Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Eliminare supporti fisici per prediligere quelli digitali. Dematerializzazione significa soprattutto riduzione di costi, di tempo, di spazio fisico per l’archiviazione, immediata reperibilità dei documenti e sicurezza per i pazienti. Questo anche grazie ad un software gestionale per dentisti.

4 Novembre 2021 | Consigli e guide pratiche

Negli ultimi tempi anche il settore dentale sta procedendo verso la dematerializzazione, con l’obiettivo di eliminare la carta e tutti gli archivi tradizionali, orientando al nuovo contesto digitale le procedure di registrazione dei pazienti, la conservazione delle cartelle cliniche e in generale tutta la gestione dello studio odontoiatrico. Il percorso di innovazione ha avuto un’importante accelerazione nell’universo della Pubblica Amministrazione. È, però, in ambito privato che si registrano i risultati più importanti del passaggio dal regno della carta a quello digitale, con una serie di vantaggi tanto per le aziende, quanto per gli utenti.

Dalla carta al digitale: un processo inarrestabile

In questa fase storica, ogni giorno gli odontoiatri e i loro collaboratori sono alle prese con una serie di documenti da compilare o far compilare e da conservare accuratamente. La carta, che prima era la regola, adesso è destinata a diventare un’eccezione se non proprio una rarità, con vantaggi che sono prima di tutto globali: il rispetto dell’ambiente e la salvaguardia degli alberi sono esigenze universali. Il diritto all’ambiente appartiene a tutti così come il diritto alla salute.

Agli alberi è dedicata anche una festa nazionale che si celebra il 21 novembre di ogni anno, riconoscendo così in maniera ufficiale l’importanza del patrimonio costituito dagli alberi, dai boschi e dalle foreste che sono e devono restare polmoni verdi per le città, e non solo il loro utilizzo per fascicoli, faldoni e bigliettini anche negli studi.  

Vuoi conoscere le soluzioni adatte alle tue esigenze per digitalizzare lo studio?

Fermiamoci un attimo a fare un calcolo mentale: quanta carta è presente negli studi dentistici? Carta per registrare anamnesi, prescrivere farmaci, segnare appuntamenti, descrivere diagnosi, lasciare direttive organizzative al personale addetto alla segreteria e alle attività amministrative e contabili. Carta che, invece, potrebbe essere ridotta e magari eliminata per dare in maniera concreta il proprio contributo alla salvaguardia del patrimonio verde. Vediamo come.

Dematerializzare con la digitalizzazione = riduzione di costi e tempo

Dematerializzando i flussi informativi si ottengono importanti vantaggi. Basti pensare ad alcuni aspetti pratici ma essenziali di uno studio odontoiatrico. Partiamo dalla registrazione del paziente che potrà essere effettuata in pochi istanti e senza errori tramite scansione della tessera sanitaria. Oppure alla possibilità di sostituire la firma tradizionale con quella digitale.

È innegabile che, come vedremo, la firma elettronica dei documenti è tra le soluzioni che più di molte altre portano alla dematerializzazione all’interno dello studio dentistico con enormi benefici, in primis sul piano della riduzione dei costi, perché vengono tagliate in maniera consistente le spese per l’acquisto delle risme di carta, per la stampa o le fotocopie. Questo porta anche alla riduzione degli spazi (e costi) per l’archiviazione. In ogni studio dentistico c’è uno spazio dedicato alla raccolta della documentazione, fra cartelle dei pazienti e “carte” contabili, e in una versione digitale sono gli stessi spazi a cambiare radicalmente. A cambiare, inoltre, è anche l’impiego del personale di studio, che invece dovrà sviluppare più “digital skills”.

Un vantaggio inaspettato: la sicurezza

Una delle convinzioni errate di chi non si “rassegna” alla “dematerializzazione” della propria attività, riguarda la presunta inaffidabilità delle procedure di archiviazione informatica. Da costoro potrete sentir dire che “la carta è sempre la carta” o che un dato archiviato telematicamente rischia di perdersi. Ebbene è il momento di fare chiarezza! L’archiviazione virtuale è consigliata dalle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR) proprio per la maggiore sicurezza.

Se raffrontato al vecchio schedario chiuso a chiave, l’archiviazione in uno spazio virtuale è decisamente inviolabile e non è esposto a rischi di smarrimento o distruzione (volontaria o accidentale) che corrono invece i documenti cartacei.

Come gestire il passaggio alla dimensione digitale

Concretamente, come si fa a passare dalla carta al digitale? La risposta arriva dal mondo dei software gestionali per dentisti. I migliori sono in grado di fornire agli studi odontoiatrici strumenti e procedure sicure, affidabili e in linea con le disposizioni di legge. Si tratta di programmi con soluzioni ad hoc per la dematerializzazione del cartaceo.

La più importante tra queste è la firma grafometrica. Si tratta di una firma elettronica realizzata tramite il familiare atto manuale della firma autografa su carta. L’unica differenza di questa Firma Elettronica Avanzata (FEA, in sigla) è che viene eseguita con una penna ottica su una tavoletta digitale. Il gesto, sostanzialmente, è lo stesso, cambia solo il supporto; la praticità senza dubbio superiore alla firma tradizionale o a qualsiasi altro sistema con utilizzo di OTP (one-time password) in cui i processi di autenticazione possono allungarsi e talvolta complicarsi.

La firma grafometrica è univocamente attribuibile al suo autore in quanto il sistema rileva non solo la “forma” del segno, ma anche i dati biometrici della mano, come ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento, che consentono l’identificazione incontrovertibile del firmatario del documento. Insomma, una firma veloce, sicura e con un alto gradimento rispetto alla “user experience”.

Impatto della dematerializzazione e firma grafometrica

Dato che nell’atto del firmare ciascuno compie un movimento unico (studiato dalla grafometria), questa sofisticata “firma digitale” è un potente strumento di semplificazione. Oltre a rilevare l’identità del firmatario oltre ogni ragionevole dubbio, si riesce a collegare indissolubilmente il soggetto firmatario al singolo e specifico documento, è possibile il controllo automatico sulla firma e la verificabilità immediata sull’autenticità del documento originale (che non può essere alterato in alcun modo).

Vale la pena sottolineare che, dal punto di vista normativo, nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) sono previste quattro tipologie di firma digitale con caratteristiche crescenti in termini di sicurezza e validità degli atti sottoscritti: firma elettronica, firma elettronica avanzata (grafometrica), firma elettronica qualificata (certificata) e firma digitale. La firma grafometrica ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata, con evidenti impatti positivi anche in termini di medicina legale.

Si pensi ad esempio alla gestione dei consensi informati per i pazienti e tutti gli altri documenti che il medico deve controfirmare. O a tutti i processi che richiedono la creazione e la firma di documenti digitali, ai quali viene riconosciuta validità sul piano legale con tutte le garanzie ai fini del rispetto del diritto alla privacy del paziente.

Inoltre, l’impiego della firma grafometrica ha effetto positivo anche sulle attività di post-processing dei documenti e in modo particolare nell’organizzazione e nella tenuta dell’archivio. I documenti così firmati sono sempre reperibili e possono essere condivisi in tempo reale, senza necessità di un archivio fisico e senza che i dentisti o personale di studio siano costretti a fare avanti e indietro alla ricerca delle cartelle.

Per concludere

Il ricorso alla firma grafometrica nello studio dentistico offre tre ordini di vantaggi:

  • l’eliminazione della carta con tutti i costi connessi;
  • la sicurezza dei dati acquisiti e la trasparenza degli stessi;
  • un significativo risparmio di tempo, denaro e spazio nella gestione dei processi di firma e conservazione della documentazione.

Per questi motivi, la scelta di usare un software gestionale per dentisti con annessa funzione di firma grafometrica costituisce un’importante occasione per gli studi dentistici.

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Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Prima scadenza per l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS entro in 31 luglio per il primo semestre del 2021. Dal 2022 l’invio sarà mensile. Ecco come cambia l’operatività e il rapporto con il commercialista.

12 Luglio 2021 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Sistema TS per dentisti

Sta per avvicinarsi la prima scadenza per l’anno 2021 dell’invio al Sistema TS (Tessera Sanitaria) dei dati delle spese sanitarie e rimborsi. Per il primo semestre dell’anno in corso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata entro il 31 luglio, come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio. Allo stesso modo, per il secondo semestre del 2021 la scadenza d’invio è fissata al 31 gennaio 2022.

Diversamente da quanto previsto nei primi mesi dell’anno dal precedente decreto, il tanto temuto obbligo d’invio mensile delle sperse sanitarie è stato definitivamente spostato di un anno, quindi al 2022.

Tra le altre novità significative, lo ricordiamo, già introdotte dal decreto del MEF del 19 ottobre 2020, oltre la tipologia di dati da fornire, vi è l’obbligo di invio anche in caso di opposizione del paziente ma in forma anonima, cioè senza l’indicazione del codice fiscale.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Come ormai è noto, i dati trasmessi al Sistema TS consentono l’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata agli uffici dell’Agenzia delle Entrate. Rientrano quindi in questa categoria le spese sanitarie sostenute nel periodo d’imposta precedente e i rimborsi effettuati nell’anno precedente in merito a prestazioni non ancora erogare o solo parzialmente erogate.

Che si tratti di invii semestrali o mensili, è il caso di fermarsi a riflettere alla mole di dati da dover inviare. Pensa a tutti i tuoi pazienti, pensa che ogni paziente magari ha sostenuto più spese in questo periodo. Inoltre pensa a tutti i numeri e codici che vetrai passare sotto i tuoi occhi: importi, Codici Fiscali da controllare, percentuali e aliquote e tanto altro. Pensa inoltre di dover raccogliere tutti questi dati e doverli passare al tuo commercialista. E questo dal 2022 dovrà avvenire ogni singolo mese per l’invio al Sistema TS.

Insomma l’errore sembra essere dietro l’angolo! Senza inoltre considerare l’attesa dell’esito dell’invio a cui potrebbero aggiungersi errori, imprevisti e dimenticanze. E qui, invece, le sanzioni amministrative sono dietro l’angolo.

Sono situazioni spiacevoli, e talvolta dalle conseguenze non proprio semplici, che uno studio dentistico non può certo permettersi.

Come cambia il rapporto con il commercialista

In questo scenario cambia, inoltre e inevitabilmente, anche il rapporto con il commercialista dello studio dentistico. Incrementando gli invii mensilmente sono maggiori le informazioni da passare e le operazioni da fare, soprattutto se lo studio non dispone di tecnologia gestionali efficienti ma continua, purtroppo, a far affidamento sulla carta e le cose fatte a mano. Nulla di più sbagliato! Per di più in casi di invii errati, in cui anche un solo numero sbagliato può generare errori e ritardi, il doppio passaggio dal commercialista può costituire un fattore di ritardo rispetto delle scadenze. E con l’aumentare degli invii al Sistema TS anche l’onorario del commercialista potrebbe lievitare.

Anche quando lo studio dentistico è informatizzato, passare tutta la documentazione da inviare al commercialista significa scaricare e salvare tutto accertandosi che il formato sia quello corretto e sperando sia compatibile con i gestionali usati dal commercialista. Insomma, altra perdita di tempo prezioso che potresti dedicare al tuo lavoro.

La soluzione? Digitalizzare e inviare autonomamente al Sistema TS

Perché delegare ad altri l’invio quando puoi farlo tu direttamente? Non sarebbe bello selezionare le fatture e con pochi click inviarle al sistema TS, rispettando le scadenze e ricevendo subito l’esito del tuo invio? Non sarebbe bello avere una soluzione efficiente che ti alleggerisca da questa incombenza? È semplice, non è fantascienza, e si chiama XDENT AddOn 730. Con XDENT l’invio delle spese sanitarie diventa facile, veloce e conveniente. Tutto quello che ti serve sono i dati e i documenti, che sono già nel gestionale, e qualche minuto per fare pochi click per l’invio. Il resto? È tempo ed energia da dedicare al tuo lavoro e ai tuoi pazienti.

Non conosci Add’On 730 di XDENT? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

Presa visione dell'Informativa Privacy, consapevole che il mio consenso è puramente facoltativo, oltre che revocabile in qualsiasi momento, esprimo il consenso al trattamento dei miei dati da parte delle aziende del gruppo CGM Italia, per le finalità di marketing: invio di comunicazioni commerciali/promozionali, tramite modalità automatizzate di contatto (come e-mail, sms o mms) e tradizionali (come telefonate con operatore e posta tradizionale) sui prodotti e servizi o segnalazione di eventi aziendali, rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.
Presa visione dell'Informativa Privacy, con la presente acconsento che i miei dati vengano utilizzati dalle aziende del gruppo CGM Italia per l'elaborazione e la risposta alla mia richiesta. Le risposte alle mie domande possono essere inviate per posta o elettronicamente. La mia dichiarazione di consenso è volontaria. Posso ritirare il consenso in qualsiasi momento, inviando un'e-mail a info.italy@cgm.com. Se ritiro il mio consenso non ne deriveranno degli svantaggi. Inoltre, ho ulteriori diritti, che sono descritti di seguito. Ho preso nota delle informazioni riguardanti i miei diritti.

I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

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telefono +39 030 3558220
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Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

La sala d’attesa è una sorta di biglietto da visita. Appena varcata la soglia l’accoglienza in studio è l’elemento che può fare davvero la differenza innescando il processo di affidamento e fiducia nei confronti del dentista. Ecco alcuni consigli utili su come migliorare l’accoglienza in studio.

30 Aprile 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Accoglienza in studio, come migliorarla

La comunicazione con i pazienti è fondamentale per ogni studio medico e dentistico. Lealtà, chiarezza e semplicità nell’esposizione verbale devono essere sempre alla base di ogni relazione tra medico e paziente. Maggiore è la capacità di comunicare, e prima ancora di ascoltare le esigenze dei pazienti, maggiore sarà l’empatia e la fiducia riposta nella professionalità del dentista. Quella stessa empatia che deve instaurarsi soprattutto nel primissimo momento, quando, cioè, il paziente varca la soglia dello studio. È qui che l’accoglienza in studio diventa fondamentale. Il paziente deve sentirsi al sicuro, essere messo a proprio agio in un ambiente che ben possa bilanciare formalità e familiarità.

Accogliere e comunicare è parte integrante della cura

Una buona accoglienza, però, passa soprattutto dalla comunicazione. Il tempo che il dentista dedica alla comunicazione deve essere almeno pari a quello dedicato alla cura. Ad esempio, è necessario che il dentista eviti di scivolare nella deriva del cosiddetto “medichese”, quell’insieme di espressioni estremamente complicate, ricche di termini tecnici di difficile comprensione ai non addetti ai lavori.

Il paziente, infatti, dopo una prima accoglienza in studio, si trova di fronte a termini nuovi e talvolta incomprensibili che potrebbero confonderlo maggiormente. Lo stato di confusione potrebbe innescare uno stato d’ansia tale da spingerlo a rivolgersi a un altro studio dentistico nella ricerca di altre risposte. E questo è un comportamento controproducente per la reputazione dello studio dentistico.

Va detto che nel corso degli ultimi anni, c’è stata una evoluzione nella comunicazione in ambito sanitario, per effetto della diffusione su larga scala dei nuovi strumenti offerti dalla tecnologia. si registra un’apertura rispetto a queste nuove forme di comunicazione perché garantiscono velocità e tempestività, oltre a permettere di superare la distanza fisica tra il dentista e il paziente. Il rapporto, in effetti, è diventato sempre più digitale, pur restando personale e basato sulla fiducia.

Il contatto vis à vis ovviamente è imprescindibile e gioca un ruolo determinante: la prima impressione è quella che conta, anche nel rapporto tra paziente e medico. Il paziente dentistico, infatti, deciderà di affidarsi a quello studio odontoiatrico e non ad altri, solo se il professionista sarà stato in grado di conquistarne la fiducia. E la fiducia dipende dalla capacità di ascoltare e comunicare e quindi di far sentire a proprio agio il paziente.

Il ruolo della sala d’attesa per una corretta accoglienza

Un ruolo cruciale nel rapporto comunicativo dentista-paziente è costituito dal momento dell’accoglienza in studio, solitamente nella sala d’attesa. Questo è il luogo d’ingresso che ha lo stesso valore di un bigliettino da visita. Talvolta si tende a sottovalutare l’organizzazione e la gestione della sala d’attesa, presi dalle innumerevoli incombenze considerate prioritarie rispetto alla cura dell’immagine che, invece, ha il suo impatto. Se è vero che l’abito non fa il monaco, è altrettanto vero che dà una grossa mano.

A questo punto è utile distinguere due forme di comunicazione: quella verbale e quella non verbale, che possiamo definire ambientale.

Quanto alla comunicazione verbale, il paziente che si accomoda in sala d’attesa deve essere accolto seguendo un rituale: i saluti, sempre con garbo, da accompagnare al messaggio di benvenuto aggiungendo che il dentista lo riceverà tra pochi minuti.

L’immagine e la comunicazione non verbale nell’accoglienza in studio

La comunicazione non verbale è quella che scaturisce dall’ambiente della sala d’attesa e dalla sua estetica. Essere accolti in una stanza ben arredata, luminosa, con angoli per le piante, spazio riservato al guardaroba, entrare in un ambiente pulito e profumato regalano sensazioni certamente piacevoli. Questi elementi conquistano il paziente-cliente e sono in grado di dare il benvenuto necessario a far sentire ogni persona importante. Il messaggio trasmesso è che “lo studio dentistico stava aspettando proprio te”

Vediamo, quindi, cosa si può fare per comunicare al paziente la giusta atmosfera, partendo da alcuni consigli presi in prestito dal mondo dell’interior design:

  • Innanzitutto, la sala d’attesa dovrà esser sempre ordinata in qualsiasi momento della giornata, per questo sarà compito del personale tenere sotto controllo gli ambienti.
  •  Le sedute, meglio se poltrone, sono da preferire singole in modo tale da garantire la giusta privacy e adeguata comodità.
  •  Se lo spazio lo permette, è possibile realizzare un angolo destinato al guardaroba che sarà comodo soprattutto nelle stagioni autunno e inverno.
  • Sempre se lo spazio a disposizione è sufficiente, è possibile pensare a un angolo per i più piccoli, da separare con materiali leggeri, come possono essere le vetrate, in modo tale da permettere ai genitori di tenere sott’occhio i piccoli.
  •  A giocare un ruolo importante, sono anche le luci: un conto è avere un’illuminazione calda, che dà il senso dell’abbraccio, altro quella fredda.
  • Non vanno dimenticati, infine, i colori scelti per le pareti e per i complementi d’arredo: sono da preferire le tinte neutre, rispetto a quelle forti, perché danno un senso di tranquillità e contribuiscono a rendere più serena l’attesa della visita.

Sala d’attesa: quando il tempo non passa mai

Cosa fare durante i minuti trascorsi in sala d’attesa? È necessario impiegare il tempo in maniera efficace, partendo da un’adeguata comunicazione senza mai scivolare nell’invadenza.

L’ideale è riuscire a trovare una formula giusta per informare i pazienti delle ultime novità dello studio odontoiatrico, che possono riguardare i professionisti che vi lavorano, l’acquisto di macchinari, l’uso di nuove tecnologie, oppure facilitazioni nei pagamenti, così come eventuali convenzioni con enti e associazioni.

Meglio ancora se tutte queste informazioni sono contenute in brochure di facile consultazione, da lasciare sui tavolini tra una sedia e l’altra. In questo modo, il paziente sarà libero di consultare il testo che gradisce. Da aggiungere, se sono disponibili, i paper di congressi ai quali hanno relazionato o partecipato i dentisti dello studio o articoli di stampa in cui si racconta di queste partecipazioni.

Un monitor è sicuramente un valido aiuto. Sullo schermo potranno scorrere notizie e informazioni utili ai pazienti, video sulle prestazioni offerte dallo studio dentistico, interviste allo staff medico, le ultime notizie sui più innovativi trattamenti. Ma soprattutto può essere utile per far conoscere al paziente lo stato di attesa della sua visita, come ad esempio con la soluzione XINFO Waiting Rooms. Tutto questo rappresentare una costruttiva occasione di “infotainment” che renderà piacevole il tempo dell’attesa oltre a restituire al paziente un’immagine positiva e all’avanguardia dello studio dentistico a cui ci si è affidati. Perché l’immagine, come detto, non è tutto ma conta molto.

La sala d’attesa in tempi di Covid-19

Non essendo ancora stata archiviata l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid, bisognerà continuare a comunicare ai pazienti dentistici tutte le misure adottate dagli odontoiatri per garantire prestazioni di cura in assoluta sicurezza, così come i comportamenti che dovranno essere seguiti dagli stessi pazienti.

Tra le regole di comportamento, andranno ricordate, oltre al corretto uso della mascherina il distanziamento e il lavaggio frequente delle mani.

Nella sala d’attesa le sedie riservate ai pazienti dovranno essere posizionate in maniera tale da garantire la distanza di oltre un metro. Le sedute che non possono essere utilizzate vanno eliminate oppure segnalate. Qualora non fosse possibile garantire il distanziamento nella sala d’attesa, sarà cura del personale addetto alla segreteria avvisare il paziente e fissare un nuovo appuntamento. Anche registrare l’arrivo in studio dei pazienti può essere fatto in totale sicurezza utilizzando tecnologie pensate alla tutela del paziente e del personale di studio.

Sono best pratice attuali per la gestione degli studi medici, racchiuse anche in protocolli precisi e definiti dalle attuali normative e regolamentazioni.   Sarà cura dello studio dentistico ricordare questi accorgimenti attraverso adeguati cartelli informativi da sistemare nella sala d’attesa e fornendo tutta l’assistenza possibile. Perché nemmeno la pandemia può fermare una corretta accoglienza in studio.

Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Ottimizzare e semplificare le attività dello studio, sono questi gli obiettivi che un software gestionale per dentisti come XDENT garantisce a odontoiatri e operatori del settore dentistico con soluzioni innovative e performanti.

30 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Tecnologia e studio dentistico è un binomio sempre più diffuso nel contesto sanitario, in cui sta emergendo soprattutto tra i professionisti del settore dentale la necessità di una profonda modernizzazione che passa soprattutto attraverso l’utilizzo di un software gestionale per dentisti sviluppato sulle loro esigenze. 
All’interno di uno studio dentistico – qualsiasi sia la sua grandezza e struttura, dalla più semplice alla più complessa – l’innovazione non è solo rintracciabile nei trattamenti odontoiatrici, nelle tecniche e nei materiali utilizzati. L’innovazione risiede anche in evoluti processi di gestione e analisi che mirano a migliorare il lavoro, i costi e l’immagine, con conseguente beneficio per tutto il business. 

Come un gestionale per dentisti può migliorare la vita dello studio

Prima e dopo che il paziente si accomodi sulla poltrona del riunito, il tempo è scandito da tante singole e conseguenti azioni che gli operatori di studio devono compiere. Dalla presa dell’appuntamento, all’accoglienza in studio, dalla compilazione dei consensi e la scheda di anamnesi, fino ad arrivare alle fasi della visita e quelle successive, con la pianificazione di cicli di trattamenti e conseguenti visite e fatturazione. A queste si aggiungono tutte quelle operazioni di gestione viva dello studio, altrettanto importanti. Nulla, dunque, può essere lasciato al caso

Un meccanismo complesso, che può essere semplificato grazie ad accurate metodologie di lavoro, ma soprattutto con l’adozione di strumenti efficienti e di immediato utilizzo. E in questo caso un software gestionale per dentisti è la soluzione. 
Digitalizzare la gestione dell’impresa odontoiatrica consente di automatizzare tutte quelle attività che diversamente richiederebbero un maggior dispendio di tempo ed energie. Pensiamo semplicemente alla presa di un appuntamento. Tradizionalmente si fa ricorso alla classica agenda cartacea che, però, ha in sé dei limiti funzionali in termini di condivisione e aggiornamento, ad esempio se all’interno dello stesso studio ci sono più professionisti, ma anche in termini di spazio. Senza considerare possibili inconvenienti, come danneggiamento e smarrimento, comuni a tutte le tipologie documentali cartacee. 

Immaginiamo invece un planner di facile consultazione e personalizzabile su più livelli, in cui poter inserire, spostare e confermare appuntamenti assegnandoli a diversi operatori e selezionando uno specifico riunito. Immaginiamo un’agenda smart, che consente con un click di accedere a tutti i dati del paziente, alla cartella clinica, ai piani di cura, terapie e situazione contabile, tutto a immediata disposizione dell’operatore; ed ancora un planner capace di inviare SMS di remind o notifiche push ai pazienti con in più la possibilità di registrare le conferme di appuntamento per evitare i cosiddetti “appuntamenti bucati”. 
Quanto tempo ed energie risparmieremmo? Quanto si semplificherebbe tutto il processo lavorativo ed organizzativo? La risposta a queste e altre domande può fornirla il software gestionale per dentisti XDENT.

XDENT, un software per tutte le tipologie di esigenze dei dentisti

XDENT è il miglior gestionale odontoiatrico sul mercato, capace di rispondere a tutte le esigenze di professionisti attenti ad ogni aspetto del proprio studio, da quelli prettamente medici a quelli amministrativi e organizzativi, grazie alla sua struttura modulabile. 

Un unico ed evoluto software gestionale per molteplici funzionalità, sviluppato da XDENT, azienda della multinazionale tedesca CGM – CompuGroup Medical, leader a livello mondiale nel campo e-Health con un’offerta ampia, variegata e integrata di soluzioni software e servizi per la rete sanitaria territoriale. 
La soluzione XDENT si adatta perfettamente a qualsiasi tipologia di studio odontoiatrico: da quello con un singolo professionista che vuole occuparsi direttamente della gestione a 360 gradi, a quello associato in cui operano più professionisti in maniera sinergica ma autonoma. Grazie alle sue soluzioni Cloud e in mobilità, XDENT è particolarmente indicato per i consulenti che hanno necessità di spostarsi da uno studio all’altro senza rinunciare all’efficienza, affidabilità e versatilità di un solido software gestionale per dentisti; e altresì per i Centri odontoiatrici e strutture complesse, come Network dentali, facilitando l’accesso a tutte le informazioni, la comunicazione interna e con i pazienti e permettendo il collegamento con le apparecchiature presenti, in particolare radiografici con formati 2D, 3D e Dicom.

L’alta capacità di analisi dai dati e la reportistica dedicata fanno di XDENT lo strumento altamente performante scelto anche da Ospedali e Università per la propria divisione di odontoiatria, per finalità di ricerca e statistica. Proprio per questo è il gestionale odontoiatrico scelto, tra gli altri, anche dall’Azienda Ospedaliera di Padova, dall’Ospedale Fatebenefratelli, dall’Università di Bologna, dall’Università di Ferrara, per garantire l’efficienza del proprio lavoro.

Perché scegliere la soluzione XDENT software

Ogni professionista desidera il meglio per la propria attività e la tecnologia può davvero aiutare a raggiungere obiettivi sempre più alti, nel pieno rispetto delle procedure, della sicurezza e dei propri pazienti. Per questo scegliere XDENT significa dotare il proprio studio e la propria attività di “una marcia in più”, uno strumento potente da utilizzare per sfruttare in tutti i suoi vantaggi. Eccone alcuni: 

  • XDENT è l’unico software dentale realmente multipiattaforma, cioè compatibile con i maggiori sistemi operativi macOS, Windows e Linux, consentendo la libertà di usare con la massima efficienza Mac, PC e nuovi dispositivi mobili nella stessa rete di studio. È progettato per sfruttare al meglio l’interfaccia grafica di ogni sistema operativo, offrendo agli utenti la migliore esperienza d’uso possibile. 

  • Modulare e scalabile: sono queste le caratteristiche fondamentali della struttura di XDENT che lo rendono il gestionale odontoiatrico “fatto su misura”, cucito ad arte per adattarsi a qualsiasi esigenza medica, amministrativa e organizzativa. In questo modo è possibile avere il pieno controllo sui processi, sulle informazioni e gestione di anagrafiche, sul planner appuntamenti, sulla scheda paziente, sulla contabilità, sulle immagini diagnostiche, sul marketing e statistiche.

  • Semplice, efficiente e multitasking: sono alcune delle caratteristiche che contraddistinguono il software gestionale per dentisti tra i più apprezzati sul mercato. XDENT semplifica tutti i processi di studio, ottimizzando tempi, risorse e costi. La sua unica struttura multitasking lo rende diverso da tutti gli altri: contemporaneamente è infatti possibile svolgere più attività differenti, come ad esempio compilare un piano di cura mentre si fissa un nuovo appuntamento per il paziente.

  • XDENT è il software gestionale perfettamente GDPR compliant, nel rispetto totale della normativa europea sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018. Per questo tutti i dati sono registrati attraverso evoluti sistemi di crittografia che garantiscono l’impossibilità a terzi di accedere e consultare i dati che si trovano all’interno del computer o quelli che vengono trasmessi sulla rete internet. Il gestionale consente, inoltre, di gestire con puntualità e semplicità la documentazione relativa ai consensi dei pazienti, anche questi archiviati in maniera sicura.

  • Cloud e soluzioni in mobilità sono opportunità che XDENT fornisce per portare lo studio sempre con sé. La versione Cloud è ideale, ad esempio, per consulenti che si trovano a operare in più sedi differenti, per cui basta una semplice connessione a internet; mentre le applicazioni Smartphone Edition e Tablet Edition, disponibili per iOS e Android, rivoluzionano il concetto di studio andando oltre i tradizionali confini della struttura.

Funzionalità e vantaggi in un unico software

Quando si sceglie e si acquista un software gestionale per dentisti è necessario partire dall’analisi delle esigenze dello studio, ma soprattutto focalizzarsi sulle attività che si desidera potenziare e ottimizzate mettendole in relazione alle funzionalità del programma. In questo, senza dubbio, XDENT è il miglior software sul mercato perché prevede molteplici funzionalità che incontrano e soddisfano le aspettative di chi le utilizza.

  • La più completa scheda paziente di sempre
    Piano di cura, consensi e documenti, anamnesi, immagini, prescrizioni, preventivi, contabilità e molto altro, tutto accessibile da un’unica schermata chiara e immediata, garantendo flussi di lavoro efficaci e immediati. XDENT permette la gestione del paziente a 360°: la scheda, infatti, consente altresì azioni mirate come richiami e pianificazione degli appuntamenti. Inoltre risulta essere uno strumento comodo anche per i pazienti, che così non devono più preoccuparsi di portare ogni volta con sé tutti i documenti necessari, mentre per lo studio riduce in modo consistente gli spazi di archiviazioni ed eventuali pericoli annessi di danno o distruzione dei documenti. L’inserimento dei dati è inoltre facilitato grazie alla soluzione CGM CARDKIT, il lettore di Tessera Sanitaria che consente l’acquisizione dei dati riducendo gli errori della trascrizione a mano, oltre alle altre funzioni utili agli operatori dello studio.

  • Gestione unificata delle immagini
    Un unico strumento per l’acquisizione di tutte le lastrine, OPT e tele, questo è il modulo CGM X-RAY di XDENT, integrando qualsiasi dispositivo di diagnostica per immagini, semplificandone l’acquisizione da apparecchi radiografici o altri dispositivi. Lo strumento garantisce l’elaborazione e la conservazione in sicurezza delle immagini, per i tempi previsti dalla normativa vigente, salvate anche con estensione DICOM grazie all’utilizzo di server PACS. In questo modo è possibile disporre di un unico archivio digitale in formato non proprietario dove salvare in sicurezza tutte le immagini diagnostiche dei pazienti.

  • Il planner appuntamenti di cui non potrai più fare a meno
    L’agenda è il cuore dello studio, ogni giorno ne regola tempi e ritmi di lavoro; un’agenda ottimizzata e automatizzata può davvero fare la differenza. Il software gestionale dentistico XDENT offre a tutti i professionisti uno strumento di rapida consultazione delle disponibilità delle risorse e degli ambienti dello studio (sale e riuniti) evitando così sovrapposizioni di appuntamenti o buchi nella pianificazione. Le visualizzazioni personalizzate del planner, grazie anche all’attribuzione di colorazioni differenti, l’implementazione e spostamento degli appuntamenti con la funzione “drag and drop”, la funzione “Appuntamenti sospesi”, il monitoraggio del flusso pazienti e la possibilità di inviare SMS di richiamo, fanno del Planner di XDENT uno strumento fondamentale che soddisfa qualsiasi esigenza organizzativa.

  • Dental Business Intelligence, lo studio proiettato nel futuro
    Una funzione rivoluzionaria che può davvero cambiare la visione d’insieme di programmazione dello studio. XDENT fornisce uno strumento prezioso e altamente evoluto, in grado di elaborare i dati per restituire report personalizzati, secondo le metriche ben precise. I report, che possono riguardare ogni aspetto dell’analisi economica e operativa dello studio, forniscono una visione oggettiva e consentono di pianificare interventi mirati all’ottimizzazione delle attività.

  • La soluzione pensata per i professionisti dell’ortodonzia
    La scheda clinica ortodontica consente di avere, in una sola schermata, rapido accesso a tutte le informazioni necessarie ai fini clinici e amministrativi, utili alla gestione dei trattamenti dei pazienti. Piano di cura, dati contabili, stato di avanzamento delle cure, appuntamenti, note cliniche relative alle prestazioni, analisi, dati cefalometrici e programmazione, tutto nella soluzione XDENT Clinic for Ortho che si avvale dell’accordo con Outside Format per trasferire tutti i dati e le misurazioni cefalometriche necessarie da Deltadent a XDENT Clinic For Ortho, e viceversa, permettendo di lavorare con una visione d’insieme completa e programmata nel tempo.

  • Pieno controllo su contabilità e fatturazione elettronica
    Un software gestionale evoluto è capace anche di gestire internamente funzioni fondamentali per lo studio, come la contabilità e la fatturazione elettronica, che in questo modo non sono esternalizzate. Con XDENT ottimizzare i tempi di stesura e accettazione dei preventivi, verificare la situazione contabile di ogni paziente, gestire acconti e saldi, fatturare attraverso la scheda paziente non è mai stato così semplice. Con la soluzione XDENT 730, inoltre, il gestionale per studio dentistico consente di assolvere agli obblighi normativi per la trasmissione al MEF Sistema 730 in modo semplice e trasparente senza dover reinserire i dati delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti e in modo affidabile. La fatturazione elettronica, invece, gestisce cicli attivi e passivi con estrema semplicità e senza limite di numero fi fatture in formato XLM e con firma digitale dei documenti.

  • Gestione ottimizzata della sala d’attesa
    Anche il tempo che i pazienti trascorrono in sala d’attesa è importante e un software gestionale è senza dubbio un valido alleato nella creazione di una positiva esperienza di attesa oltre che di accoglienza all’interno dello studio dentistico. Registrare l’arrivo in studio di un paziente senza necessariamente la presenza di un operatore, o compilare in autonomia i questionari di anamnesi e tutte le informazioni necessarie direttamente sull’iPad, controllare direttamente su un monitor o sul proprio smartphone i tempi di attesa: sono processi che se ottimizzati consentono al personale medico di concentrarsi su attività più importanti, aumentandone la produttività. Anche i costi operativi e di gestione dello studio sono ridotti al minimo e l’efficienza del personale è migliorata. Perché il “successo” di uno studio dentistico passa soprattutto dalla soddisfazione dei pazienti e che molte volte si esprime in un positivo passaparola.

Il software gestionale che aiuta a dematerializzare

Quelli che stiamo vivendo sono anni in cui anche in campo medico è forte l’invito e allo stesso tempo l’esigenza alla digitalizzazione, che porta ad un inevitabile processo di dematerializzazione. Abbandonare le “care e vecchie” carta e penna forse potrebbe muovere qualcuno a nostalgia, ma guardando al presente è una scelta intelligente, non solo dal punto di vista logistico e organizzativo, ma anche da quello della sicurezza. Tradizionalmente ogni paziente ha una sua cartella cartacea che di visita in visita, trattamento dopo trattamento, diventa un faldone sempre più corposo e talvolta ingombrante. Recuperare informazioni importanti celermente può essere un’impresa, mentre sono reali di rischi di perdita o danneggiamento dei dati. Per questo un software gestionale per dentisti come XDENT fornisce molteplici soluzioni per la dematerializzazione.

– Permette l’archiviazione dei dati con sistemi avanzati di crittografia, garantendo l’impossibilità a terzi di leggere i dati sia nel caso di accesso al disco del computer, sia nel caso di accesso ai dati trasmessi sulla rete internet.

– Accesso facilitato ai dati clinici e contabili, tutto è a portata di mano con conseguente risparmio di tempo, energie e risorse.

– Eliminazione di documenti cartacei da stampare, far firmare e conservare, grazie al sistema di firma elettronica su tavoletta grafica e associazione di tutti i documenti firmati direttamente nelle cartelle dei pazienti.

– La sicurezza dei dati è garantita anche grazie a soluzioni di backup avanzato che forniscono spazio per archiviare automaticamente in forma crittografata tutti i dati presso un server remoto, con tecniche differenziali che trasferiscono solo quelli modificati.

– La soluzione di Fatturazione Elettronica consente la trasmissione e la ricezione sicura con il Sistema di Interscambio, gestione degli esiti e conservazione delle fatture per 10 anni, secondo gli obblighi di legge, oltre a poter salvare le fatture in formato pdf senza obbligo di stampa.

Comunicare dentro e fuori dallo studio per migliorarne l’immagine

Il rapporto tra medico e paziente è basato soprattutto sulla fiducia e sulla conoscenza; una “fidelizzazione” profonda che porta un paziente ad affidare la propria salute nelle mani di questo a quell’altro medico. E proprio come ogni altro rapporto, quello tra dentista-paziente per funzionare ha bisogno di una sana comunicazione.
Il software gestionale XDENT è in grado di fornire strumenti adeguati di comunicazione e altresì di marketing odontoiatrico per migliorare l’immagine dello studio e fidelizzare i pazienti/clienti.

– Attraverso un sistema si invio di Sms, verso il singolo paziente o verso un target ben preciso che è possibile delineare attraverso il gestionale, si possono comunicare orari di apertura o chiusura, inviare remaind e informazioni.

– Attraverso l’App XINFO, compatibile con sistemi operativi iOS e Android, è possibile comunicare in modo smart e personalizzato; ricevere richieste o conferme di appuntamento direttamente sul planner di XDENT e con promemoria automatici. XDENT fornisce in questo modo un ambiente privilegiato in cui scambiarsi informazioni, chattare, consultare piani di cura pregressi e in corso e controllare la propria situazione contabile. È anche in questo modo che il paziente si sente al centro dell’attenzione e soddisfatto del servizio fornitogli.

– Anche la comunicazione interna allo staff dello studio è facilitata con XDENT, grazie alla pratica XChat, un canale privilegiato e protetto di comunicazione dedicato agli operatori di studio, consigliato soprattutto per le strutture complesse che hanno più sedi sparse sul territorio e che non vogliono necessariamente usare il telefono.

Per concludere 

Abbiamo compreso come il futuro dello studio dentistico, di qualsiasi tipologia esso sia, non può prescindere da processi di profonda informatizzazione, capaci anche di innalzarne gli standard produttivi e la redditività, oltre che la soddisfazione del paziente. 

Molti studi hanno deciso e continuano ad affidarsi a XDENT come “partner” fidato ma soprattutto efficiente. Medici, assistenti, operatori di segreteria e tutte quelle figure che all’interno dello studio odontoiatrico utilizzano il software gestionale XDENT hanno subito visto rivoluzionata in meglio il proprio lavoro. Velocità, chiarezza, risparmio di tempo, maggiore organizzazione, accuratezza, più tempo da dedicare ai pazienti sono le peculiarità che i nostri clienti apprezzano maggiormente del nostro software, di cui ormai non possono fare più a meno. 

Essere presenti online, quanto è importante per i dentisti?

Essere presenti online, quanto è importante per i dentisti?

Saper conciliare l’attività professionale con la presenza online può essere semplice e allo stesso tempo molto vantaggioso per lo studio dentistico. Ecco 5 semplici consigli di marketing odontoiatrico da attuare subito.

22 Ottobre 2020 | Consigli e guide pratiche

Essere presenti online per i dentisti

In un mondo fortemente digitalizzato come quello in cui viviamo, ogni dubbio, ogni ricerca di curiosità e informazioni di qualsiasi tipo viene molte volte (forse troppe) affidata ai motori di ricerca. Google in primis.
Noi chiediamo e Google risponde, noi cerchiamo e Google trova.
Purtroppo questo meccanismo viene applicato anche per diagnosi casalinghe e approssimative di patologia talvolta immaginarie e ingigantite, generando stati di ansia e paranoie infondate. Ed è questo un comportamento da sradicare.

I motori di ricerca molte volte, invece, vanno in soccorso di malati e pazienti proprio nella ricerca di medici e soprattutto specialisti a cui rivolgersi. Utili possono rivelarsi infatti le informazioni e i pareri di altri pazienti reperibili nelle community digitali, ma ancora più utile per il paziente e soprattutto per il medico è essere presenti online e quindi farsi trovare in maniera chiara e semplice.

Per gli studi dentistici questo meccanismo può talvolta fare la differenza nell’apporto di nuovi pazienti: essere presenti online significa avere un ulteriore canale privilegiato di contatto e altresì di prenotazione di appuntamenti.
Tutto questo rientra in precise strategie di marketing odontoiatrico che ogni professionista può adottare. Ecco allora i nostri 5 consigli vincenti di marketing pensati per i dentisti che vogliono confermare la propria presenza digitale.

1. Creare una scheda aziendale completa e precisa di Google My Business

Nessuno può ormai esimersi da Google e per essere trovati nel suo sterminato universo è consigliato essere sempre ben visibili e soprattutto posizionati su Google Maps e Google My Business.
In questo modo, con una scheda e delle informazioni verificate e sempre aggiornate il paziente, o futuro tale, può reperire il numero telefonico dello studio e con un solo gesto chiamare direttamente dalla scheda My Business. Oppure può seguire il link del sito per fissare un appuntamento in maniera diretta scegliendo giorno e ora più congeniali. Sempre nella scheda Google, è inoltre fortemente raccomandato che ci siano almeno 5 recensioni utili e verificabili di altri pazienti e delle immagini dello studio e del dentista stesso affinché l’utente possa familiarizzarci ancor prima di varcare la porta dello studio.
Investire tempo nella propria scheda di Google My Business è senza dubbio tempo speso bene. Essere presenti online significa avere un ulteriore canale privilegiato di contatto e altresì di prenotazione di appuntamenti.

2. Essere presenti online e sui portali di recensioni più importanti

Alcune recensioni sono già presenti su Google ma esistono altresì numerosi portali dedicati alle recensioni dei clienti/utenti/pazienti che sono una grande fonte di scambio di informazioni ma anche una sorta di biglietto da visita per il dentista stesso.
In questo modo è possibile costruire una digital reputation degna di nota. I portali per il rating sono molto apprezzati dagli utenti e per questo devono essere fortemente presi in considerazione dai professionisti.
Ne esistono, tra l’altro, di diversi tipo, da quelli gratuiti a quelli con pacchetti a pagamento con prezzi contenuti, ma che assicurano un migliore risultato.

3. Un sito web ben fatto e soprattutto ottimizzato per dispositivi mobili

La maggior parte delle ricerche che possiamo definire di utilità quotidiana sono eseguite con dispositivi mobili. Proprio per questo è imprescindibile che un sito sia “mobile responsive”, che sia facilmente consultabile e leggibile da smartphone, che riesca a caricare in tempi brevissimi e, perché no, abbia un a grafica piacevole e accattivante.
È provato, infatti, che un tempo di attesa superiore ai quattro secondi spinga più facilmente l’utente ad abbandonare il sito prima ancora che la pagina sia caricata in maniera anche parziale. Di conseguenza un sito che risponde a tutte queste caratteristiche porterà più facilmente all’acquisizione di un nuovo paziente.

4. Possibilità di fissare un appuntamento sul sito o attraverso un’app

Decidere direttamente in che giorno e a che ora poter andare dal dentista è un piccolo “lusso” che il paziente predilige. È possibile infatti dare la possibilità di fissare un appuntamento direttamente con un modulo dedicato sul sito dello studio, evitando in questo modo chiamate e attese telefoniche per il paziente, ma è anche un bel vantaggio per gli operatori di segreteria dello studio che in questo modo riceverebbero meno telefonate e potrebbero dedicare il proprio tempo in altre attività più utili. Un altro modo pratico e veloce per fissare un appuntamento è attraverso applicazioni per dispositivi mobili.
Questo non significa che ogni studio debba far sviluppare una propria app, magari con investimenti anche troppo dispendiosi. Esistono infatti software gestionali come XDENT, dotati di applicazioni smart, come XINFO, da poter far scaricare comodamente e gratuitamente ai propri pazienti e che consentono loro di fissare appuntamenti con lo studio, oltre a ricevere news e aggiornamenti, consultare il piano terapeutico e molto altro ancora.

5. Feedback, feedback e ancora feedback

Ogni azione messa in atto dallo specialista in ambito di marketing odontoiatrico può risultare realmente efficace se vi è un ritorno di informazioni, ovvero di feedback da nuovi e vecchi pazienti.
Soprattutto i pazienti maggiormente fidelizzati, con cui si è instaurato un rapporto di fiducia ma anche in un certo senso familiare, possono essere la prova del nove per comprendere se quella intrapresa è la strada giusta anche nel mondo digitale. Sono i pazienti veri “brand ambassador” dello studio da tenere sempre in considerazione e che possono testimoniare a favore dell’odontoiatra. per questo è importante richiedere feedback attivamente, soprattutto se presenti online.

Poche e semplici mosse, dunque, che possono davvero fare la differenza e portare a risultati notevoli.
Basta semplicemente ambientarsi nel mondo online e comprendere che il virtuale può essere davvero un grande e prezioso alleato della studio dentistico.

Come scegliere il miglior software gestionale per dentisti

Come scegliere il miglior software gestionale per dentisti

Quali sono le caratteristiche irrinunciabili per un software gestionale per dentisti? In un contesto di estrema digitalizzazione, ecco come un gestionale può migliorare e ottimizzare tempi, attività e costi di uno studio odontoiatrico.

8 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Software gestionale per dentisti, come sceglierlo

Guardiamoci intorno: il nostro mondo è diventato digitale. È innegabile che la dimensione analogica è stata archiviata anni fa e che tutto ormai passa dalla tecnologia, diventata compagna di vita e di lavoro in tutti i settori. E questo vale anche per la sanità, inclusi gli studi odontoiatrici: anche qui la digitalizzazione, attraverso software gestionale per dentisti dedicati, è entrata prepotentemente nella gestione delle pratiche amministrative, nell’organizzazione dell’agenda, nella conservazione delle cartelle cliniche, nella contabilità e fatturazione, nel marketing, nella razionalizzazione degli acquisti e nel magazzino. Sostanzialmente in ogni aspetto della gestione di uno studio dentistico, fornendo un apporto prezioso in termini di pianificazione e controllo, con notevoli risparmi di tempo e costi.

I 5 vantaggi irrinunciabili per un software gestionale odontoiatrico

Buona parte degli studi dentistici può oggi contare su un programma gestionale da considerare a tutti gli effetti il cervello e il sistema nervoso dell’ambulatorio: è da qui che passa tutto, è uno snodo cruciale per la vita quotidiana dello studio sotto diversi punti di vista. In via generale, è possibile evidenziare almeno cinque vantaggi diretti riconducibili all’impiego di un software gestionale per dentisti al servizio degli studi. Cinque elementi che, combinati fra loro, determinano l’efficacia e l’efficienza dello studio, a tutto vantaggio della struttura e quindi dei pazienti.

1. Massimo supporto organizzativo

L’apporto più evidente è in chiave organizzativa, in quanto il software gestionale per dentisti è in grado di fornire al personale addetto alla segreteria un supporto indispensabile per pianificare l’attività dello specialista, coordinarne gli impegni, aggiornare l’agenda e risolvere in tempo reale gli imprevisti.
L’organizzazione inizia prima ancora che il paziente si presenti per l’appuntamento che, nei fatti, è solo una delle tessere che compongo il puzzle dell’ottimizzazione delle diverse attività. Tanto per iniziare, gli appuntamenti vanno concordati cercando di incastrare le esigenze del paziente che molto spesso ha fretta, se non addirittura urgenza di farsi curare, con la disponibilità del medico in relazione agli impegni già presi con altri utenti. Quando il paziente arriva in studio, c’è altro da ottimizzare: l’accoglienza, gestione della sala d’attesa e una serie di altre esigenze che vanno personalizzate su misura rispetto al singolo studio dentistico. Dopo la visita e la prestazione sanitaria, inizia una serie di altre attività amministrative da seguire. Se dopo l’appuntamento deve iniziare un ciclo di trattamenti, anche questa variabile va considerata.

È evidente, quindi, che la gestione di uno studio dentistico è quanto mai complessa: il segreto per il successo sta nel sistemare alla perfezione tutte le tessere del puzzle descritto. In che modo? Ecco che la tecnologia arriva in soccorso: la risposta è offerta da un adeguato software gestionale per dentisti. Basti pensare agli innumerevoli vantaggi che è possibile ottenere dalla sostituzione dell’agenda tradizionale ossia quella cartacea, all’inserimento dell’agenda digitale: possibilità immediata di modifica e aggiornamento, personalizzazione in base alle mutevoli esigenze.

2. Ottimizzazione dei costi

In secondo luogo, bisogna considerare i benefici sul piano del risparmio. Quante volte ci si accorge (tardi) di acquisti doppi o, al contrario, della mancanza di materiali di consumo quando se ne ha bisogno. Gli approvvigionamenti sono una criticità che non può essere gestita “manualmente”, specialmente in un contesto di lavoro frenetico come quello dello studio dentistico che, per complessità gestionale e giro d’affari, dovrebbe essere considerato alla stregua di un’azienda a tutti gli effetti.

E ancora una volta il miglior software gestionale viene in soccorso del dentista grazie all’elaborazione di report sul controllo di gestione, in grado di offrire un quadro sull’andamento economico e finanziario dell’attività, sull’operatività dello studio e sulle azioni da porre in essere per migliorarne la redditività.

3. Un’immagine dinamica

Terzo vantaggio dell’uso del gestionale per dentisti è legato alla buona percezione in termini di professionalità e di modernità che viene trasferita agli utenti. Quanto più professionale è la struttura, tanto più soddisfatti saranno i pazienti i quali, a loro volta, diventano lo strumento più affidabile per ampliare l’orizzonte dello studio, contribuendo col passaparola ad aumentare il numero dei clienti. Il paziente che ha trovato la risposta giusta e la soluzione perfetta alle sue necessità, parlerà in termini positivi e consiglierà lo studio alla cerchia delle sue conoscenze: familiari, amici e colleghi di lavoro. Questo è il sistema più efficace per mettere in moto i meccanismi di marketing, che i migliori software gestionali per gli studi odontoiatrici, peraltro, tendono a sviluppare.

4. Tutela della privacy

Il software gestionale per dentisti fornisce anche un contributo importante dal punto di vista della sicurezza nel trattamento dei dati personali dei pazienti (un obbligo di legge previsto dalle nuove normative europee GDPR).
Le informazioni che transitano in ogni struttura sanitaria, si riferiscono a dati “sensibili” in quanto riguardano lo stato di salute delle persone. Ed è per questo motivo che diventa essenziale garantire in ogni momento una protezione informatica adeguata. Dal punto di vista pratico, questo significa che è compito dello studio dentistico “blindare”, vale a dire mettere al riparo, tutte le cartelle cliniche e i dati in esse contenuti, dalle radiografie alle diagnosi, fino ai dati contabili.

5. Lavorare in mobilità

In ultimo, un gestionale per dentisti davvero efficiente offre soluzioni in cloud e su dispositivi mobili, che consentono ai professionisti di avere il proprio studio a portata di mano, praticamente sempre e dovunque voglia, superando quindi gli ostacoli del tempo e dello spazio. Talvolta è sufficiente uno smartphone o un tablet e una connessione internet per disporre di ogni possibile informazione.
Lo stesso vale per il personale addetto alle attività di segreteria o infermieristica, oppure nel caso di dentisti che hanno più sedi o di studi associati. Ciascuno avrà un diverso grado di autorizzazione e potrà consultare o modificare solo le aree di propria pertinenza.
Anche in mobilità, quindi, il gestionale consente l’accesso e l’aggiornamento dell’agenda e di tutta la documentazione dello studio, da quella sanitaria a quella amministrativa, con un semplice click.

Software gestionali per dentisti a confronto

A questo punto, la domanda da fare è la seguente: il tuo studio dentistico è tecnologico? E poi: nel caso sia già stato installato un software, è il caso di chiedersi quanto sia efficace in termini di sicurezza, affidabilità e servizi.

Procediamo con ordine. La strada che porta alla scelta del miglior software gestionale per dentisti, deve necessariamente partire dalla definizione delle specifiche esigenze dello studio. Alcuni bisogni possono infatti essere comuni a tutti i professionisti del settore ma ogni studio ha sue priorità e criticità. Bisogna focalizzarsi su quali fasi del processo di erogazione del servizio è indispensabile informatizzare; quali fasi organizzative è opportuno automatizzare, se sono necessarie azioni di dematerializzazione o di ottimizzazione gestionale. E ancora: l’agenda degli appuntamenti funziona? La sala d’aspetto necessita di miglioramenti? Il processo di informatizzazione va esteso agli aspetti contabili?

Non esiste una tecnologia perfetta per tutti. Ogni studio ha bisogno di un “abito su misura”.

Una volta metabolizzati questi aspetti, è il momento di passare alla scelta degli strumenti più idonei a raggiungere gli obiettivi, guardando naturalmente al rapporto tra qualità e prezzo del prodotto informatico. Come è noto, non è una decisione semplice: di software gestionali in commercio, infatti, ce ne sono diversi.

Scegliere il fornitore affidabile

Un criterio sempre valido per la scelta riguarda l’affidabilità del fornitore. Siamo davanti ad una piccola software house di provincia oppure di una multinazionale leader nel campo dei software gestionali sanitari?
Non è una questione di poco conto: non si può ignorare l’eventualità – soprattutto considerando le contingenze storiche – che un piccolo fornitore possa trovarsi in difficoltà e quindi ridurre le sue capacità di assistenza tecnica o addirittura arrivare alla chiusura dell’attività, col rischio di ritrovarsi con un pugno di mosche in mano. La grande azienda, invece, difficilmente potrà “chiudere” e abbandonare i propri clienti; un grande gruppo è una garanzia per il futuro e la tranquillità del professionista del settore dentale.

E ancora: è decisamente consigliato selezionare fornitori con una fitta rete di agenti commerciali e consulenti presenti sul territorio, che possono seguire tutte le esigenze dello studio, dal reperimento delle informazioni al momento della scelta, fino all’acquisto del software gestionale, installazione e assistenza.
Questo aspetto è cruciale ma viene spesso trascurato: in caso di problemi, di qualsiasi natura, molti rivenditori di software gestionali per dentisti offrono esclusivamente consulenza a distanza, nessun rapporto “umano”, nessun referente con cui poter parlare e a cui spiegare le difficoltà riscontrate o a cui chiedere anche semplicemente consigli di utilizzo. Meglio scegliere, dunque, un gestionale che garantisca assistenza e consulenza anche presso la propria sede, che abbia persone fisiche e non “virtuali” su cui poter contare.

Le variabili, come è evidente, sono molte e la scelta è tanto importante quanto complessa.
Ma non impossibile con i consigli giusti.

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