di legge e archiviati nella cartella del paziente di riferimento.

Quanto costa la firma grafometrica?

Il costo del servizio di firma grafometrica con conservazione a norma di XDent per 5.000 pagine è di €0,07/pagina, ovvero €348/anno.

Il tempo impiegato dal personale di studio per realizzare il processo di firma è di circa 30 secondi a documento, che per 5.000 pagine è pari a €800/anno.

Il costo totale per uno studio dentistico che utilizza la firma grafometrica è quindi di €1.148/anno.

Quanto si risparmia rispetto ai documenti cartacei?

Recuperiamo i nostri calcoli riguardo ai costi di stampa e archiviazione dei documenti cartacei per confrontarli con le stime di costo di un sistema digitale per la gestione di tutti i documenti dei pazienti:

  • costo di documenti cartacei (stampa+archiviazione) per 5.000 pagine: €5.200/anno;
  • costo del servizio di firma grafometrica con conservazione digitale a norma di XDent per 5.000 pagine: €1.148/anno.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare e archiviare documenti è di circa €4.000 euro.

Inseriamo anche il costo delle attività di ricerca:

  • con archivio cartaceo: €8.400
  • con archivio con firma digitale e conservazione a norma di legge: €1.950.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare, archiviare e ricercare documenti è di circa €6.450 euro.

Dematerializzazione: il primo passo verso una nuova era

Gli strumenti per la dematerializzazione sono in continua evoluzione e permettono di ridurre la quantità di materiale fisico necessario alla maggior parte delle attività quotidiane di uno studio dentistico, rendendo più efficienti, redditizi e sostenibili i processi.

Per uno studio dentistico, la dematerializzazione dei documenti è una sfida ma anche una soluzione che offre vantaggi tangibili in termini di costi e un miglioramento evidente della qualità del servizio offerto ai pazienti.

In una prospettiva più ampia, che include il contesto sociale ed economico in cui è inserito lo studio dentistico, la dematerializzazione e la digitalizzazione sono un primo, fondamentale passo verso un futuro più sostenibile e tecnologicamente avanzato.

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Adempimenti normativi, XDENT Informa

Fatturazione elettronica 2023, cosa succederà da gennaio nello studio dentistico

Fatturazione elettronica 2023, cosa succederà da gennaio nello studio dentistico

Ancora proroghe e rinvii per l’obbligo di emissione di fatture elettroniche anche verso i pazienti nel 2023. Invariata anche la scadenza degli invii delle spese al Sistema Tessera Sanitaria. Tempi ristretti, scadenze ricorrenti, un numero indefinito di fatture da gestire: eccome come non farsi trovare impreparati!

19 Dicembre 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Fatturazione elettronica dentisti

Il nuovo anno potrebbe portare novità in materia di fatturazione elettronica e spese sanitarie anche per gli studi dentistici. Dopo proroghe e rinvii il 2023 si preannuncia davvero come l’anno del cambiamento?

Quello che sembrava poter essere un reale cambiamento è stato anche questa volta smentito. Nessun passaggio all’invio a scadenza mensile delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria. Resta quindi la scadenza semestrale, pratica che comunque potrebbe influire sui flussi di lavoro dello studio dentistico.

In calendario definitivo per gli invii del 2022 e 2023 è quindi il seguente:

  • entro il 31 gennaio 2023, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2022;
  • entro il 30 settembre 2023, per le spese sostenute nel primo semestre dellanno;
  • entro il 31 gennaio 2024, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2023.

Verso la proroga dell’obbligo di fatturazione elettronica

Anche per i dentisti, dopo la proroga di divieto di emissione dell’ultimo anno, nel 2023 si andrà verso una ulteriore proroga per l’obbligo di emissione di fatture elettroniche anche verso i pazienti. Una situazione da tempo annunciata e che sembrerebbe ormai concretizzarsi con il decreto Milleproroghe approvato dal Consiglio dei Ministri il 21 dicembre .

Cosa cambierebbe nella pratica quotidiana nello studio dentistico? Sostanzialmente non molto per l’emissione di fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI) verso i pazienti. Resta invece l’obbligo si fatturazione elettronica in caso di prestazioni e consulenze, oltre al consolidato ciclo di fatturazione passiva e alla trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere con obbligo a partire dallo scorso 1° luglio 2022. Sulla questione leggi il nostro approfondimento qui.

Cosa cambia nello studio dentistico?

Tempi ristretti, scadenze ricorrenti, un numero indefinito di fatture e spese sanitarie da gestire: questo uno degli scenari più tipici e quotidiani, uno spaccato di vita vissuta all’interno dello studio, a prescindere dall’emissione o meno di fatture elettroniche. Uno scenario che potrebbe ulteriormente complicarsi se la gestione e di fatture e spese dovesse essere demandata ad un soggetto terzo ed esterno allo studio.

Queste operazioni, come molte altre, diventano semplici e immediate con gli strumenti giusti, con un gestionale per dentisti davvero innovativo e performante.

Si aprirebbe, inoltre, un’altra importante e non certo trascurabile questione: il numero di dati da poter gestire. Il personale di studio è in grado di quantificare il flusso in gestione?

Ad esempio, alcuni sistemi e gestionali potrebbero prevedere un numero limitato di fatture in uscita, oppure costi aggiuntivi e crescenti per quantitativi sempre più grandi di fatture. Inoltre, anche quando lo studio dentistico è informatizzato, passare tutta la documentazione da inviare al commercialista significa scaricare e salvare tutto accertandosi che il formato sia quello corretto e sperando sia compatibile con i gestionali usati dal commercialista. Insomma, altra perdita di tempo prezioso che potresti dedicare al tuo lavoro.

Una soluzione chiara e semplice per la gestione della fatturazione elettronica

Perché delegare ad altri l’emissione delle fatture o l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS, quando puoi farlo direttamente? Non sarebbe più efficiente effettuare queste attività con pochi click rispettando le scadenze e mettendoti al sicuro da possibili sanzioni?

Con XDENT Fattura Semplice la gestione delle fatture elettroniche attive e passive e l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS diventa facile, veloce e conveniente. Tutto quello che serve allo studio dentistico nel tuo gestionale per ottimizzare tempi e costi. Il resto? È tempo ed energia da dedicare al tuo lavoro e ai tuoi pazienti.

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I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

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XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Gestione magazzino nello studio dentistico, i consigli per ottimizzarlo

Gestione magazzino nello studio dentistico, i consigli per ottimizzarlo

Il magazzino non è solo il luogo per contenere scorte di prodotti e beni di consumo necessari per l’attività dello studio dentistico. È un sistema organizzativo da gestire in maniera formalizzata e consapevole, meglio se con l’aiuto di un software gestionale davvero innovativo.

14 Novembre 2022 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

gestione magazzino nello studio dentistico

Assicurare le giuste attenzioni e cura ai pazienti è solo una, seppur la principale, delle incombenze di qualsiasi studio dentistico. A questa se ne aggiungono altre che spesso restano in ombra, perché erroneamente sottovalutate. Tra queste vi è proprio la gestione magazzino.

Al di là dell’immaginario comune, il magazzino non è solo il luogo in cui vengono accantonate scorte di prodotti e beni di consumo necessari per l’attività dello studio. Il magazzino è un sistema organizzativo da gestire in maniera formalizzata e consapevole, finalizzata a evitare gli sprechi, contenere le spese e lavorare in maniera serena, senza il timore di essere a corto di materiali, in ogni fase dell’attività sanitaria.

Quantità e tracciabilità fondamentali per la gestione magazzino

Il primo punto sul quale focalizzarsi è senz’altro la definizione della quantità dei materiali. È bene porsi alcune domande: qual è la quantità minima da mantenere in giacenza? Come monitorare che non si scenda sotto la soglia di sicurezza? Come tracciare costantemente la scadenza dei prodotti? Come evitare acquisti eccessivi che vanno ad accumularsi?

E ancora: come rintracciare rapidamente il prodotto che ci serve in mezzo a tanti altri? Quanto influisce l’assenza di un farmaco o di un prodotto di consumo sull’erogazione delle prestazioni?

Sono tutte domande alle quali è possibile dare una risposta se si utilizzano facili accorgimenti e soprattutto ci si lascia guidare dalla tecnologia.

Alcune regole da seguire per un magazzino davvero funzionante

  • La prima cosa da fare è individuare tra il personale dello studio dentistico una figura responsabile del magazzino che si faccia carico di verificare le scorte presenti, proponga gli acquisti in base alle attività programmate, monitori costantemente le scadenze dei prodotti in maniera da evitare gli sprechi, tenga fisicamente in ordine il magazzino così da essere in grado di individuare immediatamente il prodotto.
  • Cercare di mantenere il magazzino al minimo delle scorte è un’altra buona regola, meglio se predisponendo protocolli soprattutto per quegli articoli di uso quotidiano (guanti, salviette, bicchieri). L’ansia da approvvigionamento, inizialmente, non sarà facilissima da gestire ma i risultati in termini economici e di spazio saranno tali da convincervi che non ha molto senso riempire lo studio di quantitativi esagerati.
  • Puntare all’essenzialità. Un magazzino essenziale è più facile da gestire, richiede meno tempo, minore spazio e sicuramente sarà più ordinato e con impatto economico ridotto. Le risorse finanziarie utilizzate per acquistare merce a bassa rotazione, infatti, vengono di fatto immobilizzate per un lungo periodo senza alcun vantaggio. Inoltre, la giacenza di molto materiale moltiplica il rischio di deperimento e ritrovandosi con prodotti ormai andati in obsolescenza solo perché lo si ha a disposizione e lo si è già pagato.
  • Scegliere i giusti fornitori, magari quelli che consegnano rapidamente, meglio se nel giro di 24 ore e che offrono un servizio di tracciabilità della merce così da poter organizzare la tempistica del lavoro. Le spese di spedizione devono essere ridotte al minimo, la scelta dei prodotti effettuabile online, l’accettazione e l’evasione degli ordini contestuali.

Gestione magazzino efficiente grazie alla tecnologia

Fermo restando che la redazione di un protocollo potrebbe essere di grande aiuto, il ciclo da seguire per mantenere tutto in ordine deve essere strutturato con azioni metodiche che, alla fine, diventeranno pressoché meccaniche rendendo la gestione del magazzino molto rapida.

Ogni singola operazione, dal carico/scarico della merce, al caricamento di prezzi e scadenze, alla collocazione in scaffale, può essere molto complessa. Tutto cambia se si utilizza un software gestionale innovativo come XDENT che oltre a comprimere il tempo di azione azzera la possibilità di errore.

Il modulo magazzino di XDENT

Programmi evoluti come il modulo magazzino di XDENT sono in grado di registrare tutto ciò che esce ed entra in magazzino, anche attraverso l’ausilio di un lettore ottico di codici a barre presenti sulle confezioni. Basta un click per interrogare il software, monitorare le giacenze, conoscere le scadenze e, dialogando anche con l’area clinica e il modulo di fatturazione elettronica Fattura Semplice, è in grado di scaricare automaticamente il materiale consumabile nel momento in cui viene utilizzato, permettendo automaticamente l’emissione della relativa documentazione.

Come sempre, il fattore umano è decisivo, ma, se aiutato da strumenti digitali, riesce a dare il meglio di sé nella gestione dello studio dentistico.

Vuoi conoscere tutte le funzionalità e i vantaggi di una innovativa gestione magazzino grazie a XDENT?

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Eventi e comunicati, XDENT Informa

XDENT For Ortho presente a “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro”

XDENT For Ortho presente a “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro”

Due giorni intensi con un ricco programma e la partecipazione di esperti internazionali per illustrare il percorso che caratterizzerà i prossimi anni dell’ortodonzia e odontoiatria.

29 Agosto 2022 | Eventi e comunicati, XDENT Informa

Evento Ortodonzia e odontoiatria del futuro

Un evento dal forte respiro internazionale in cui confrontarsi su tematiche ben precise, cercando soprattutto di tracciare la strada per il futuro dell’dell’ortodonzia tradizionale, della parodontologia e dell’odontoiatria restaurativa in un’ottica tecnologica e innovativa. Questo l’obiettivo di “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro – Insieme nella Rivoluzione Digitale” l’evento che si terrà il i prossimi 16 e 17 settembre a Padova, presso il Nuovo Centro Congressi.

In un contesto fortemente orientato alla digitalizzazione e all’innovazione tecnologica, XDENT non poteva certo mancare in veste di partner all’appuntamento con la sua soluzione innovativa sviluppata proprio per l’ortodonzia, XDENT For Ortho.

Un ricco programma sotto la direzione scientifica del dott. Antonio Gracco, in cui si avvicenderanno esperti internazionali che guideranno i professionisti del settore nel percorso che caratterizzerà i prossimi anni dell’ortodonzia e odontoiatria e gli obiettivi da raggiungere. Anche grazie ai migliori strumenti tecnologici, proprio come XDENT.

Per conoscere il programma completo e tutte le informazioni utili di “Ortodonzia e Odontoiatria del futuro” visita il sito ufficiale dell’evento a questo link.

Adempimenti normativi, XDENT Informa

Invio Sistema TS: ancora niente da fare per la scadenza mensile

Invio Sistema TS: ancora niente da fare per la scadenza mensile

Slitta ancora una volta la scadenza mensile di invio Sistema TS delle spese sanitarie, che torna a essere semestrale anche nel 2022. Il consiglio, però, è di procedere a cadenze differenti per evitare difficoltà. Scopri come.

22 Febbraio 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Invio Sistema TS

Nuovo colpo di scena sul fronte dell’invio Sistema TS delle spese sanitarie da parte dei soggetti tenuti alla trasmissione. Anche per il 2022 l’invio rimane a cadenza semestrale. Questo quanto previsto nel Decreto RGS del 02/02/2022 attuativo del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28.01.2022 n. 28825. 

Nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, si legge:

La trasmissione dei dati […] è effettuata: […]

d) entro il 30 settembre 2022, per le spese sostenute nel primo semestre dell’anno 2022;

e) entro il 31 gennaio 2023, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2022;

f) entro la fine del mese successivo alla data del documento fiscale, per le spese sostenute dal 1° gennaio 2023.

Ancora, quindi, un rinvio per la tanto temuta scadenza mensile che slitta ormai ufficialmente al prossimo 2023. Anche in quel caso deroghe permettendo.

Per conoscere meglio la tematica e capire cosa cambia di fatto con l’obbligo di trasmissione, ti invitiamo a leggere qui il nostro approfondimento.

Il consiglio di XDENT

Alla luce di questo ulteriore cambiamento, ti ricordiamo che la scadenza semestrale, dell’invio al Sistema TS delle spese sanitarie, è un’indicazione limite, una data oltre la quale non è più possibile la trasmissione delle spese per il semestre concluso.

Nonostante questo, XDENT ti consiglia di non attendere per l’invio al Sistema TS il giorno della scadenza semestrale, ma di procedere a cadenza differente, magari mensile o bimestrale.

Questa pratica ti aiuterà a evitare di incorrere in difficoltà nell’invio non dovute al gestionale ma, ad esempio, alla scadenza delle credenziali del Sistema TS (che ti suggeriamo sempre di verificare sul sito del Sistema Tessera Sanitaria) oppure all’indisponibilità dei servizi SOGEI.

Vuoi rendere l’invio al Sistema TS più semplice?

Scopri XDENT Fattura Semplice, il servizio completo che consente in pochi click di inviare le spese sanitarie al Sistema TS e gestire la fatturazione attiva e passiva in modo illimitato. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard.

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XDENT ti consiglia

Dental Office Manager, chi è e cosa fa. Facciamo chiarezza

Dental Office Manager, chi è e cosa fa. Facciamo chiarezza

Una nuova figura nell’organigramma di studio, ma non bisogna confondere il Dental Office Manager con il personale di segreteria. XDENT ti spiega chi è e cosa fa e ti consiglia perché dovresti averlo nel tuo studio.

21 Febbraio 2022 | XDENT ti consiglia

Dental Office Manager

Giunge da oltre oceano, precisamente dagli studi dentistici americani, ma quella del Dental Office Manager è una figura che si sta facendo sempre più strada nella concezione e organizzazione delle nostre strutture odontoiatriche.

Quello del dentale è senza dubbio un settore in costante e forte evoluzione, non solo per quello che riguarda l’ambito prettamente clinico, ma anche in ambito organizzativo e quindi manageriale. È la stessa denominazione a suggerirlo chiaramente: la Dental Office Manager è una figura di gestione dello studio, una figura professionale che senza dubbio presenta peculiari conoscenze e che di fatto diventa l’anello di collegamento proprio tra l’ambito clinico e quello extra-clinico dello studio dentistico.

Dental Office Manager e Segretari, quale differenza?

Di fatto il Dental Office Manager – comunemente altresì indicato con l’acronimo DOM – esegue operativamente la pianificazione e le azioni strategiche prese dallo studio, nella persona del dentista-imprenditore. Si occupa, quindi, di coordinare le attività in maniera giornaliera facendo molta attenzione agli interessi dello studio e al benessere dei pazienti. Il tutto con l’obiettivo di rendere più redditizio il business. Allora che differenza c’è tra il Dental Office Manager e il classico personale di segreteria? A prima vista la differenza sembrerebbe sottile e quasi impercettibile. Ma non è così. Alla base ci sono differenze di formazione e preparazione che, nel caso di personale di segreteria, possono essere incrementati soprattutto in ambito manageriale grazie a corsi di formazione creati per questa figura.

Cosa fa un Dental Office Manager

In verità il DOM è una figura professionale e specializzata, molte volte con studi economici alle spalle, che si occupa dello sviluppo commerciale e del marketing con l’obiettivo di acquisire di nuovi pazienti; dell’organizzazione strategica dell’agenda e l’organizzazione delle risorse umane. Suo compito è anche quello di controllo dello studio dentistico nel suo complesso, con analisi dei costi e delle performance dei singoli professionisti, fino alla gestione dei budget previsionali e dei risultati ottenuti.

Com’è evidente, il raggio d’azione e di competenza del Dental Office Manager è piuttosto ampio e variegato, ma alla base, ciò che rimane imprescindibile, è una profonda conoscenza delle dinamiche dello studio odontoiatrico, dei protocolli, degli standard di efficienza, della criticità e dei punti di forza. La sua figura, infatti, nell’organigramma di studio si trova subito dopo quella del titolare e dell’amministratore.

Quali sono i vantaggi per lo studio di dotarsi di un DOM

Per quanto la figura del Dental Office Manager sia ancora lontana dall’avere una sua naturale collocazione all’interno dell’organizzazione dello studio, è indubbio che la sua presenza possa costituire un valore aggiunto proprio allo studio. Per avere una visione chiara e d’insieme è necessario un cambiamento di rotta del pensiero: lo studio odontoiatrico deve essere inteso come un’azienda, mentre il dentista è anche un imprenditore.

Avere all’interno dello studio un Dental office Manager è una grande opportunità di sviluppo, non solo dal punto di vista del business, ma anche da quello degli usufruitoti finali, cioè i pazienti, il vero motore dello studio. Se a migliorare non è solo la qualità delle prestazioni, ma anche il servizio generale e dunque la “patient experience”, questo innescherà un circolo virtuoso che passa falla fidelizzazione del paziente fino all’acquisizione di nuovi pazienti e un conseguente aumento dei profitti e del prestigio stesso dello studio dentistico. Tutto questo in un settore fortemente concorrenziale può fare la differenza.

Dental Office Manager sì, ma con gli strumenti giusti

Accanto ad un corollario di precise competenze manageriali, completa la figura del Dental Office Manager un’approfondita conoscenza informatica e nello specifico dei principali applicativi di Office, in primis Excel, e di uno strumento capace di contenere ed elaborare le informazioni di tutto lo staff e dei pazienti. È infatti impensabile, al giorno d’oggi, poter ricordare a mente o organizzare in maniere cartacea e quindi slegata tutte le informazioni necessarie al lavoro di tutto lo studio dentistico. Così come è impensabile avere un mero contenitore di informazioni digitalizzate, ad esempio file Excel complessi e ingombranti, che non seguano delle query precise, che non elaborino i dati immessi per fornire nuove informazioni indispensabili per guardare allo sviluppo futuro dello studio.

Questo è il perché è necessario che un Dental Office Manager abbia ottima dimestichezza con l’utilizzo di un software gestionale per dentisti. Grazie all’inserimento dei dati clinici ed extra-clinici da parte di tutti gli operatori di studio nel gestionale per dentisti, il DOM può estrare informazioni utili, statistiche, numeri parlanti, che può utilizzare per analizzare e pianificare le attività presenti e future. Solo così lo studio dentistico può trarre il maggior e miglior profitto.

Vuoi scoprire come avere più immediatezza, semplificazione, organizzazione, condivisione e più tempo per il tuo lavoro e i tuoi pazienti?

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Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Ancora pochi giorni per effettuare l’invio per il secondo semestre del 2021. Da febbraio si parte ufficialmente con l’invio mensile. Ecco cosa cambia e come semplificare l’operatività.

25 Gennaio 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Seconda scadenza per il 2021 di invio al Sistema TS, poi si passa alla modalità mensile

AGGIORNAMENTO IMPORTANTE!

Con provvedimento n. 28825/2022, l’Agenzia delle Entrate ha reso noto lo slittamento all’8 febbraio 2022 della scadenza ultima per l’invio al Sistema TS delle spese sanitarie relative al secondo semestre del 2021.

Rimangono per ora invariate le disposizioni relative all’obbligo d’invio a cadenza mensile per le spese del 2022.

Mancano pochi giorni alla seconda scadenza dell’invio delle spese sanitarie e rimborsi al Sistema TS (Tessera Sanitaria) per l’anno 2021. Per tutti i dentisti, per il secondo semestre dell’anno appena trascorso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata , come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio.

Con questo secondo invio saranno definitivamente archiviate le spese sanitarie del 2021, ma soprattutto la trasmissione semestrale. Dopo diversi rinvii ed esitazioni parte, infatti, nel 2022 l’obbligo di invio a scadenza mensile delle spese sanitarie al Sistema TS.

Cosa cambia davvero con l’invio mensile al Sistema TS?

Per prima cosa cambia il calendario degli invii anche per i dentisti. Ad esempio, per l’invio delle spese sanitarie relative al mese di gennaio 2022 la nuova data di scadenza sarà il 28 febbraio 2022. La scadenza ultima è quindi fissata al mese successivo a quello di emissione delle spese.

Ciò non esclude che, rispetto alla scadenza mensile, lo studio dentistico possa optare per un invio anche giornaliero o in tempo reale rispetto all’emissione delle fatture.

Che si scelga una frequenza d’invio mensile o giornaliera, quello che non cambia, ma che può incidere significativamente sull’organizzazione e l’operatività dello studio dentistico, è senza dubbio la grande mole di dati da dover inviare.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Fermati un attimo a pensare, cerchiamo insieme di fare un rapido calcolo. Visualizza il numero dei pazienti che mediamente riesci a trattare in un mese. Magari sulla maggior parte di loro hai eseguito diversi trattamenti da fatturare singolarmente; quindi, il numero iniziale inizia a crescere. Per ognuna delle prestazioni e delle fatture emesse inizia ad associare il relativo Codice Fiscale; ed ancora aggiungi gli importi delle prestazioni, codici, percentuali ed aliquote da verificare. Per caso ti sei perso tra i numeri?

A tutto questo alcuni dentisti devono aggiungere l’onere di raccogliere tutti questi dati e doverli passare al proprio commercialista. Anche in questo caso ogni mese. Senza considerare la possibilità di errore o eventuali ritardi nella trasmissione da parte di terzi e il rischio di incorrere in sanzioni.

È possibile rendere tutto più semplice?

Non disperare, la risposta è “sì” con l’utilizzo di un gestionale per dentisti ma soprattutto con Fattura Semplice, il nuovo servizio completo di XDENT che consente in pochi click di inviare le spese sanitarie al Sistema TS e gestire la fatturazione attiva e passiva in modo illimitato. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard.

Davvero non hai ancora FATTURA SEMPLICE? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

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