Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Approfondimento sul duplice ruolo del professionista che, oltre ai propri pazienti, deve “curare” anche il proprio business. Attività per la quale non tutti gli odontoiatri hanno una naturale predisposizione. Ecco perché alcuni strumenti gestionali digitali possono rappresentare un’àncora di salvezza per una perfetta gestione aziendale

15 Marzo 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Dentista imprenditore

Dentista oppure dentista imprenditore? Mai come oggi è opportuno porsi questa domanda per riflettere sulla reale complessità di questa professione e capire in quale contesto lavora ogni giorno l’odontoiatra e quali sono le sue incombenze e responsabilità.

Negli ultimi anni, la professione ha subìto un’evoluzione verso una maggiore complessità manageriale, figlia della crescente concorrenza che si registra nel settore delle cure dentarie e sull’onda lunga di quanto sta avvenendo all’intero comparto sanitario. Il motivo è presto detto: chi è titolare di uno studio dentistico è chiamato sempre di più a dedicare parte del proprio tempo per occuparsi in prima persona di una serie di attività strategiche e gestionali. La scelta dei fornitori e la frequenza degli ordini, l’amministrazione e contabilità, le scelte di marketing e comunicazione dello studio, definizione di prezzi, tariffe e sconti, la gestione del personale, il monitoraggio sull’andamento di costi e ricavi, il magazzino, il rapporto con le banche e la leva finanziaria, la misurazione della customer satisfaction, ecc. Un ginepraio di attività molto distanti dagli studi delle facoltà di medicina e, spesso ma non sempre, dalla reale vocazione del dentista.

Migliorare quantità e qualità del lavoro, nel rispetto della deontologia

Il complesso ventaglio delle attività da seguire richiede una gestione che non può essere miope ma deve tendere al costante miglioramento. La concorrenza, infatti, è sempre pronta ad approfittare di ogni sbavatura.

Lo studio dentistico efficiente si pone obiettivi quantitativi e qualitativi: da una parte una serie di miglioramenti organizzativi, di misure partiche e di piccoli accorgimenti finalizzati ad aumentare il numero dei pazienti; dall’altro l’obiettivo qualitativo, inteso come fidelizzazione dei clienti, la capacità di conservare uno “zoccolo duro” di pazienti che torneranno di anno in anno per le visite di controllo o per la pulizia dei denti.

Si tratta di traguardi che si traducono in fatturato e che vanno perseguiti, è sin troppo ovvio sottolinearlo, nel rispetto dei principi deontologici dell’etica professionale. E se il giuramento di Ippocrate può sembrare un vincolo, nell’arena competitiva della sanità la tutela dei diritti del paziente sono una regola che vale per tutti medici imprenditori, dunque anche per il dentista imprenditore.

Lo studio dentistico è un’azienda al cento per cento

La realtà è questa e bisogna prenderne atto, se si vuole continuare a curare i pazienti e guadagnare. Questo significa essere un dentista imprenditore.

Per essere davvero bravo, un dentista deve essere tecnicamente ineccepibile ma deve essere anche in grado di assumersi il giusto rischio d’impresa. Perché senza profitto, il professionista sarà prima o poi costretto a chiudere bottega. Se manca il controllo sui costi, se non si riesce a garantire entrate adeguate, o se il saldo finanziario resta troppo a lungo in area negativa, è evidente che lo studio dentistico non avrà ossigeno, attraverserà la tempesta della crisi e il medico (o chi per lui) sarà obbligato a scrivere la parola fine. È esattamente quel che avviene per le aziende: né più né meno. Ogni giorno, ad esempio, chiudono fabbriche italiane del manifatturiero con grandi qualità artigiane e maestranze di alto livello, perché non sono state magari in grado di fronteggiare la concorrenza estera. E lo stesso capita agli studi dentistici, dove c’è magari uno specialista bravissimo nel suo mestiere, ma che non è stato capace di diventare un imprenditore al cento per cento.

Non sottovalutare la gestione dell’agenda

Vediamo quali sono le attività sulle quali è possibile agire con razionalità per limitare errori e inefficienze.

Partiamo dalla gestione degli appuntamenti dei pazienti. È necessario fare attenzione a diluire le visite durante tutta la settimana lavorativa e nell’arco della giornata per evitare che ci siano “buchi” o, al contrario, situazioni di sovraffollamento.

Questa tipologia di attività è quella che tradizionalmente rimanda alla cosiddetta agenda degli appuntamenti del dentista: il registro cartaceo è inadeguato superato; occorre passare alla registrazione e gestione digitale. Grazie alla disponibilità di software gestionali per dentisti che permettono aggiornamenti in tempo reale, è oggi possibile fronteggiare rapidamente ogni emergenza: una visita da rimandare o da posticipare di qualche ora o ancora da anticipare, sia su richiesta del paziente che dell’odontoiatra. Il tutto con pochi click e con immediato riscontro all’utente.

La tecnologia come strumento di promemoria per il paziente

Un software gestionale per dentisti di qualità, consente anche di ricordare ai pazienti data e ora dell’appuntamento. Il biglietto di carta sul quale annotare il giorno della visita è ampiamente superato: meglio puntare su Sms, messaggi e email, con il valore di promemoria per i pazienti. Col vantaggio che ogni richiesta di modifica, sarà acquisita automaticamente dal sistema.

Una soluzione che permette anche di alleggerire il carico di lavoro per personale addetto alla segreteria il quale, di conseguenza, avrà più tempo per occuparsi alle altre incombenze richieste dal nostro dentista imprenditore che, come stiamo cercando di dimostrare, dovrà dedicate lo stesso impegno che riserva ai pazienti, per gestire i propri collaboratori e la gestione organizzativa generale.

Risorse umane: massimizzare il contributo di ciascuno

Gestire le risorse umane è una delle attività d’impresa più complesse, in quasi ogni settore dell’economia. E quindi, a maggior ragione, per il dentista che è il Dominus assoluto e incontrastato quando maneggia il trapano odontoiatrico, ma che davanti alle mansioni di un segretario o di un impiegato amministrativo non sempre è all’altezza.

Ecco perché il professionista è chiamato a valutare la qualità del lavoro del suo team e dovrà intervenire per massimizzare il contributo del singolo, ad esempio con la leva della motivazione, stabilendo turni di lavoro efficienti oppure differenziando le mansioni. Allo stesso modo, dovrà valutare se ci siano o meno le condizioni per eventuali nuove assunzioni oppure se, al contrario, non si può evitare di apportare tagli al personale per far quadrare i conti. Esattamente come avviene in qualsiasi azienda.

Adempimenti legislativi e scadenze fiscali: una giungla

L’aspetto probabilmente più complesso è quello contabile: il dentista dovrà annotare costi e ricavi e dovrà suddividere entrambe le categorie in capitoli per avere una fotografia veritiera delle condizioni di salute del suo studio. In questo modo sarà nelle condizioni di capire cosa pesa maggiormente sul bilancio di fine anno e contestualmente quali siano le prestazioni dentistiche maggiormente richieste. Non solo. Il dentista è chiamato a gestire la contabilità nel rispetto delle disposizioni di legge, come quelle in materia di fatturazione elettronica. E a rispettare le scadenze fiscali. Una giungla di leggi, normative, date, modelli da scaricare e compilare. Senza considerare la necessità di archiviare tutta la documentazione prodotta (in piena sicurezza informatica).

Fare affidamento alla calcolatrice e ai registri della contabilità non basta. Anche la gestione della contabilità è diventata digitale: un valido aiuto in termini di semplificazione nella registrazione delle operazioni e di costante monitoraggio delle stesse è offerta da software gestionali per dentisti di ultima generazione, indispensabili per gestire lo studio medico con approccio imprenditoriale.

Ascoltare le valutazioni dei pazienti e incentivare il passaparola

Il dentista imprenditore ha a cuore il marketing della sua impresa: deve essere sempre pronto a percepire ogni segno di insoddisfazione del paziente e correre prontamente ai ripari. Allo stesso modo deve valorizzare i punti di forza dello studio. Sotto questo punto di vista, il dentista è chiamato a svolgere un’attentata attività, nella consapevolezza che solo i pazienti soddisfatti potranno continuare ad affidarsi al suo lavoro e diventeranno, allo stesso tempo, i migliori promoter (o influencer, come si dice oggi) dello studio. Solo chi ha trovato le giuste risposte alle proprie esigenze, potrà consigliare il dentista a parenti, amici e colleghi di lavoro. Il passaparola è una forma di promozione o, se si preferisce, di pubblicità che non passa mai di moda. Resiste persino all’evoluzione della tecnologia e anzi subisce un’accelerazione.

La leva della comunicazione digitale

La pubblicità e la promozione dell’attività non è cosa semplice. Oltre tutto, fino a pochi anni fa, gli iscritti all’Ordine dei medici non potevano nemmeno pubblicizzare le proprie attività. È quindi un campo ancora poco esplorato ma in rapida evoluzione. Dall’advertising tradizionale su giornali, radio e tv, si sta passando sempre di più alle sponsorizzazioni tramite social network e gli investimenti in Google, per riuscire ad essere più competitivi sulla facilità di reperimento in internet. Un tema che si incrocia con la “web reputation” e la capacità di orientare verso il segno positivo commenti e recensioni.

Se la comunicazione sanitaria è sempre stata complessa, oggi, sembra quasi inestricabile. Eppure, è anche su questo tema, come su tutti i punti evidenziati in precedenza, che il dentista imprenditore verrà valutato dal mercato.

Lo strumento migliore per il dentista imprenditore? Naturalmente XDENT!

Scopri il gestionale per dentisti capace di ottimizzare attività e costi

a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria

Gestione delle chiamate telefoniche, ecco come farlo al meglio!

Gestione delle chiamate telefoniche, ecco come farlo al meglio!

La giornata di ogni studio medico dentistico è scandita dal trillo dei telefoni: suona la linea fissa, il telefono mobile e le notifiche social. Tutti mezzi di contatto tra professionista e i suoi pazienti, ma come gestirli al meglio?

19 Febbraio 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Gestione delle chiamate telefoniche dello studio

Avete mai provato a calcolare il numero di chiamate che devono gestire ogni giorno gli studi odontoiatrici? E il loro impatto sulla qualità del lavoro dello staff del dentista?

Chi lavora in segreteria, al desk dello studio dentistico o di una clinica odontoiatrica sa bene che possono esserci giornate infernali, durante le quali i telefoni non danno tregua. La gestione delle chiamate diventa un incubo.

Decine e decine di chiamate in entrata, ciascuna con diverse richieste ed esigenze. E nel caso in cui ci sia una sola persona in accettazione oppure se lo studio non si è dotato di un adeguato software gestionale per dentisti, è evidente la difficoltà nel rispondere a tutti e nel fornire loro risposte adeguate, con una serie di ripercussioni negative sullo studio e sul rapporto di fiducia con i pazienti.

“Pronto, come posso esserle utile?”

C’è chi chiama per un’emergenza sanitaria, chi per ricevere informazioni su prestazioni, tariffe, preventivi, modalità di pagamento o per prendere un appuntamento. C’è chi ha già una data fissata ma chiede di rinviare orario o giorno concordato, chi chiede l’annullamento della visita per impegni familiari o di lavoro. Ma non è finita qui. Perché ci sono anche le chiamate dei fornitori, degli informatori farmaceutici, dei consulenti, e magari anche qualche chiamata personale urgente… E che dire delle chiamate che rimangono senza risposta, magari perché l’addetto alla segreteria è impegnato in altre attività? Talvolta, nella gestione delle chiamate, perdere una telefonata può significare perdere pazienti per lo studio odontoiatrico.

Un quadro che, benché tracciato a grandi linee, mette in evidenza quanto rispondere al telefono sia in realtà una complessa attività multitasking che richiede una corretta organizzazione per garantire un efficace servizio telefonico.

Alcuni consigli per gestire meglio le telefonate

Ci sono diverse ricette per impedire che i telefoni impazziscano (e, con loro, anche il personale di segreteria!).

Certamente c’è chi sceglie di assumere una o più persone alle quali affidare il compito esclusivo di gestione delle chiamate in entrata; una soluzione percorribile ma che comporta costi importanti. Senza tralasciare il rischio che i dipendenti, nel momento in cui sono indirizzati allo svolgimento di una sola mansione, possano perdere entusiasmo e, a lungo andare, possano accumulare stress sino ad arrivare alla decisione di mettere fine al rapporto di lavoro. Per lo studio dentistico questo significa la ricomparsa del problema a cui si aggiunge l’onere di cercare, selezionare e formare una nuova persona.

Altri studi scelgono addirittura di affidarsi a un centro di prenotazione esterno dedicato. Una soluzione certamente pratica ma sulla quale non c’è garanzia di alta qualità del servizio. I pazienti possono comunque finire per essere messi in attesa e potrebbero patire la mancanza del rapporto personale diretto con lo studio.

I dentisti più lungimiranti, invece, preferiscono optare per soluzioni più tecnologiche e risolutive. Quali?

Innovazione e tecnologia sono i veri alleati

Nella società della comunicazione, la tecnologia diventa un alleato prezioso per gestire le chiamate in entrata.

I migliori software gestionali per dentisti devono disporre anche di soluzioni altamente tecnologiche e performanti per la gestione delle chiamate. Proprio come XDENT che integra anche la gestione completa delle comunicazioni Voice over IP (telefonate VoIP), oppure un sistema semplificato, come il nuovissimo Xphone CLIP Module.

Il sistema VoIP, che sfrutta la rete internet per effettuare e ricevere le chiamate, ad esempio, può fornire enormi vantaggi, anche in termini di costi, azzerando le bollette telefoniche. Operativamente questo significa molte cose:

  • per ogni chiamata, sia in entrata sia in uscita, il software lascerà una traccia e un promemoria (anche dei tentativi di chiamata non andati a buon fine);
  • ci sarà perfetta integrazione tra le informazioni presenti nel software (scheda anagrafica del paziente, agenda degli appuntamenti, conti ancora da pagare, ecc.) e la singola telefonata e l’operatore di segreteria potrà aggiornare in tempo reale il software con le indicazioni che riceverà dall’utente;
  • in questo modo lo spostamento di una visita o un annullamento sarà molto più semplice e preciso;
  • grazie al sistema di messaggistica interna integrato nel gestionale, il personale potrà dialogare col dentista e scambiare informazioni in tempo reale, riducendo i tempi d’attesa per il paziente.

Un piccolo grande aiuto: Xphone CLIP Module

CGM ha sviluppato una soluzione tecnologica che permette di identificare le chiamate telefoniche in entrata, prima ancora che il personale dello studio risponda. In un piccolo sistema hardware, con un costo davvero contenuto, è racchiusa una grande rivoluzione per lo studio.

Con Xphone CLIP Module ogni chiamata è identificata prima di rispondere e con un semplice click è possibile avere accesso a tutte le informazioni utili per gestire la conversazione col paziente.

Con la chiamata in entrata sullo schermo del pc appare una schermata automatica con le indicazioni anagrafiche per paziente già registrato. Dalla schermata è possibile avere rapido accesso al planning per verificare oppure segnare un nuovo appuntamento; è possibile altresì entrare direttamente nella cartella clinica del paziente, gestire le comunicazioni con lo stesso e se attivo visualizzare un allarme contabile per aggiornare la sezione pagamenti

Nel caso in cui, invece, si tratti di un numero sconosciuto, magari di un nuovo paziente, è possibile registrarlo in modo semplice e rapido.

Così facendo vengono ridotti notevolmente i tempi di lavoro all’interno dello studio dentistico o della clinica odontoiatrica, con l’ulteriore conseguenza che il personale addetto alle attività di segreteria può svolgere altre incombenze, senza essere sottoposto allo stress delle telefonate. Viene anche ridotto il rischio di commettere errori, per esempio di confusioni tra un paziente e un altro.

Disporre di informazioni corrette già sistematizzate nell’anagrafica dell’utente e avere una traccia digitalizzata di tutti gli scambi intercorsi, in modo tale da non dispendere informazioni, crea fidelizzazione e percezione di alta qualità.

Perché rendere la propria comunicazione più efficace, tempestiva e chiara è un percorso irrinunciabile per stabilire un filo diretto con i pazienti.

Scopri XPHONE CLIP MODULE

Una piccola soluzione hardware, dal costo davvero contenuto, per una grande rivoluzione del tuo studio!

a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria

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