Dental Data Heroes, presentazione del Corso Avanzato

Dental Data Heroes, presentazione del Corso Avanzato

Ecco il corso per fare le giuste scelte imprenditoriali, basandosi sulla certezza dei numeri dello Studio Dentistico. Scorpi di più, scopri Dental Data Heroes.

9 Giugno 2021 | Eventi e comunicati, XDENT Informa

Il Corso Avanzato Dental Data Heroes, realizzato da Ideandum in collaborazione con XDENT, nasce dall’idea di aiutare il professionista del dentale a orientarsi nel suo settore , facendo i giusti investimenti in termini economici ma anche che fisici e psicologici. Per farlo è necessario avere le giuste conoscenze e adeguati strumenti.

Dental Data Heroes è per tutti i Professionisti che vogliono saper leggere i dati del proprio Studio Dentistico, conoscere il potenziale dei propri clienti dormienti e attivi, avere una visione chiara e concreta dei giusti investimenti da fare per la propria struttura, conoscere lo stato di salute del proprio Studio e sapersi orientare in un mercato sempre più competitivo e difficile da gestire.

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Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

Accoglienza in studio: come migliorare il rapporto con i pazienti

La sala d’attesa è una sorta di biglietto da visita. Appena varcata la soglia l’accoglienza in studio è l’elemento che può fare davvero la differenza innescando il processo di affidamento e fiducia nei confronti del dentista. Ecco alcuni consigli utili su come migliorare l’accoglienza in studio.

30 Aprile 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Accoglienza in studio, come migliorarla

La comunicazione con i pazienti è fondamentale per ogni studio medico e dentistico. Lealtà, chiarezza e semplicità nell’esposizione verbale devono essere sempre alla base di ogni relazione tra medico e paziente. Maggiore è la capacità di comunicare, e prima ancora di ascoltare le esigenze dei pazienti, maggiore sarà l’empatia e la fiducia riposta nella professionalità del dentista. Quella stessa empatia che deve instaurarsi soprattutto nel primissimo momento, quando, cioè, il paziente varca la soglia dello studio. È qui che l’accoglienza in studio diventa fondamentale. Il paziente deve sentirsi al sicuro, essere messo a proprio agio in un ambiente che ben possa bilanciare formalità e familiarità.

Accogliere e comunicare è parte integrante della cura

Una buona accoglienza, però, passa soprattutto dalla comunicazione. Il tempo che il dentista dedica alla comunicazione deve essere almeno pari a quello dedicato alla cura. Ad esempio, è necessario che il dentista eviti di scivolare nella deriva del cosiddetto “medichese”, quell’insieme di espressioni estremamente complicate, ricche di termini tecnici di difficile comprensione ai non addetti ai lavori.

Il paziente, infatti, dopo una prima accoglienza in studio, si trova di fronte a termini nuovi e talvolta incomprensibili che potrebbero confonderlo maggiormente. Lo stato di confusione potrebbe innescare uno stato d’ansia tale da spingerlo a rivolgersi a un altro studio dentistico nella ricerca di altre risposte. E questo è un comportamento controproducente per la reputazione dello studio dentistico.

Va detto che nel corso degli ultimi anni, c’è stata una evoluzione nella comunicazione in ambito sanitario, per effetto della diffusione su larga scala dei nuovi strumenti offerti dalla tecnologia. si registra un’apertura rispetto a queste nuove forme di comunicazione perché garantiscono velocità e tempestività, oltre a permettere di superare la distanza fisica tra il dentista e il paziente. Il rapporto, in effetti, è diventato sempre più digitale, pur restando personale e basato sulla fiducia.

Il contatto vis à vis ovviamente è imprescindibile e gioca un ruolo determinante: la prima impressione è quella che conta, anche nel rapporto tra paziente e medico. Il paziente dentistico, infatti, deciderà di affidarsi a quello studio odontoiatrico e non ad altri, solo se il professionista sarà stato in grado di conquistarne la fiducia. E la fiducia dipende dalla capacità di ascoltare e comunicare e quindi di far sentire a proprio agio il paziente.

Il ruolo della sala d’attesa per una corretta accoglienza

Un ruolo cruciale nel rapporto comunicativo dentista-paziente è costituito dal momento dell’accoglienza in studio, solitamente nella sala d’attesa. Questo è il luogo d’ingresso che ha lo stesso valore di un bigliettino da visita. Talvolta si tende a sottovalutare l’organizzazione e la gestione della sala d’attesa, presi dalle innumerevoli incombenze considerate prioritarie rispetto alla cura dell’immagine che, invece, ha il suo impatto. Se è vero che l’abito non fa il monaco, è altrettanto vero che dà una grossa mano.

A questo punto è utile distinguere due forme di comunicazione: quella verbale e quella non verbale, che possiamo definire ambientale.

Quanto alla comunicazione verbale, il paziente che si accomoda in sala d’attesa deve essere accolto seguendo un rituale: i saluti, sempre con garbo, da accompagnare al messaggio di benvenuto aggiungendo che il dentista lo riceverà tra pochi minuti.

L’immagine e la comunicazione non verbale nell’accoglienza in studio

La comunicazione non verbale è quella che scaturisce dall’ambiente della sala d’attesa e dalla sua estetica. Essere accolti in una stanza ben arredata, luminosa, con angoli per le piante, spazio riservato al guardaroba, entrare in un ambiente pulito e profumato regalano sensazioni certamente piacevoli. Questi elementi conquistano il paziente-cliente e sono in grado di dare il benvenuto necessario a far sentire ogni persona importante. Il messaggio trasmesso è che “lo studio dentistico stava aspettando proprio te”

Vediamo, quindi, cosa si può fare per comunicare al paziente la giusta atmosfera, partendo da alcuni consigli presi in prestito dal mondo dell’interior design:

  • Innanzitutto, la sala d’attesa dovrà esser sempre ordinata in qualsiasi momento della giornata, per questo sarà compito del personale tenere sotto controllo gli ambienti.
  •  Le sedute, meglio se poltrone, sono da preferire singole in modo tale da garantire la giusta privacy e adeguata comodità.
  •  Se lo spazio lo permette, è possibile realizzare un angolo destinato al guardaroba che sarà comodo soprattutto nelle stagioni autunno e inverno.
  • Sempre se lo spazio a disposizione è sufficiente, è possibile pensare a un angolo per i più piccoli, da separare con materiali leggeri, come possono essere le vetrate, in modo tale da permettere ai genitori di tenere sott’occhio i piccoli.
  •  A giocare un ruolo importante, sono anche le luci: un conto è avere un’illuminazione calda, che dà il senso dell’abbraccio, altro quella fredda.
  • Non vanno dimenticati, infine, i colori scelti per le pareti e per i complementi d’arredo: sono da preferire le tinte neutre, rispetto a quelle forti, perché danno un senso di tranquillità e contribuiscono a rendere più serena l’attesa della visita.

Sala d’attesa: quando il tempo non passa mai

Cosa fare durante i minuti trascorsi in sala d’attesa? È necessario impiegare il tempo in maniera efficace, partendo da un’adeguata comunicazione senza mai scivolare nell’invadenza.

L’ideale è riuscire a trovare una formula giusta per informare i pazienti delle ultime novità dello studio odontoiatrico, che possono riguardare i professionisti che vi lavorano, l’acquisto di macchinari, l’uso di nuove tecnologie, oppure facilitazioni nei pagamenti, così come eventuali convenzioni con enti e associazioni.

Meglio ancora se tutte queste informazioni sono contenute in brochure di facile consultazione, da lasciare sui tavolini tra una sedia e l’altra. In questo modo, il paziente sarà libero di consultare il testo che gradisce. Da aggiungere, se sono disponibili, i paper di congressi ai quali hanno relazionato o partecipato i dentisti dello studio o articoli di stampa in cui si racconta di queste partecipazioni.

Un monitor è sicuramente un valido aiuto. Sullo schermo potranno scorrere notizie e informazioni utili ai pazienti, video sulle prestazioni offerte dallo studio dentistico, interviste allo staff medico, le ultime notizie sui più innovativi trattamenti. Ma soprattutto può essere utile per far conoscere al paziente lo stato di attesa della sua visita, come ad esempio con la soluzione XINFO Waiting Rooms. Tutto questo rappresentare una costruttiva occasione di “infotainment” che renderà piacevole il tempo dell’attesa oltre a restituire al paziente un’immagine positiva e all’avanguardia dello studio dentistico a cui ci si è affidati. Perché l’immagine, come detto, non è tutto ma conta molto.

La sala d’attesa in tempi di Covid-19

Non essendo ancora stata archiviata l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid, bisognerà continuare a comunicare ai pazienti dentistici tutte le misure adottate dagli odontoiatri per garantire prestazioni di cura in assoluta sicurezza, così come i comportamenti che dovranno essere seguiti dagli stessi pazienti.

Tra le regole di comportamento, andranno ricordate, oltre al corretto uso della mascherina il distanziamento e il lavaggio frequente delle mani.

Nella sala d’attesa le sedie riservate ai pazienti dovranno essere posizionate in maniera tale da garantire la distanza di oltre un metro. Le sedute che non possono essere utilizzate vanno eliminate oppure segnalate. Qualora non fosse possibile garantire il distanziamento nella sala d’attesa, sarà cura del personale addetto alla segreteria avvisare il paziente e fissare un nuovo appuntamento. Anche registrare l’arrivo in studio dei pazienti può essere fatto in totale sicurezza utilizzando tecnologie pensate alla tutela del paziente e del personale di studio.

Sono best pratice attuali per la gestione degli studi medici, racchiuse anche in protocolli precisi e definiti dalle attuali normative e regolamentazioni.   Sarà cura dello studio dentistico ricordare questi accorgimenti attraverso adeguati cartelli informativi da sistemare nella sala d’attesa e fornendo tutta l’assistenza possibile. Perché nemmeno la pandemia può fermare una corretta accoglienza in studio.

Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

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Approfondimento sul duplice ruolo del professionista che, oltre ai propri pazienti, deve “curare” anche il proprio business. Attività per la quale non tutti gli odontoiatri hanno una naturale predisposizione. Ecco perché alcuni strumenti gestionali digitali possono rappresentare un’àncora di salvezza per una perfetta gestione aziendale

15 Marzo 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Dentista imprenditore

Dentista oppure dentista imprenditore? Mai come oggi è opportuno porsi questa domanda per riflettere sulla reale complessità di questa professione e capire in quale contesto lavora ogni giorno l’odontoiatra e quali sono le sue incombenze e responsabilità.

Negli ultimi anni, la professione ha subìto un’evoluzione verso una maggiore complessità manageriale, figlia della crescente concorrenza che si registra nel settore delle cure dentarie e sull’onda lunga di quanto sta avvenendo all’intero comparto sanitario. Il motivo è presto detto: chi è titolare di uno studio dentistico è chiamato sempre di più a dedicare parte del proprio tempo per occuparsi in prima persona di una serie di attività strategiche e gestionali. La scelta dei fornitori e la frequenza degli ordini, l’amministrazione e contabilità, le scelte di marketing e comunicazione dello studio, definizione di prezzi, tariffe e sconti, la gestione del personale, il monitoraggio sull’andamento di costi e ricavi, il magazzino, il rapporto con le banche e la leva finanziaria, la misurazione della customer satisfaction, ecc. Un ginepraio di attività molto distanti dagli studi delle facoltà di medicina e, spesso ma non sempre, dalla reale vocazione del dentista.

Migliorare quantità e qualità del lavoro, nel rispetto della deontologia

Il complesso ventaglio delle attività da seguire richiede una gestione che non può essere miope ma deve tendere al costante miglioramento. La concorrenza, infatti, è sempre pronta ad approfittare di ogni sbavatura.

Lo studio dentistico efficiente si pone obiettivi quantitativi e qualitativi: da una parte una serie di miglioramenti organizzativi, di misure partiche e di piccoli accorgimenti finalizzati ad aumentare il numero dei pazienti; dall’altro l’obiettivo qualitativo, inteso come fidelizzazione dei clienti, la capacità di conservare uno “zoccolo duro” di pazienti che torneranno di anno in anno per le visite di controllo o per la pulizia dei denti.

Si tratta di traguardi che si traducono in fatturato e che vanno perseguiti, è sin troppo ovvio sottolinearlo, nel rispetto dei principi deontologici dell’etica professionale. E se il giuramento di Ippocrate può sembrare un vincolo, nell’arena competitiva della sanità la tutela dei diritti del paziente sono una regola che vale per tutti medici imprenditori, dunque anche per il dentista imprenditore.

Lo studio dentistico è un’azienda al cento per cento

La realtà è questa e bisogna prenderne atto, se si vuole continuare a curare i pazienti e guadagnare. Questo significa essere un dentista imprenditore.

Per essere davvero bravo, un dentista deve essere tecnicamente ineccepibile ma deve essere anche in grado di assumersi il giusto rischio d’impresa. Perché senza profitto, il professionista sarà prima o poi costretto a chiudere bottega. Se manca il controllo sui costi, se non si riesce a garantire entrate adeguate, o se il saldo finanziario resta troppo a lungo in area negativa, è evidente che lo studio dentistico non avrà ossigeno, attraverserà la tempesta della crisi e il medico (o chi per lui) sarà obbligato a scrivere la parola fine. È esattamente quel che avviene per le aziende: né più né meno. Ogni giorno, ad esempio, chiudono fabbriche italiane del manifatturiero con grandi qualità artigiane e maestranze di alto livello, perché non sono state magari in grado di fronteggiare la concorrenza estera. E lo stesso capita agli studi dentistici, dove c’è magari uno specialista bravissimo nel suo mestiere, ma che non è stato capace di diventare un imprenditore al cento per cento.

Non sottovalutare la gestione dell’agenda

Vediamo quali sono le attività sulle quali è possibile agire con razionalità per limitare errori e inefficienze.

Partiamo dalla gestione degli appuntamenti dei pazienti. È necessario fare attenzione a diluire le visite durante tutta la settimana lavorativa e nell’arco della giornata per evitare che ci siano “buchi” o, al contrario, situazioni di sovraffollamento.

Questa tipologia di attività è quella che tradizionalmente rimanda alla cosiddetta agenda degli appuntamenti del dentista: il registro cartaceo è inadeguato superato; occorre passare alla registrazione e gestione digitale. Grazie alla disponibilità di software gestionali per dentisti che permettono aggiornamenti in tempo reale, è oggi possibile fronteggiare rapidamente ogni emergenza: una visita da rimandare o da posticipare di qualche ora o ancora da anticipare, sia su richiesta del paziente che dell’odontoiatra. Il tutto con pochi click e con immediato riscontro all’utente.

La tecnologia come strumento di promemoria per il paziente

Un software gestionale per dentisti di qualità, consente anche di ricordare ai pazienti data e ora dell’appuntamento. Il biglietto di carta sul quale annotare il giorno della visita è ampiamente superato: meglio puntare su Sms, messaggi e email, con il valore di promemoria per i pazienti. Col vantaggio che ogni richiesta di modifica, sarà acquisita automaticamente dal sistema.

Una soluzione che permette anche di alleggerire il carico di lavoro per personale addetto alla segreteria il quale, di conseguenza, avrà più tempo per occuparsi alle altre incombenze richieste dal nostro dentista imprenditore che, come stiamo cercando di dimostrare, dovrà dedicate lo stesso impegno che riserva ai pazienti, per gestire i propri collaboratori e la gestione organizzativa generale.

Risorse umane: massimizzare il contributo di ciascuno

Gestire le risorse umane è una delle attività d’impresa più complesse, in quasi ogni settore dell’economia. E quindi, a maggior ragione, per il dentista che è il Dominus assoluto e incontrastato quando maneggia il trapano odontoiatrico, ma che davanti alle mansioni di un segretario o di un impiegato amministrativo non sempre è all’altezza.

Ecco perché il professionista è chiamato a valutare la qualità del lavoro del suo team e dovrà intervenire per massimizzare il contributo del singolo, ad esempio con la leva della motivazione, stabilendo turni di lavoro efficienti oppure differenziando le mansioni. Allo stesso modo, dovrà valutare se ci siano o meno le condizioni per eventuali nuove assunzioni oppure se, al contrario, non si può evitare di apportare tagli al personale per far quadrare i conti. Esattamente come avviene in qualsiasi azienda.

Adempimenti legislativi e scadenze fiscali: una giungla

L’aspetto probabilmente più complesso è quello contabile: il dentista dovrà annotare costi e ricavi e dovrà suddividere entrambe le categorie in capitoli per avere una fotografia veritiera delle condizioni di salute del suo studio. In questo modo sarà nelle condizioni di capire cosa pesa maggiormente sul bilancio di fine anno e contestualmente quali siano le prestazioni dentistiche maggiormente richieste. Non solo. Il dentista è chiamato a gestire la contabilità nel rispetto delle disposizioni di legge, come quelle in materia di fatturazione elettronica. E a rispettare le scadenze fiscali. Una giungla di leggi, normative, date, modelli da scaricare e compilare. Senza considerare la necessità di archiviare tutta la documentazione prodotta (in piena sicurezza informatica).

Fare affidamento alla calcolatrice e ai registri della contabilità non basta. Anche la gestione della contabilità è diventata digitale: un valido aiuto in termini di semplificazione nella registrazione delle operazioni e di costante monitoraggio delle stesse è offerta da software gestionali per dentisti di ultima generazione, indispensabili per gestire lo studio medico con approccio imprenditoriale.

Ascoltare le valutazioni dei pazienti e incentivare il passaparola

Il dentista imprenditore ha a cuore il marketing della sua impresa: deve essere sempre pronto a percepire ogni segno di insoddisfazione del paziente e correre prontamente ai ripari. Allo stesso modo deve valorizzare i punti di forza dello studio. Sotto questo punto di vista, il dentista è chiamato a svolgere un’attentata attività, nella consapevolezza che solo i pazienti soddisfatti potranno continuare ad affidarsi al suo lavoro e diventeranno, allo stesso tempo, i migliori promoter (o influencer, come si dice oggi) dello studio. Solo chi ha trovato le giuste risposte alle proprie esigenze, potrà consigliare il dentista a parenti, amici e colleghi di lavoro. Il passaparola è una forma di promozione o, se si preferisce, di pubblicità che non passa mai di moda. Resiste persino all’evoluzione della tecnologia e anzi subisce un’accelerazione.

La leva della comunicazione digitale

La pubblicità e la promozione dell’attività non è cosa semplice. Oltre tutto, fino a pochi anni fa, gli iscritti all’Ordine dei medici non potevano nemmeno pubblicizzare le proprie attività. È quindi un campo ancora poco esplorato ma in rapida evoluzione. Dall’advertising tradizionale su giornali, radio e tv, si sta passando sempre di più alle sponsorizzazioni tramite social network e gli investimenti in Google, per riuscire ad essere più competitivi sulla facilità di reperimento in internet. Un tema che si incrocia con la “web reputation” e la capacità di orientare verso il segno positivo commenti e recensioni.

Se la comunicazione sanitaria è sempre stata complessa, oggi, sembra quasi inestricabile. Eppure, è anche su questo tema, come su tutti i punti evidenziati in precedenza, che il dentista imprenditore verrà valutato dal mercato.

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a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria