Contabilità dello studio dentistico, ecco come migliorarla e semplificarla

Contabilità dello studio dentistico, ecco come migliorarla e semplificarla

Avere una gestione informatizzata della contabilità dello studio dentistico consente di avere sempre il polso della situazione seguendone l’andamento. Ma come renderla semplice, veloce e soprattutto informatizzata? Scoprilo con i consigli di XDENT.

30 Giugno 2022 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Contabilità dello studio dentistico

Per il dentista è fondamentale avere sotto controllo la contabilità dello studio dentistico. Grazie a questa attività, infatti, il dentista può verificare l’andamento finanziario del proprio business, analizzarne le entrate e le uscite, verificare la situazione contabile di ogni paziente, gestire le scadenze dei pagamenti ai fornitori, così come gli acconti e i saldi versati.

Un odontoiatra che non conosce la situazione economica e finanziaria del proprio studio ne mette a repentaglio la redditività e, a medio-lungo termine, il futuro.

Perché è così importante la contabilità per uno studio dentistico?

La contabilità ha un ruolo chiave nella gestione di qualunque azienda: oltre ad essere obbligatoria per legge, è infatti uno straordinario strumento di controllo dei movimenti economici dello studio dentistico.

Quando si registrano tutte le transazioni economiche, è molto più facile conoscere la situazione reale dell’esercizio e, in base a questo dato, prendere decisioni consapevoli per migliorare la gestione dello studio.

Per essere funzionale, la gestione della contabilità deve essere:

  • ordinata
  • sistematica
  • aggiornata.

Chi gestisce la contabilità di uno studio dentistico?

Nelle strutture odontoiatriche più complesse generalmente è presente un dipartimento interno che si occupa di tutte le questioni relative alle tasse, l’iva, la registrazione delle fatture elettroniche, i pagamenti da ricevere e da effettuare, ecc…

Negli studi dentistici di medie e piccole dimensioni, invece, in genere i dentisti preferiscono affidare la contabilità a un commercialista. Soprattutto negli studi non informatizzati, si tratta di una scelta naturale, anche perché per l’odontoiatra e il suo staff molte volte ridotto significherebbe avere ulteriori incombenze giornaliere, dover consultare registri contabili, compilare e registrare a mano fatture e spese. Insomma meno tempo da dedicare ai pazienti.

Una possibile soluzione sarebbe avere una gestione della contabilità condivisa con il proprio commercialista, in modo da avere il controllo in real-time delle spese che lo studio sta realizzando e del budget rimanente a disposizione. Questo modello di gestione condiviso permette al commercialista di attenzionare aspetti contabili specifici, soprattutto quelli di natura straordinaria, ad esempio in occasione di importanti acquisti o investimenti come macchinari e strutture, o anche monitorare scadenze importanti. Naturalmente questa tipologia di gestione risulterebbe quasi impossibile con strumenti tradizionali, come carta e penna.

Inoltre, la mancanza di una panoramica completa della situazione finanziaria dello studio, disponibile in tempo reale, può dare origine a problemi di gestione più profondi. Per questo motivo, anche nel caso di un piccolo studio, la soluzione migliore è sempre quella di avere una gestione della contabilità con l’ausilio di strumenti adeguati e soprattutto innovativi.

Ma come risolvere il problema della mancanza di tempo per un dentista che già deve occuparsi delle attività di routine dello studio, come ricevere e seguire tutti i pazienti? Con un software gestionale specifico per studi odontoiatrici, che permetta di gestire la contabilità in modo completo, semplice e affidabile.

Il gestionale semplice e trasparente per la contabilità dello studio dentistico

XDENT conosce bene le necessità dei dentisti. Chi gestisce uno studio odontoiatrico deve poter controllare la contabilità e il bilancio in qualsiasi momento, in modo rapido e preciso. Oltre ai conti, deve poter gestire i preventivi e le fatture al cliente, così come i pagamenti ai fornitori.

La compilazione della prima nota è un’altra incombenza chiave.

Alcuni studi odontoiatrici usano software diversi per più attività come revisionare i conti, verificare le scadenze e registrare incassi e pagamenti. Questo complica la faccenda perché le tempistiche dei controlli si dilatano e possono verificarsi incongruenze tra i dati, oltre che ritardi.

La soluzione? Un sistema unico che permetta di gestire tutta la contabilità dello studio dentistico da un solo efficiente software.

XDENT è la risposta alla richiesta di semplificazione e precisione degli odontoiatri.

Questo avanzato software gestionale per studi dentistici permette di:

  • controllare rapidamente la contabilità di uno studio (entrate, costi, spese, flusso di cassa, ecc…),
  • registrare IVA,
  • leggere, integrare ed esportare la prima nota per inviarla al commercialista,
  • creare preventivi e verificarne l’accettazione,
  • accertare la situazione contabile di ogni paziente dello studio,
  • inviare le spese sanitarie al Sistema TS (Tessera Sanitaria),
  • gestire la fatturazione attiva e passiva, anche estera, in modo illimitato,
  • gestire gli acconti e i saldi,
  • adattare i preventivi ai piani di cura, personalizzando modalità e condizioni di pagamento,
  • gestire in modo scrupoloso le relazioni con i fornitori, attraverso lo scadenziario dei pagamenti e il partitario dei fornitori,
  • amministrare con precisione il magazzino.

Perché scegliere XDENT per la tua contabilità se sei un dentista

Ogni dentista vorrebbe concentrarsi soprattutto sui propri pazienti: questo è l’unico modo per offrire un servizio di alta qualità e fidelizzare i clienti.

Purtroppo però, chi ha un’attività in proprio deve anche preoccuparsi di tutta la parte fiscale ed economica dello studio, assicurarsi che i conti siano apposto e che gli oneri fiscali siano sempre rispettati.

L’unico modo per soddisfare entrambe queste esigenze è trovare uno strumento che permetta di gestire in modo semplice e immediato la contabilità e le relazioni di natura economica con clienti e fornitori.

I registri contabili cartacei non sono più una soluzione efficiente: spesso creano problemi al dentista e anche ai commercialisti perché non si trovano, non sono aggiornati o non contengono tutte le informazioni necessarie. Per non parlare dei possibili errori umani nella compilazione delle fatture.

La contabilità di uno studio dentistico richiede, quindi, un gestionale informatico e XDENT è un software affidabile che permette di centralizzare i conti, le spese dello studio e la contabilità relativa al paziente. In questo modo nessun dato è perso e le scadenze sono sempre rispettate, grazie agli appositi alert.

Non solo: la soluzione progettata da XDENT trasmette con un solo clic le spese sanitarie dei pazienti al MEF Sistema TS grazie alla soluzione completa Fattura Semplice. Tutto avviene in modo automatico, a partire dai dati della scheda paziente: non sarà quindi necessario inserire ogni volta i dati del soggetto, i dettagli delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti.

Grazie a XDENT potrai gestire la contabilità del tuo studio autonomamente o migliorare il rapporto con il tuo commercialista, integrando il suo lavoro con la panoramica tempestiva e dettagliata di cui hai bisogno per le tue attività quotidiane.

​​Il software per dentisti di XDENT è un programma multipiattaforma che funziona su Mac, Windows, Linux e Mobile, oltre ad essere disponibile in Cloud.

Su ogni piattaforma garantisce la migliore esperienza d’uso possibile. Sicuro, affidabile e veloce, il gestionale per dentisti di XDENT semplifica i processi operativi, riduce i tempi di lavoro e ottimizza i costi e le risorse dello studio dentistico.

Vuoi ricevere maggiori informazioni sui vantaggi di una contabilità informatizzata, semplificata e veloce grazie a XDENT?

Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Invio Sistema TS, seconda scadenza 2021, poi si passa alla modalità mensile

Ancora pochi giorni per effettuare l’invio per il secondo semestre del 2021. Da febbraio si parte ufficialmente con l’invio mensile. Ecco cosa cambia e come semplificare l’operatività.

25 Gennaio 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Seconda scadenza per il 2021 di invio al Sistema TS, poi si passa alla modalità mensile

AGGIORNAMENTO IMPORTANTE!

Con provvedimento n. 28825/2022, l’Agenzia delle Entrate ha reso noto lo slittamento all’8 febbraio 2022 della scadenza ultima per l’invio al Sistema TS delle spese sanitarie relative al secondo semestre del 2021.

Rimangono per ora invariate le disposizioni relative all’obbligo d’invio a cadenza mensile per le spese del 2022.

Mancano pochi giorni alla seconda scadenza dell’invio delle spese sanitarie e rimborsi al Sistema TS (Tessera Sanitaria) per l’anno 2021. Per tutti i dentisti, per il secondo semestre dell’anno appena trascorso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata , come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio.

Con questo secondo invio saranno definitivamente archiviate le spese sanitarie del 2021, ma soprattutto la trasmissione semestrale. Dopo diversi rinvii ed esitazioni parte, infatti, nel 2022 l’obbligo di invio a scadenza mensile delle spese sanitarie al Sistema TS.

Cosa cambia davvero con l’invio mensile al Sistema TS?

Per prima cosa cambia il calendario degli invii anche per i dentisti. Ad esempio, per l’invio delle spese sanitarie relative al mese di gennaio 2022 la nuova data di scadenza sarà il 28 febbraio 2022. La scadenza ultima è quindi fissata al mese successivo a quello di emissione delle spese.

Ciò non esclude che, rispetto alla scadenza mensile, lo studio dentistico possa optare per un invio anche giornaliero o in tempo reale rispetto all’emissione delle fatture.

Che si scelga una frequenza d’invio mensile o giornaliera, quello che non cambia, ma che può incidere significativamente sull’organizzazione e l’operatività dello studio dentistico, è senza dubbio la grande mole di dati da dover inviare.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Fermati un attimo a pensare, cerchiamo insieme di fare un rapido calcolo. Visualizza il numero dei pazienti che mediamente riesci a trattare in un mese. Magari sulla maggior parte di loro hai eseguito diversi trattamenti da fatturare singolarmente; quindi, il numero iniziale inizia a crescere. Per ognuna delle prestazioni e delle fatture emesse inizia ad associare il relativo Codice Fiscale; ed ancora aggiungi gli importi delle prestazioni, codici, percentuali ed aliquote da verificare. Per caso ti sei perso tra i numeri?

A tutto questo alcuni dentisti devono aggiungere l’onere di raccogliere tutti questi dati e doverli passare al proprio commercialista. Anche in questo caso ogni mese. Senza considerare la possibilità di errore o eventuali ritardi nella trasmissione da parte di terzi e il rischio di incorrere in sanzioni.

È possibile rendere tutto più semplice?

Non disperare, la risposta è “sì” con l’utilizzo di un gestionale per dentisti ma soprattutto con Fattura Semplice, il nuovo servizio completo di XDENT che consente in pochi click di inviare le spese sanitarie al Sistema TS e gestire la fatturazione attiva e passiva in modo illimitato. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard.

Davvero non hai ancora FATTURA SEMPLICE? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

Presa visione dell'Informativa Privacy, consapevole che il mio consenso è puramente facoltativo, oltre che revocabile in qualsiasi momento, esprimo il consenso al trattamento dei miei dati da parte delle aziende del gruppo CGM Italia, per le finalità di marketing: invio di comunicazioni commerciali/promozionali, tramite modalità automatizzate di contatto (come e-mail, sms o mms) e tradizionali (come telefonate con operatore e posta tradizionale) sui prodotti e servizi o segnalazione di eventi aziendali, rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.
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I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

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Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Sistema TS per dentisti, scadenza primo invio entro luglio

Prima scadenza per l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS entro in 31 luglio per il primo semestre del 2021. Dal 2022 l’invio sarà mensile. Ecco come cambia l’operatività e il rapporto con il commercialista.

12 Luglio 2021 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Sistema TS per dentisti

Sta per avvicinarsi la prima scadenza per l’anno 2021 dell’invio al Sistema TS (Tessera Sanitaria) dei dati delle spese sanitarie e rimborsi. Per il primo semestre dell’anno in corso, infatti, la trasmissione dovrà essere effettuata entro il 31 luglio, come da D.M. del 29 gennaio 2021 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 6 febbraio. Allo stesso modo, per il secondo semestre del 2021 la scadenza d’invio è fissata al 31 gennaio 2022.

Diversamente da quanto previsto nei primi mesi dell’anno dal precedente decreto, il tanto temuto obbligo d’invio mensile delle sperse sanitarie è stato definitivamente spostato di un anno, quindi al 2022.

Tra le altre novità significative, lo ricordiamo, già introdotte dal decreto del MEF del 19 ottobre 2020, oltre la tipologia di dati da fornire, vi è l’obbligo di invio anche in caso di opposizione del paziente ma in forma anonima, cioè senza l’indicazione del codice fiscale.

Sempre più dati da inviare al Sistema TS

Come ormai è noto, i dati trasmessi al Sistema TS consentono l’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata agli uffici dell’Agenzia delle Entrate. Rientrano quindi in questa categoria le spese sanitarie sostenute nel periodo d’imposta precedente e i rimborsi effettuati nell’anno precedente in merito a prestazioni non ancora erogare o solo parzialmente erogate.

Che si tratti di invii semestrali o mensili, è il caso di fermarsi a riflettere alla mole di dati da dover inviare. Pensa a tutti i tuoi pazienti, pensa che ogni paziente magari ha sostenuto più spese in questo periodo. Inoltre pensa a tutti i numeri e codici che vetrai passare sotto i tuoi occhi: importi, Codici Fiscali da controllare, percentuali e aliquote e tanto altro. Pensa inoltre di dover raccogliere tutti questi dati e doverli passare al tuo commercialista. E questo dal 2022 dovrà avvenire ogni singolo mese per l’invio al Sistema TS.

Insomma l’errore sembra essere dietro l’angolo! Senza inoltre considerare l’attesa dell’esito dell’invio a cui potrebbero aggiungersi errori, imprevisti e dimenticanze. E qui, invece, le sanzioni amministrative sono dietro l’angolo.

Sono situazioni spiacevoli, e talvolta dalle conseguenze non proprio semplici, che uno studio dentistico non può certo permettersi.

Come cambia il rapporto con il commercialista

In questo scenario cambia, inoltre e inevitabilmente, anche il rapporto con il commercialista dello studio dentistico. Incrementando gli invii mensilmente sono maggiori le informazioni da passare e le operazioni da fare, soprattutto se lo studio non dispone di tecnologia gestionali efficienti ma continua, purtroppo, a far affidamento sulla carta e le cose fatte a mano. Nulla di più sbagliato! Per di più in casi di invii errati, in cui anche un solo numero sbagliato può generare errori e ritardi, il doppio passaggio dal commercialista può costituire un fattore di ritardo rispetto delle scadenze. E con l’aumentare degli invii al Sistema TS anche l’onorario del commercialista potrebbe lievitare.

Anche quando lo studio dentistico è informatizzato, passare tutta la documentazione da inviare al commercialista significa scaricare e salvare tutto accertandosi che il formato sia quello corretto e sperando sia compatibile con i gestionali usati dal commercialista. Insomma, altra perdita di tempo prezioso che potresti dedicare al tuo lavoro.

La soluzione? Digitalizzare e inviare autonomamente al Sistema TS

Perché delegare ad altri l’invio quando puoi farlo tu direttamente? Non sarebbe bello selezionare le fatture e con pochi click inviarle al sistema TS, rispettando le scadenze e ricevendo subito l’esito del tuo invio? Non sarebbe bello avere una soluzione efficiente che ti alleggerisca da questa incombenza? È semplice, non è fantascienza, e si chiama XDENT AddOn 730. Con XDENT l’invio delle spese sanitarie diventa facile, veloce e conveniente. Tutto quello che ti serve sono i dati e i documenti, che sono già nel gestionale, e qualche minuto per fare pochi click per l’invio. Il resto? È tempo ed energia da dedicare al tuo lavoro e ai tuoi pazienti.

Non conosci Add’On 730 di XDENT? Peccato! Puoi sempre rimediare compilando il modulo qui sotto e chiedendoci informazioni. Siamo a tua disposizione!

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I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

Per tutte le domande riguardanti la protezione dei dati, si prega di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati

Dario Sala
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email: dario.sala@cgm.com

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

Nuovo invio al Sistema TS, cosa è cambiato?

Nuovo invio al Sistema TS, cosa è cambiato?

Il Decreto del MEF del 19 ottobre 2020 ha introdotto numerose novità nell’invio delle prestazioni sanitarie al Sistema TS, impattando sulla gestione dello studio dentistico. Ecco le risposte alle tue domande e come adeguarsi al meglio.

28 Gennaio 2021 | Consigli e guide pratiche

Dal primo gennaio 2021 è ufficialmente entrata in vigore la normativa che modifica le tempistiche di invio dei dati delle prestazioni sanitarie al Sistema TS (Tessera Sanitaria), divenendo di fatto mensile.In particolare la comunicazione delle informazioni dei dati fiscali del 2020 resta fissata entro fine gennaio 2021, mentre tutti i dati emessi a partire dal 1° gennaio 2021 dovranno essere inviati entro la fine del mese successivo alla data del…

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