Expodental – Tiziano Barbagallo, nuovo General Manager di XDENT

Expodental – Tiziano Barbagallo, nuovo General Manager di XDENT

Il cambio ai vertici, annunciato a Expodental Meeting 2022, si accompagna al lancio di importanti novità per CGM XDENT, la multipiattaforma che innova la gestione dello studio mettendo al centro la salute e la qualità dei servizi offerti ai pazienti

19 Maggio 2022 | XDENT ti consiglia

RIMINI, 19 maggio 2022 – Tiziano Barbagallo è il nuovo General Manager di CGM XDENT, la divisione di CompuGroup Medical (CGM) Italia specializzata nello sviluppo di soluzioni e tecnologie innovative per il dentista. Il cambio ai vertici, annunciato nel corso di Expodental Meeting 2022, la più grande fiera del settore dentale a livello nazionale ed europeo, si accompagna al lancio della nuova campagna istituzionale di CGM XDENT, che offre soluzioni software, hardware e servizi per consentire al dentista di gestire al meglio le proprie attività all’interno dello studio odontoiatrico, mono e multi-professionale. CGM XDENT incarna perfettamente la vision di CGM di porsi come un partner tecnologico in grado di supportare il professionista a 360 gradi nella gestione delle singole attività quotidiane, attraverso una suite completa di soluzioni e servizi di assistenza pensati per lasciare al dentista il compito più importante: “prendersi cura dei suoi pazienti”. E CGM ha voluto integrare tutto questo nel suo progetto di Patient Journey, che sarà presentato in occasione della fiera.

Tra le altre novità presentate in anteprima a Expodental Meeting 2022, vi è CLICKDOC, la nuova funzione diDental booking’, il servizio di prenotazione online con il doppio vantaggio per il paziente di poter consultare direttamente l’agenda del dentista e prenotare una visita, e per lo studio di digitalizzare e ottimizzare le attività di segreteria, grazie anche all’accesso da remoto al planning giornaliero. I servizi diretti al cittadino si affiancano naturalmente alle soluzioni software customizzate sulle esigenze del professionista per semplificare la gestione degli aspetti organizzativi e burocratici dello studio dentistico, con l’obiettivo di una maggiore attenzione sulla cura del paziente. Un’altra innovazione, questa volta sul fronte hardware, riguarda le nuove telecamere intraorali perfezionate e integrate con il gestionale CGM XDENT,uno strumento sempre più predominante nel mercato odontoiatrico, utilizzato per l’acquisizione di foto e video subito fruibili anche dal paziente e necessarie in sede di terzi pagatori.  

“È un grande onore essere alla guida di CGM XDENT ed accompagnarne l’evoluzione per rispondere in maniera sempre più puntuale alle esigenze dei piccoli e grandi studi odontoiatrici italiani. In linea con la visione strategica di CGM che ruota intorno alla centralità del Paziente, CGM XDENT mira a ‘semplificare la vita’ dei professionisti, sgravandoli dalla gestione delle attività più burocratiche e consentendo loro di focalizzarsi sugli aspetti clinici per offrire la migliore cura e assistenza possibile ai pazienti”, dichiara Tiziano Barbagallo, General Manager di CGM XDENT. “La multipiattaforma CGM XDENT, potenziata con soluzioni hardware, software e servizi d’avanguardia, è volta a rendere lo studio dentistico sempre più efficiente e pronto ad accogliere le nuove sfide del mercato. La nostra mission è mettere a disposizione del dentista tecnologie innovative sempre più integrate per garantire un ambiente di lavoro efficiente, mettendo al centro la salute e la qualità della cura offerta ai pazienti”.

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Assistente di Studio (ASO), le skills che non possono mancare

Assistente di Studio (ASO), le skills che non possono mancare

I suoi compiti possono spaziare dall’accoglienza dei pazienti, alla contabilità e all’amministrazione. La persona giusta deve avere buone doti relazionali, conoscenze odontoiatriche e una solida base d’informatica per consentire una gestione completa, smart ed efficiente.

27 Aprile 2022 | XDENT ti consiglia

Assistente di studio odontoiatrico, le skills da avere

Quando si varca la soglia dello studio dentistico, nella maggior parte dei casi, la prima figura che va incontro al paziente per accoglierlo e predisporre poi il suo percorso verso la poltrona è l’assistente di studio. Figura nota ormai con l’acronimo ASO, ma anche con la definizione di “assistente alla poltrona”, è diventata fondamentale, quasi imprescindibile, nella regolare attività dello studio, che sia di piccola, media o grande dimensione.

Il dentista, infatti, è maggiormente concentrato sull’attività sanitaria, sulle cure e prestazioni verso i pazienti; meno sugli aspetti organizzativi, gestionali e burocratici che devono quindi necessariamente essere demandati alla figura dell’assistente di studio. Quest’ultima deve coniugare capacità gestionali e per un certo verso manageriali, conoscenze di carattere tecnico del settore ma anche avere una predisposizione innata per i rapporti interpersonali.

Analizziamo, dunque, meglio la figura dell’assistente di studio e approfondiamo le skills che non possono mancare!

Chi è e come si diventa assistente di studio?

Iniziamo col dire che è una figura professionale che unisce compiti di assistenza operativa al dentista durante le visite e lo svolgimento delle prestazioni, a compiti di segreteria gestionale e amministrativa. Per fare questo, però, non bastano solo buone qualità relazionali e organizzative, propensione al lavoro e una certa dose di empatia.

È necessario, infatti, un percorso formativo professionalizzante che permetta l’apprendimento delle competenze teoriche e pratiche e che infine ne attesti l’effettiva acquisizione. 

Il corso deve essere erogato da un ente di formazione accreditato generalmente dall’ente regionale e ha una durata complessiva di 700 ore, divise tra 300 ore di teoria ed esercitazioni e il tirocinio pratico presso alcuni studi odontoiatrici di 400 ore, da svolgersi nell’arco di 12 mesi. A sancire la fine della formazione è naturalmente un esame finale di qualifica con conseguente rilascio dell’attestato valido su tutto il territorio nazionale.

Vista la sempre crescente centralità dell’ASO all’interno dello studio anche i corsi di formazione sono diventati maggiormente accessibili a chi vuole intraprendere questa professione.

Cosa fa un’assistente di studio?

Andiamo un po’ più a fondo per capire meglio quali mansioni l’assistente svolge all’interno dello studio dentistico. Come abbiamo detto all’inizio, l’assistente è senza dubbio la prima persona ad accogliere il paziente: che si tratti di un paziente alla prima visita o un paziente di lungo tempo, l’ASO è il primo punto di contatto, una sorta di biglietto da visita che deve rappresentare la professionalità dello studio.

L’assistente si prende cura del paziente prima della visita, accogliendolo e raccogliendo i suoi dati anagrafici; durante la visita, assistendo il dentista nell’intervento; dopo, monitorando il paziente e congedandolo dopo aver espletato le operazioni di segreteria. È, dunque, fondamentale che l’assistente sia una persona fortemente comunicativa, empatica e capace di infondere fiducia e sicurezza al paziente, soprattutto quelli che vivono la visita dal dentista con particolari stati ansiogeni.

Tra i compiti fondamentali dell’assistente di studio rientra altresì quello di agevolare il lavoro dell’odontoiatra. Ad esempio, prima di ogni visita si preoccupa di predisporre l’area di lavoro e tutti gli strumenti necessari passandoli poi al dentista nel corso della prestazione; mentre subito dopo si occupa allo stesso modo di riordinare l’area di lavoro del riunito e l’intera sala.

A questo, si aggiungono anche mansioni di segreteria amministrativa, la gestione dell’agenda odontoiatrica, la gestione della contabilità e del magazzino. Una figura praticamente che opera a 360 gradi all’interno di studi dentistici e di cliniche più strutturate dove è facilmente possibile trovare più assistenti che operano in sinergia tra loro.

Skills informatiche, conoscenze necessarie

Vista la diversità delle attività, alle conoscenze di cui abbiamo già scritto, deve aggiungersi necessariamente competenza informatica, possibilmente accompagnata da una buona dimestichezza in generale con la tecnologia. L’ASO deve conoscere i principali sistemi operativi e app, saper utilizzare la posta elettronica, essere in grado di lavorare con periferiche come stampanti, scanner e fax. Deve saper in generale seguire e assecondare la tendenza alla digitalizzazione dello studio dentistico, anzi favorendo il passaggio a flussi di lavoro informatizzati che ottimizzino il lavoro.  

Una conoscenza basilare dell’utilizzo del pc, infatti, potrebbe non bastare per riuscire ad essere davvero efficienti e soprattutto per gestire tutti gli aspetti di studio e le informazioni da condividere con tutti i membri del personale. Ci vogliono gli strumenti giusti.

Gli strumenti giusti per l’ASO

C’è solo uno strumento in grado realmente di aiutare e ottimizzare tutte le attività svolte dall’assistente di studio odontoiatrico: il software gestionale. Dalle mansioni di segreteria, a quelle amministrative, contabili e di gestione in generale, fino a quelle prettamente cliniche, un software come XDENT riesce a coprire perfettamente tutti questi ambiti operativi.

Il software gestionale è quell’alleato tecnologico che permette, ad esempio, una gestione ottimale dell’agenda odontoiatrica, evitando gli appuntamenti bucati, consentendo i richiami diretti con SMS o inviando notifiche sullo smartphone. Attraverso il software l’ASO può tenere sempre sotto controllo il magazzino, i prodotti scaduti, quelli in esaurimento; può gestire la contabilità e inviare in autonomia le spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria e molto altro.

Gestire tutto questo con XDENT è ancora più semplice grazie alla nuova Dashboard Attività: un punto di vista privilegiato sulle attività dello studio dentistico, dove sono racchiuse in modo interattivo le informazioni fondamentali pronte ad essere condivise con tutti gli operatori, migliorando sensibilmente l’organizzazione.

100% completo ed efficace. Tutto ciò di cui l’assistente di studio e tutti gli operatori hanno bisogno, sempre a portata di mano per ottimizzare e naturalmente aiutare a risparmiare tempo. Se la provi non potrai farne più a meno!

Vuoi conoscere come pianificare, ottimizzare e condividere al meglio le attività e
le informazioni di studio?

Le 5 migliori App per una gestione efficiente dello studio dentistico

Le 5 migliori App per una gestione efficiente dello studio dentistico

Migliorare le prestazioni dello studio dentistico anche attraverso delle App è possibile. Oggi i dentisti possono contare su supporto di smartphone e tablet per semplificare le attività e migliorare l’interazione con i pazienti. XDENT ha selezionato per te 5 app per migliorare la gestione dello studio che non puoi non avere!

21 Marzo 2022 | XDENT ti consiglia

Gestire uno studio dentistico può essere una sfida: organizzare gli appuntamenti, comunicare con i pazienti, seguire i piani di trattamento e archiviare le cartelle cliniche sono solo alcune delle tante attività che un dentista e il suo staff devono coordinare quotidianamente.

Un piccolo errore o una gestione caotica dei tempi dello studio possono comprometterne la produttività e, in alcuni casi, la credibilità.

Fortunatamente, oggi i dentisti possono contare sul supporto di device intelligenti e applicazioni che semplificano la gestione di molte attività dello studio dentistico, comprese le relazioni con i pazienti e il cosiddetto marketing odontoiatrico, fondamentale per fidelizzare i propri clienti.

Quali sono le migliori app per la gestione dello studio dentistico?

Abbiamo cercato di rispondere a questa domanda esaminando l’offerta più aggiornata di applicazioni disponibili per dispositivi iOS e Android.

Se sei un odontoiatra, ti basterà disporre di un tablet o di uno smartphone per scaricare le app che abbiamo selezionato e realizzare in modo più efficiente le tue attività di routine.

Vediamo quindi le 5 app che migliorano la gestione di uno studio dentistico e le relative attività che permettono di svolgere anche in mobilità.

1. Un’app medica per la consultazione di farmaci: Lexicomp

Per un dentista è importante consultare rapidamente fonti affidabili sui farmaci e le loro interazioni.

Lexicomp è una delle risorse più attendibili del settore e, tra i vari database, dispone di uno sui farmaci odontoiatrici: Dental Lexi-Drugs. Qui è possibile esaminare le precauzioni per gli anestetici locali/vasocostrittori, approfondire gli effetti del trattamento dentale e verificare il dosaggio odontoiatrico per specifiche tipologie di farmaci.

L’app Lexicomp Dental Mobile permette di consultare la libreria di informazioni di Lexicomp anche fuori dallo studio dentistico e in mobilità.

2. Un’app per comunicare con pazienti di lingua diversa: Universal Doctor Speaker

Può capitare che in studio si presenti, magari in seguito ad un’emergenza, un paziente che non parla bene la nostra lingua. Che fare allora?

Universal Doctor Speaker è un’applicazione multilingue che fornisce frasi mediche fondamentali già tradotte in ben 17 lingue con rispettivi audio per facilitare la comunicazione tra medici, nel nostro caso dentisti, e pazienti.

L’app diventa uno strumento prezioso per la gestione dello studio perché permettere ai professionisti di spiegare in altre lingue anamnesi, diagnosi, piani di cura e trattamenti facilitandone la comprensione al paziente. In questo modo la diversità della lingua non sarà una barriera per l’accesso alle cure odontoiatriche.

Le 5 migliori app per la gestione dello studio

3. Un’app per la visualizzazione delle foto del cavo orale: Planmeca Romexis

Una parte fondamentale della diagnosi di un dentista si basa sulle immagini del cavo orale del paziente. Ecco perché la terza app per dentisti che consigliamo è Planmeca Romexis, un’applicazione multipiattaforma creata per facilitare il lavoro di implantologi, parodontologi, endodontisti, radiologi e chirurghi maxillo-facciali.

Con Planmeca Romexis è possibile visualizzare su tablet e smartphone radiografie dei pazienti in 2D e 3D, rapidamente e con un’ottima risoluzione.

L’app è disponibile per mobile sui sistemi operativi iOS e Android e come applicazione desktop.

4. App XDENT, il tuo studio sempre con te, ovunque ti trovi

Un dentista ha bisogno di soluzioni pratiche, che siano compatibili con uno stile di vita che spesso include la mobilità. Molti dentisti, infatti, devono spostarsi con regolarità da uno studio all’altro e questo può rendere complicata la consultazione dell’agenda o la ricerca di informazioni su un paziente.

Per rispondere a questa esigenza, XDENT ha creato XDENT Smartphone e Tablet Edition, non una ma ben due app rispettivamente per smartphone e tablet perfette per i dentisti che operano in più sedi.

L’App di XDENT permette di gestire comodamente in mobilità e in tempo reale ogni aspetto dell’attività di studio. Dall’agenda odontoiatrica, alla consultazione della cartella del paziente, dal fissare nuovi appuntamenti, al creare una scheda paziente e operare sui piani di cura direttamente dallo smartphone o dal tablet.

Facili da usare, veloci e sicure grazie alla crittografia dei dati, le app di XDENT rendono davvero smart il lavoro dello studio odontoiatrico. E se vuoi maggiore innovazione e ottimizzazione, allora l’App XDENT Patient iPad è l’ideale per una gestione semplificata dell’anamnesi, compilata direttamente dal paziente.

Acquistando una sola volta il servizio e scaricando le app da Google Play o dall’App Store, potrai installarle su tutti i tuoi smartphone o tablet preferiti per consultare tutte le informazioni di cui hai bisogno da qualsiasi device, ovunque tu sia.

5. Un’app per la gestione dei pazienti e fare marketing odontoiatrico: XINFO

La gestione delle relazioni con i pazienti è un punto fondamentale di qualunque studio medico, anche di quello dentistico. Se un paziente è ben assistito sarà fidelizzato e tornerà ogni volta che ne avrà necessità.

XDENT ha riunito tutte le principali esigenze di dentisti e pazienti in un’unica app, creando XINFO. In pratica, con una sola applicazione ottieni tutto quello che potresti fare con addirittura 4 o 5 app diverse.

Nel dettaglio, XINFO assicura:

  • Una perfetta organizzazione dell’agenda odontoiatrica: ogni operatore può accedere alla propria agenda o visualizzare quella di tutto lo studio. Il sistema riceve le richieste di appuntamento dei pazienti e invia conferme automatiche immediate, dopo aver consultato il planner del dentista.
  • Una comunicazione paziente-dentista fluida: il dentista può impostare risposte a domande frequenti dei pazienti (FAQ) o rispondere via chat in tempo reale.
  • Un sistema rapido di consultazione dei documenti del paziente: attraverso l’app, il dentista può accedere a tutti i dati di un paziente, condividere documenti, referti e fatture, e seguire i piani di cura.
  • Una soluzione di marketing odontoiatrico per fidelizzazione dei clienti: l’app integra un CRM (Customer Relation Management) che segmenta tutti i clienti dello studio in target specifici e invia comunicazioni personalizzate, altamente mirate, ai pazienti, attraverso SMS, e-mail e notifiche push sullo smartphone.

L’app XINFO ha una grafica moderna e accattivante e può essere personalizzata con il logo della clinica. Puoi approfondire tutte le funzionalità dell’app qui.

Quali app di gestione dovrebbe scaricare uno studio dentistico?

Per realizzare questa lista delle migliori app per la gestione di uno studio dentistico abbiamo dato la priorità ad alcune caratteristiche specifiche:

  • la facilità d’uso,
  • la capacità di migliorare la gestione del tempo,
  • la possibilità di sincronizzare dati da sistemi diversi.

Il nostro consiglio è quello di scegliere app in grado di svolgere più funzioni – gestione dell’agenda digitale, diagnostica di immagini, fatturazione elettronica, ecc… – per avere sempre tutto sotto controllo ovunque tu sia.

Ti consigliamo di affidarti alle soluzioni che sul Web hanno una buona reputazione e chiedi un trial di prova per verificare con il tuo team che il software che stai pensando di acquistare incrementa davvero la produttività del tuo studio dentistico.

Puoi richiedere maggiori info sulle funzionalità
delle app di XDENT qui.

Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Eliminare supporti fisici per prediligere quelli digitali. Dematerializzazione significa soprattutto riduzione di costi, di tempo, di spazio fisico per l’archiviazione, immediata reperibilità dei documenti e sicurezza per i pazienti. Questo anche grazie ad un software gestionale per dentisti.

4 Novembre 2021 | Consigli e guide pratiche

Negli ultimi tempi anche il settore dentale sta procedendo verso la dematerializzazione, con l’obiettivo di eliminare la carta e tutti gli archivi tradizionali, orientando al nuovo contesto digitale le procedure di registrazione dei pazienti, la conservazione delle cartelle cliniche e in generale tutta la gestione dello studio odontoiatrico. Il percorso di innovazione ha avuto un’importante accelerazione nell’universo della Pubblica Amministrazione. È, però, in ambito privato che si registrano i risultati più importanti del passaggio dal regno della carta a quello digitale, con una serie di vantaggi tanto per le aziende, quanto per gli utenti.

Dalla carta al digitale: un processo inarrestabile

In questa fase storica, ogni giorno gli odontoiatri e i loro collaboratori sono alle prese con una serie di documenti da compilare o far compilare e da conservare accuratamente. La carta, che prima era la regola, adesso è destinata a diventare un’eccezione se non proprio una rarità, con vantaggi che sono prima di tutto globali: il rispetto dell’ambiente e la salvaguardia degli alberi sono esigenze universali. Il diritto all’ambiente appartiene a tutti così come il diritto alla salute.

Agli alberi è dedicata anche una festa nazionale che si celebra il 21 novembre di ogni anno, riconoscendo così in maniera ufficiale l’importanza del patrimonio costituito dagli alberi, dai boschi e dalle foreste che sono e devono restare polmoni verdi per le città, e non solo il loro utilizzo per fascicoli, faldoni e bigliettini anche negli studi.  

Vuoi conoscere come pianificare, ottimizzare e condividere al meglio le attività e
le informazioni di studio?

Fermiamoci un attimo a fare un calcolo mentale: quanta carta è presente negli studi dentistici? Carta per registrare anamnesi, prescrivere farmaci, segnare appuntamenti, descrivere diagnosi, lasciare direttive organizzative al personale addetto alla segreteria e alle attività amministrative e contabili. Carta che, invece, potrebbe essere ridotta e magari eliminata per dare in maniera concreta il proprio contributo alla salvaguardia del patrimonio verde. Vediamo come.

Dematerializzare con la digitalizzazione = riduzione di costi e tempo

Dematerializzando i flussi informativi si ottengono importanti vantaggi. Basti pensare ad alcuni aspetti pratici ma essenziali di uno studio odontoiatrico. Partiamo dalla registrazione del paziente che potrà essere effettuata in pochi istanti e senza errori tramite scansione della tessera sanitaria. Oppure alla possibilità di sostituire la firma tradizionale con quella digitale.

È innegabile che, come vedremo, la firma elettronica dei documenti è tra le soluzioni che più di molte altre portano alla dematerializzazione all’interno dello studio dentistico con enormi benefici, in primis sul piano della riduzione dei costi, perché vengono tagliate in maniera consistente le spese per l’acquisto delle risme di carta, per la stampa o le fotocopie. Questo porta anche alla riduzione degli spazi (e costi) per l’archiviazione. In ogni studio dentistico c’è uno spazio dedicato alla raccolta della documentazione, fra cartelle dei pazienti e “carte” contabili, e in una versione digitale sono gli stessi spazi a cambiare radicalmente. A cambiare, inoltre, è anche l’impiego del personale di studio, che invece dovrà sviluppare più “digital skills”.

Un vantaggio inaspettato: la sicurezza

Una delle convinzioni errate di chi non si “rassegna” alla “dematerializzazione” della propria attività, riguarda la presunta inaffidabilità delle procedure di archiviazione informatica. Da costoro potrete sentir dire che “la carta è sempre la carta” o che un dato archiviato telematicamente rischia di perdersi. Ebbene è il momento di fare chiarezza! L’archiviazione virtuale è consigliata dalle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR) proprio per la maggiore sicurezza.

Se raffrontato al vecchio schedario chiuso a chiave, l’archiviazione in uno spazio virtuale è decisamente inviolabile e non è esposto a rischi di smarrimento o distruzione (volontaria o accidentale) che corrono invece i documenti cartacei.

Come gestire il passaggio alla dimensione digitale

Concretamente, come si fa a passare dalla carta al digitale? La risposta arriva dal mondo dei software gestionali per dentisti. I migliori sono in grado di fornire agli studi odontoiatrici strumenti e procedure sicure, affidabili e in linea con le disposizioni di legge. Si tratta di programmi con soluzioni ad hoc per la dematerializzazione del cartaceo.

La più importante tra queste è la firma grafometrica. Si tratta di una firma elettronica realizzata tramite il familiare atto manuale della firma autografa su carta. L’unica differenza di questa Firma Elettronica Avanzata (FEA, in sigla) è che viene eseguita con una penna ottica su una tavoletta digitale. Il gesto, sostanzialmente, è lo stesso, cambia solo il supporto; la praticità senza dubbio superiore alla firma tradizionale o a qualsiasi altro sistema con utilizzo di OTP (one-time password) in cui i processi di autenticazione possono allungarsi e talvolta complicarsi.

La firma grafometrica è univocamente attribuibile al suo autore in quanto il sistema rileva non solo la “forma” del segno, ma anche i dati biometrici della mano, come ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento, che consentono l’identificazione incontrovertibile del firmatario del documento. Insomma, una firma veloce, sicura e con un alto gradimento rispetto alla “user experience”.

Impatto della dematerializzazione e firma grafometrica

Dato che nell’atto del firmare ciascuno compie un movimento unico (studiato dalla grafometria), questa sofisticata “firma digitale” è un potente strumento di semplificazione. Oltre a rilevare l’identità del firmatario oltre ogni ragionevole dubbio, si riesce a collegare indissolubilmente il soggetto firmatario al singolo e specifico documento, è possibile il controllo automatico sulla firma e la verificabilità immediata sull’autenticità del documento originale (che non può essere alterato in alcun modo).

Vale la pena sottolineare che, dal punto di vista normativo, nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) sono previste quattro tipologie di firma digitale con caratteristiche crescenti in termini di sicurezza e validità degli atti sottoscritti: firma elettronica, firma elettronica avanzata (grafometrica), firma elettronica qualificata (certificata) e firma digitale. La firma grafometrica ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata, con evidenti impatti positivi anche in termini di medicina legale.

Si pensi ad esempio alla gestione dei consensi informati per i pazienti e tutti gli altri documenti che il medico deve controfirmare. O a tutti i processi che richiedono la creazione e la firma di documenti digitali, ai quali viene riconosciuta validità sul piano legale con tutte le garanzie ai fini del rispetto del diritto alla privacy del paziente.

Inoltre, l’impiego della firma grafometrica ha effetto positivo anche sulle attività di post-processing dei documenti e in modo particolare nell’organizzazione e nella tenuta dell’archivio. I documenti così firmati sono sempre reperibili e possono essere condivisi in tempo reale, senza necessità di un archivio fisico e senza che i dentisti o personale di studio siano costretti a fare avanti e indietro alla ricerca delle cartelle.

Per concludere

Il ricorso alla firma grafometrica nello studio dentistico offre tre ordini di vantaggi:

  • l’eliminazione della carta con tutti i costi connessi;
  • la sicurezza dei dati acquisiti e la trasparenza degli stessi;
  • un significativo risparmio di tempo, denaro e spazio nella gestione dei processi di firma e conservazione della documentazione.

Per questi motivi, la scelta di usare un software gestionale per dentisti con annessa funzione di firma grafometrica costituisce un’importante occasione per gli studi dentistici.

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Dental Data Heroes, presentazione del Corso Avanzato

Dental Data Heroes, presentazione del Corso Avanzato

Ecco il corso per fare le giuste scelte imprenditoriali, basandosi sulla certezza dei numeri dello Studio Dentistico. Scorpi di più, scopri Dental Data Heroes.

9 Giugno 2021 | Eventi e comunicati, XDENT Informa

Il Corso Avanzato Dental Data Heroes, realizzato da Ideandum in collaborazione con XDENT, nasce dall’idea di aiutare il professionista del dentale a orientarsi nel suo settore , facendo i giusti investimenti in termini economici ma anche che fisici e psicologici. Per farlo è necessario avere le giuste conoscenze e adeguati strumenti.

Dental Data Heroes è per tutti i Professionisti che vogliono saper leggere i dati del proprio Studio Dentistico, conoscere il potenziale dei propri clienti dormienti e attivi, avere una visione chiara e concreta dei giusti investimenti da fare per la propria struttura, conoscere lo stato di salute del proprio Studio e sapersi orientare in un mercato sempre più competitivo e difficile da gestire.

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Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

La sala d’attesa è una sorta di biglietto da visita. Appena varcata la soglia l’accoglienza in studio è l’elemento che può fare davvero la differenza innescando il processo di affidamento e fiducia nei confronti del dentista. Ecco alcuni consigli utili su come migliorare l’accoglienza in studio.

30 Aprile 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Accoglienza in studio, come migliorarla

La comunicazione con i pazienti è fondamentale per ogni studio medico e dentistico. Lealtà, chiarezza e semplicità nell’esposizione verbale devono essere sempre alla base di ogni relazione tra medico e paziente. Maggiore è la capacità di comunicare, e prima ancora di ascoltare le esigenze dei pazienti, maggiore sarà l’empatia e la fiducia riposta nella professionalità del dentista. Quella stessa empatia che deve instaurarsi soprattutto nel primissimo momento, quando, cioè, il paziente varca la soglia dello studio. È qui che l’accoglienza in studio diventa fondamentale. Il paziente deve sentirsi al sicuro, essere messo a proprio agio in un ambiente che ben possa bilanciare formalità e familiarità.

Accogliere e comunicare è parte integrante della cura

Una buona accoglienza, però, passa soprattutto dalla comunicazione. Il tempo che il dentista dedica alla comunicazione deve essere almeno pari a quello dedicato alla cura. Ad esempio, è necessario che il dentista eviti di scivolare nella deriva del cosiddetto “medichese”, quell’insieme di espressioni estremamente complicate, ricche di termini tecnici di difficile comprensione ai non addetti ai lavori.

Il paziente, infatti, dopo una prima accoglienza in studio, si trova di fronte a termini nuovi e talvolta incomprensibili che potrebbero confonderlo maggiormente. Lo stato di confusione potrebbe innescare uno stato d’ansia tale da spingerlo a rivolgersi a un altro studio dentistico nella ricerca di altre risposte. E questo è un comportamento controproducente per la reputazione dello studio dentistico.

Va detto che nel corso degli ultimi anni, c’è stata una evoluzione nella comunicazione in ambito sanitario, per effetto della diffusione su larga scala dei nuovi strumenti offerti dalla tecnologia. si registra un’apertura rispetto a queste nuove forme di comunicazione perché garantiscono velocità e tempestività, oltre a permettere di superare la distanza fisica tra il dentista e il paziente. Il rapporto, in effetti, è diventato sempre più digitale, pur restando personale e basato sulla fiducia.

Il contatto vis à vis ovviamente è imprescindibile e gioca un ruolo determinante: la prima impressione è quella che conta, anche nel rapporto tra paziente e medico. Il paziente dentistico, infatti, deciderà di affidarsi a quello studio odontoiatrico e non ad altri, solo se il professionista sarà stato in grado di conquistarne la fiducia. E la fiducia dipende dalla capacità di ascoltare e comunicare e quindi di far sentire a proprio agio il paziente.

Il ruolo della sala d’attesa per una corretta accoglienza

Un ruolo cruciale nel rapporto comunicativo dentista-paziente è costituito dal momento dell’accoglienza in studio, solitamente nella sala d’attesa. Questo è il luogo d’ingresso che ha lo stesso valore di un bigliettino da visita. Talvolta si tende a sottovalutare l’organizzazione e la gestione della sala d’attesa, presi dalle innumerevoli incombenze considerate prioritarie rispetto alla cura dell’immagine che, invece, ha il suo impatto. Se è vero che l’abito non fa il monaco, è altrettanto vero che dà una grossa mano.

A questo punto è utile distinguere due forme di comunicazione: quella verbale e quella non verbale, che possiamo definire ambientale.

Quanto alla comunicazione verbale, il paziente che si accomoda in sala d’attesa deve essere accolto seguendo un rituale: i saluti, sempre con garbo, da accompagnare al messaggio di benvenuto aggiungendo che il dentista lo riceverà tra pochi minuti.

L’immagine e la comunicazione non verbale nell’accoglienza in studio

La comunicazione non verbale è quella che scaturisce dall’ambiente della sala d’attesa e dalla sua estetica. Essere accolti in una stanza ben arredata, luminosa, con angoli per le piante, spazio riservato al guardaroba, entrare in un ambiente pulito e profumato regalano sensazioni certamente piacevoli. Questi elementi conquistano il paziente-cliente e sono in grado di dare il benvenuto necessario a far sentire ogni persona importante. Il messaggio trasmesso è che “lo studio dentistico stava aspettando proprio te”

Vediamo, quindi, cosa si può fare per comunicare al paziente la giusta atmosfera, partendo da alcuni consigli presi in prestito dal mondo dell’interior design:

  • Innanzitutto, la sala d’attesa dovrà esser sempre ordinata in qualsiasi momento della giornata, per questo sarà compito del personale tenere sotto controllo gli ambienti.
  •  Le sedute, meglio se poltrone, sono da preferire singole in modo tale da garantire la giusta privacy e adeguata comodità.
  •  Se lo spazio lo permette, è possibile realizzare un angolo destinato al guardaroba che sarà comodo soprattutto nelle stagioni autunno e inverno.
  • Sempre se lo spazio a disposizione è sufficiente, è possibile pensare a un angolo per i più piccoli, da separare con materiali leggeri, come possono essere le vetrate, in modo tale da permettere ai genitori di tenere sott’occhio i piccoli.
  •  A giocare un ruolo importante, sono anche le luci: un conto è avere un’illuminazione calda, che dà il senso dell’abbraccio, altro quella fredda.
  • Non vanno dimenticati, infine, i colori scelti per le pareti e per i complementi d’arredo: sono da preferire le tinte neutre, rispetto a quelle forti, perché danno un senso di tranquillità e contribuiscono a rendere più serena l’attesa della visita.

Sala d’attesa: quando il tempo non passa mai

Cosa fare durante i minuti trascorsi in sala d’attesa? È necessario impiegare il tempo in maniera efficace, partendo da un’adeguata comunicazione senza mai scivolare nell’invadenza.

L’ideale è riuscire a trovare una formula giusta per informare i pazienti delle ultime novità dello studio odontoiatrico, che possono riguardare i professionisti che vi lavorano, l’acquisto di macchinari, l’uso di nuove tecnologie, oppure facilitazioni nei pagamenti, così come eventuali convenzioni con enti e associazioni.

Meglio ancora se tutte queste informazioni sono contenute in brochure di facile consultazione, da lasciare sui tavolini tra una sedia e l’altra. In questo modo, il paziente sarà libero di consultare il testo che gradisce. Da aggiungere, se sono disponibili, i paper di congressi ai quali hanno relazionato o partecipato i dentisti dello studio o articoli di stampa in cui si racconta di queste partecipazioni.

Un monitor è sicuramente un valido aiuto. Sullo schermo potranno scorrere notizie e informazioni utili ai pazienti, video sulle prestazioni offerte dallo studio dentistico, interviste allo staff medico, le ultime notizie sui più innovativi trattamenti. Ma soprattutto può essere utile per far conoscere al paziente lo stato di attesa della sua visita, come ad esempio con la soluzione XINFO Waiting Rooms. Tutto questo rappresentare una costruttiva occasione di “infotainment” che renderà piacevole il tempo dell’attesa oltre a restituire al paziente un’immagine positiva e all’avanguardia dello studio dentistico a cui ci si è affidati. Perché l’immagine, come detto, non è tutto ma conta molto.

La sala d’attesa in tempi di Covid-19

Non essendo ancora stata archiviata l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid, bisognerà continuare a comunicare ai pazienti dentistici tutte le misure adottate dagli odontoiatri per garantire prestazioni di cura in assoluta sicurezza, così come i comportamenti che dovranno essere seguiti dagli stessi pazienti.

Tra le regole di comportamento, andranno ricordate, oltre al corretto uso della mascherina il distanziamento e il lavaggio frequente delle mani.

Nella sala d’attesa le sedie riservate ai pazienti dovranno essere posizionate in maniera tale da garantire la distanza di oltre un metro. Le sedute che non possono essere utilizzate vanno eliminate oppure segnalate. Qualora non fosse possibile garantire il distanziamento nella sala d’attesa, sarà cura del personale addetto alla segreteria avvisare il paziente e fissare un nuovo appuntamento. Anche registrare l’arrivo in studio dei pazienti può essere fatto in totale sicurezza utilizzando tecnologie pensate alla tutela del paziente e del personale di studio.

Sono best pratice attuali per la gestione degli studi medici, racchiuse anche in protocolli precisi e definiti dalle attuali normative e regolamentazioni.   Sarà cura dello studio dentistico ricordare questi accorgimenti attraverso adeguati cartelli informativi da sistemare nella sala d’attesa e fornendo tutta l’assistenza possibile. Perché nemmeno la pandemia può fermare una corretta accoglienza in studio.

Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Approfondimento sul duplice ruolo del professionista che, oltre ai propri pazienti, deve “curare” anche il proprio business. Attività per la quale non tutti gli odontoiatri hanno una naturale predisposizione. Ecco perché alcuni strumenti gestionali digitali possono rappresentare un’àncora di salvezza per una perfetta gestione aziendale

15 Marzo 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Dentista imprenditore

Dentista oppure dentista imprenditore? Mai come oggi è opportuno porsi questa domanda per riflettere sulla reale complessità di questa professione e capire in quale contesto lavora ogni giorno l’odontoiatra e quali sono le sue incombenze e responsabilità.

Negli ultimi anni, la professione ha subìto un’evoluzione verso una maggiore complessità manageriale, figlia della crescente concorrenza che si registra nel settore delle cure dentarie e sull’onda lunga di quanto sta avvenendo all’intero comparto sanitario. Il motivo è presto detto: chi è titolare di uno studio dentistico è chiamato sempre di più a dedicare parte del proprio tempo per occuparsi in prima persona di una serie di attività strategiche e gestionali. La scelta dei fornitori e la frequenza degli ordini, l’amministrazione e contabilità, le scelte di marketing e comunicazione dello studio, definizione di prezzi, tariffe e sconti, la gestione del personale, il monitoraggio sull’andamento di costi e ricavi, il magazzino, il rapporto con le banche e la leva finanziaria, la misurazione della customer satisfaction, ecc. Un ginepraio di attività molto distanti dagli studi delle facoltà di medicina e, spesso ma non sempre, dalla reale vocazione del dentista.

Migliorare quantità e qualità del lavoro, nel rispetto della deontologia

Il complesso ventaglio delle attività da seguire richiede una gestione che non può essere miope ma deve tendere al costante miglioramento. La concorrenza, infatti, è sempre pronta ad approfittare di ogni sbavatura.

Lo studio dentistico efficiente si pone obiettivi quantitativi e qualitativi: da una parte una serie di miglioramenti organizzativi, di misure partiche e di piccoli accorgimenti finalizzati ad aumentare il numero dei pazienti; dall’altro l’obiettivo qualitativo, inteso come fidelizzazione dei clienti, la capacità di conservare uno “zoccolo duro” di pazienti che torneranno di anno in anno per le visite di controllo o per la pulizia dei denti.

Si tratta di traguardi che si traducono in fatturato e che vanno perseguiti, è sin troppo ovvio sottolinearlo, nel rispetto dei principi deontologici dell’etica professionale. E se il giuramento di Ippocrate può sembrare un vincolo, nell’arena competitiva della sanità la tutela dei diritti del paziente sono una regola che vale per tutti medici imprenditori, dunque anche per il dentista imprenditore.

Lo studio dentistico è un’azienda al cento per cento

La realtà è questa e bisogna prenderne atto, se si vuole continuare a curare i pazienti e guadagnare. Questo significa essere un dentista imprenditore.

Per essere davvero bravo, un dentista deve essere tecnicamente ineccepibile ma deve essere anche in grado di assumersi il giusto rischio d’impresa. Perché senza profitto, il professionista sarà prima o poi costretto a chiudere bottega. Se manca il controllo sui costi, se non si riesce a garantire entrate adeguate, o se il saldo finanziario resta troppo a lungo in area negativa, è evidente che lo studio dentistico non avrà ossigeno, attraverserà la tempesta della crisi e il medico (o chi per lui) sarà obbligato a scrivere la parola fine. È esattamente quel che avviene per le aziende: né più né meno. Ogni giorno, ad esempio, chiudono fabbriche italiane del manifatturiero con grandi qualità artigiane e maestranze di alto livello, perché non sono state magari in grado di fronteggiare la concorrenza estera. E lo stesso capita agli studi dentistici, dove c’è magari uno specialista bravissimo nel suo mestiere, ma che non è stato capace di diventare un imprenditore al cento per cento.

Non sottovalutare la gestione dell’agenda

Vediamo quali sono le attività sulle quali è possibile agire con razionalità per limitare errori e inefficienze.

Partiamo dalla gestione degli appuntamenti dei pazienti. È necessario fare attenzione a diluire le visite durante tutta la settimana lavorativa e nell’arco della giornata per evitare che ci siano “buchi” o, al contrario, situazioni di sovraffollamento.

Questa tipologia di attività è quella che tradizionalmente rimanda alla cosiddetta agenda degli appuntamenti del dentista: il registro cartaceo è inadeguato superato; occorre passare alla registrazione e gestione digitale. Grazie alla disponibilità di software gestionali per dentisti che permettono aggiornamenti in tempo reale, è oggi possibile fronteggiare rapidamente ogni emergenza: una visita da rimandare o da posticipare di qualche ora o ancora da anticipare, sia su richiesta del paziente che dell’odontoiatra. Il tutto con pochi click e con immediato riscontro all’utente.

La tecnologia come strumento di promemoria per il paziente

Un software gestionale per dentisti di qualità, consente anche di ricordare ai pazienti data e ora dell’appuntamento. Il biglietto di carta sul quale annotare il giorno della visita è ampiamente superato: meglio puntare su Sms, messaggi e email, con il valore di promemoria per i pazienti. Col vantaggio che ogni richiesta di modifica, sarà acquisita automaticamente dal sistema.

Una soluzione che permette anche di alleggerire il carico di lavoro per personale addetto alla segreteria il quale, di conseguenza, avrà più tempo per occuparsi alle altre incombenze richieste dal nostro dentista imprenditore che, come stiamo cercando di dimostrare, dovrà dedicate lo stesso impegno che riserva ai pazienti, per gestire i propri collaboratori e la gestione organizzativa generale.

Risorse umane: massimizzare il contributo di ciascuno

Gestire le risorse umane è una delle attività d’impresa più complesse, in quasi ogni settore dell’economia. E quindi, a maggior ragione, per il dentista che è il Dominus assoluto e incontrastato quando maneggia il trapano odontoiatrico, ma che davanti alle mansioni di un segretario o di un impiegato amministrativo non sempre è all’altezza.

Ecco perché il professionista è chiamato a valutare la qualità del lavoro del suo team e dovrà intervenire per massimizzare il contributo del singolo, ad esempio con la leva della motivazione, stabilendo turni di lavoro efficienti oppure differenziando le mansioni. Allo stesso modo, dovrà valutare se ci siano o meno le condizioni per eventuali nuove assunzioni oppure se, al contrario, non si può evitare di apportare tagli al personale per far quadrare i conti. Esattamente come avviene in qualsiasi azienda.

Adempimenti legislativi e scadenze fiscali: una giungla

L’aspetto probabilmente più complesso è quello contabile: il dentista dovrà annotare costi e ricavi e dovrà suddividere entrambe le categorie in capitoli per avere una fotografia veritiera delle condizioni di salute del suo studio. In questo modo sarà nelle condizioni di capire cosa pesa maggiormente sul bilancio di fine anno e contestualmente quali siano le prestazioni dentistiche maggiormente richieste. Non solo. Il dentista è chiamato a gestire la contabilità nel rispetto delle disposizioni di legge, come quelle in materia di fatturazione elettronica. E a rispettare le scadenze fiscali. Una giungla di leggi, normative, date, modelli da scaricare e compilare. Senza considerare la necessità di archiviare tutta la documentazione prodotta (in piena sicurezza informatica).

Fare affidamento alla calcolatrice e ai registri della contabilità non basta. Anche la gestione della contabilità è diventata digitale: un valido aiuto in termini di semplificazione nella registrazione delle operazioni e di costante monitoraggio delle stesse è offerta da software gestionali per dentisti di ultima generazione, indispensabili per gestire lo studio medico con approccio imprenditoriale.

Ascoltare le valutazioni dei pazienti e incentivare il passaparola

Il dentista imprenditore ha a cuore il marketing della sua impresa: deve essere sempre pronto a percepire ogni segno di insoddisfazione del paziente e correre prontamente ai ripari. Allo stesso modo deve valorizzare i punti di forza dello studio. Sotto questo punto di vista, il dentista è chiamato a svolgere un’attentata attività, nella consapevolezza che solo i pazienti soddisfatti potranno continuare ad affidarsi al suo lavoro e diventeranno, allo stesso tempo, i migliori promoter (o influencer, come si dice oggi) dello studio. Solo chi ha trovato le giuste risposte alle proprie esigenze, potrà consigliare il dentista a parenti, amici e colleghi di lavoro. Il passaparola è una forma di promozione o, se si preferisce, di pubblicità che non passa mai di moda. Resiste persino all’evoluzione della tecnologia e anzi subisce un’accelerazione.

La leva della comunicazione digitale

La pubblicità e la promozione dell’attività non è cosa semplice. Oltre tutto, fino a pochi anni fa, gli iscritti all’Ordine dei medici non potevano nemmeno pubblicizzare le proprie attività. È quindi un campo ancora poco esplorato ma in rapida evoluzione. Dall’advertising tradizionale su giornali, radio e tv, si sta passando sempre di più alle sponsorizzazioni tramite social network e gli investimenti in Google, per riuscire ad essere più competitivi sulla facilità di reperimento in internet. Un tema che si incrocia con la “web reputation” e la capacità di orientare verso il segno positivo commenti e recensioni.

Se la comunicazione sanitaria è sempre stata complessa, oggi, sembra quasi inestricabile. Eppure, è anche su questo tema, come su tutti i punti evidenziati in precedenza, che il dentista imprenditore verrà valutato dal mercato.

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a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria