Come organizzare un “Open Day” per attirare nuovi pazienti per il tuo studio dentistico

Gli Open Day rappresentano uno strumento eccezionale per promuovere uno studio dentistico e attrarre nuovi pazienti desiderosi di ricevere cure odontoiatriche di qualità. Organizzare con successo un evento di questo tipo richiede però una pianificazione accurata, il rispetto di alcune regole e l’utilizzo di strumenti adeguati per massimizzare l’impatto dell’evento.

18 Aprile 2024 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Il settore dentale privato è sempre più competitivo e attrarre nuovi pazienti è sempre più difficile. Per questo è fondamentale per gli studi dentistici pensare in modo creativo e strategico, quando si tratta di promuovere i propri servizi e trattamenti.

Cos’è un Open Day?

L’Open Day è essenzialmente un evento di marketing che si caratterizza per una componente sociale e comunitaria. In questa occasione, un’attività apre le sue porte al pubblico offrendo un ambiente accogliente e informativo per coloro che desiderano conoscere in modo più approfondito i servizi offerti e i vantaggi di cui i clienti possono beneficiare.

A cosa serve un Open Day per uno studio dentistico?

L’obiettivo principale di un Open Day è fornire ai potenziali pazienti di uno studio odontoiatrico una panoramica completa delle competenze e dell’esperienza dello staff della struttura. In quest’occasione di “Porte aperte” le persone possono incontrare il personale medico, compresi i dentisti e gli igienisti dentali, che saranno disponibili per rispondere alle domande, offrire consigli e illustrare le procedure e i trattamenti fruibili presso il centro dentistico.

I vantaggi di far conoscere il tuo studio odontoiatrico dal vivo

L’importanza di creare un evento come un Open Day non può essere sottovalutata. Si tratta di una preziosa opportunità per i potenziali clienti di familiarizzare con lo studio dentistico, osservare l’ambiente di lavoro e sperimentare di persona la qualità delle cure offerte.

Un Open Day rappresenta anche un’occasione unica per lo studio dentistico di aumentare la propria visibilità nella comunità locale. In questo modo, aumenta la visibilità dell’azienda (brand awareness) e la reputazione del centro, che si posizionerà come un punto di riferimento affidabile per le esigenze odontoiatriche del quartiere o città.

E perché non sfruttare l’Open Day per raccogliere contatti a cui inviare sconti speciali e offerte di benvenuto attraverso campagne di email marketing? Si tratta di una strategia di marketing molto efficace, come vedremo tra poco.

Come organizzare un Open Day di successo

Pianificare per tempo e in modo sistematico gli Open Day dello studio odontoiatrico è fondamentale per ottenere migliori risultati in termini di affluenza di pubblico e di conversioni (intese come prenotazione di controlli e visite). Di seguito ti forniamo alcune indicazioni per gestire la pianificazione dell’evento:

• Identifica la data e l’orario più adatti: in base al calendario degli eventi locali e tenendo in considerazione le abitudini del tuo target clienti. Evita periodi di vacanza o festività.
• Pianifica il tema, il programma e le attività della giornata. Puoi incentrare l’evento su un particolare trattamento odontoiatrico o su un nuovo trend che interessa la salute orale. Ti consigliamo anche di includere attività interattive come dimostrazioni pratiche dei trattamenti o tour guidati dello studio dentistico.
• Coinvolgi il personale dello studio e preparalo per l’Open Day. Assicurati che tutto lo staff sia ben istruito e in grado di rispondere alle domande dei potenziali pazienti.

Crea una strategia di marketing efficace per promuovere il tuo evento

Una strategia di marketing ben definita è fondamentale per promuovere l’Open Day del tuo studio dentistico e attirare un pubblico interessato. Vediamo quali sono i canali online che puoi sfruttare.

• Il sito web dello studio odontoiatrico: Crea una pagina dedicata all’evento in cui fornisci informazioni chiare sulla data, l’orario e il programma. Assicurati di includere un modulo di registrazione e posiziona Call To Action (frase o pulsante) ben visibili su diverse pagine del sito web per incoraggiare i visitatori a iscriversi all’Open Day.

• Email marketing: Utilizzando una piattaforma di email marketing puoi inviare inviti personalizzati agli utenti presenti nella tua lista di contatti, raccolti in conformità con gli obblighi normativi del GDPR. Si tratta di un pubblico già interessato a ciò che offri, quindi pronto a rispondere positivamente all’invito. Usa un tono accattivante, evidenziando i vantaggi di partecipare all’Open Day e fornisci un link diretto per la registrazione.

• Campagne PPC: Le campagne PPC (Pay-Per-Click) su piattaforme come Google Ads possono aiutarti a raggiungere un pubblico più ampio e specifico. Identifica le parole chiave pertinenti per la tua area geografica e i trattamenti che offri e utilizzale nelle tue campagne per raggiungere le persone che cercano informazioni relative alla salute orale e agli eventi dentali nella tua zona.

• Annunci sui principali social network (es. Instagram, Facebook, TikTok): Gli annunci sui social network offrono un’opportunità unica per raggiungere il pubblico desiderato in modo mirato. Prima di crearli, analizza il pubblico che desideri intercettare, considerando fattori come l’età, il sesso, la posizione geografica e gli interessi correlati alla salute e al benessere e sfrutta le opzioni di segmentazione offerte dalle piattaforme dei social network.

• Influencer marketing: Considera la possibilità di collaborare con influencer locali o partner commerciali strategici per promuovere il tuo evento e amplificare la visibilità dell’Open Day.

• E non dimenticare i canali offline: Non trascurare l’importanza della promozione offline. Distribuire volantini o depliant informativi in luoghi strategici come centri commerciali, farmacie o altri studi medici può aumentare l’affluenza di pubblico al tuo evento. Utilizza cartellonistica pubblicitaria, inserzioni su riviste locali o annunci in radio o TV, a seconda del budget disponibile.

Gestire l’Open Day con un software gestionale per dentisti

Utilizzare un software odontoiatrico professionale durante l’Open Day offre numerosi vantaggi per semplificare la gestione degli appuntamenti e delle attività dello studio dentistico:

1. Organizzare e pianificare gli appuntamenti in modo efficiente: durante l’Open Day, il software gestionale consente di tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti, evitando sovrapposizioni e assicurando che ogni paziente riceva l’attenzione necessaria.
2. Ottimizzazione del tempo: automatizzando processi come la conferma degli appuntamenti, l’invio di promemoria e la gestione delle liste d’attesa, il software consente al personale di concentrarsi sull’assistenza alla clientela durante l’Open Day.
3. Gestione delle comunicazioni con i pazienti o potenziali clienti: con un software per dentisti è possibile inviare messaggi e promemoria automatizzati, come conferme degli appuntamenti, promozioni speciali e follow-up post-evento.
4. Sicurezza dei dati: le informazioni sensibili dei pazienti o potenziali clienti vengono archiviate in modo sicuro e accessibile solo al personale autorizzato, rispettando le normative sulla privacy durante l’Open Day.

CLICKDOC: il gestionale per studi dentistici che semplifica l’agenda odontoiatrica e incrementa gli appuntamenti

CLICKDOC è la piattaforma di prenotazione online di XDENT che si rivela uno strumento estremamente utile nella gestione degli appuntamenti. Questo esclusivo strumento di prenotazione offre, infatti, numerosi vantaggi per gestire le richieste di appuntamenti e ne massimizza l’efficacia durante un evento speciale, come un Open Day.

Durante un Open Day, l’obiettivo principale dello studio dentistico è accogliere e gestire un elevato numero di pazienti interessati nei servizi e trattamenti offerti.

La possibilità di accedere agli appuntamenti tramite dispositivi mobili, come smartphone e tablet, è un altro aspetto interessante di CLICKDOC che può fare la differenza durante un Open Day e consentire ai pazienti stessi di prenotare gli appuntamenti in modo rapido e intuitivo. Il centro medico può facilmente impostare giorni e orari disponibili, consentendo ai pazienti di scegliere tra slot predefiniti. Questo aumenta le opportunità di riempire tutti gli slot e garantisce un flusso costante di pazienti durante l’evento.