Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Eliminare supporti fisici per prediligere quelli digitali. Dematerializzazione significa soprattutto riduzione di costi, di tempo, di spazio fisico per l’archiviazione, immediata reperibilità dei documenti e sicurezza per i pazienti. Questo anche grazie ad un software gestionale per dentisti.

4 Novembre 2021 | Consigli e guide pratiche

Negli ultimi tempi anche il settore dentale sta procedendo verso la dematerializzazione, con l’obiettivo di eliminare la carta e tutti gli archivi tradizionali, orientando al nuovo contesto digitale le procedure di registrazione dei pazienti, la conservazione delle cartelle cliniche e in generale tutta la gestione dello studio odontoiatrico. Il percorso di innovazione ha avuto un’importante accelerazione nell’universo della Pubblica Amministrazione. È, però, in ambito privato che si registrano i risultati più importanti del passaggio dal regno della carta a quello digitale, con una serie di vantaggi tanto per le aziende, quanto per gli utenti.

Dalla carta al digitale: un processo inarrestabile

In questa fase storica, ogni giorno gli odontoiatri e i loro collaboratori sono alle prese con una serie di documenti da compilare o far compilare e da conservare accuratamente. La carta, che prima era la regola, adesso è destinata a diventare un’eccezione se non proprio una rarità, con vantaggi che sono prima di tutto globali: il rispetto dell’ambiente e la salvaguardia degli alberi sono esigenze universali. Il diritto all’ambiente appartiene a tutti così come il diritto alla salute.

Agli alberi è dedicata anche una festa nazionale che si celebra il 21 novembre di ogni anno, riconoscendo così in maniera ufficiale l’importanza del patrimonio costituito dagli alberi, dai boschi e dalle foreste che sono e devono restare polmoni verdi per le città, e non solo il loro utilizzo per fascicoli, faldoni e bigliettini anche negli studi.  

Fermiamoci un attimo a fare un calcolo mentale: quanta carta è presente negli studi dentistici? Carta per registrare anamnesi, prescrivere farmaci, segnare appuntamenti, descrivere diagnosi, lasciare direttive organizzative al personale addetto alla segreteria e alle attività amministrative e contabili. Carta che, invece, potrebbe essere ridotta e magari eliminata per dare in maniera concreta il proprio contributo alla salvaguardia del patrimonio verde. Vediamo come.

Dematerializzare con la digitalizzazione = riduzione di costi e tempo

Dematerializzando i flussi informativi si ottengono importanti vantaggi. Basti pensare ad alcuni aspetti pratici ma essenziali di uno studio odontoiatrico. Partiamo dalla registrazione del paziente che potrà essere effettuata in pochi istanti e senza errori tramite scansione della tessera sanitaria. Oppure alla possibilità di sostituire la firma tradizionale con quella digitale.

È innegabile che, come vedremo, la firma elettronica dei documenti è tra le soluzioni che più di molte altre portano alla dematerializzazione all’interno dello studio dentistico con enormi benefici, in primis sul piano della riduzione dei costi, perché vengono tagliate in maniera consistente le spese per l’acquisto delle risme di carta, per la stampa o le fotocopie. Questo porta anche alla riduzione degli spazi (e costi) per l’archiviazione. In ogni studio dentistico c’è uno spazio dedicato alla raccolta della documentazione, fra cartelle dei pazienti e “carte” contabili, e in una versione digitale sono gli stessi spazi a cambiare radicalmente. A cambiare, inoltre, è anche l’impiego del personale di studio, che invece dovrà sviluppare più “digital skills”.

Un vantaggio inaspettato: la sicurezza

Una delle convinzioni errate di chi non si “rassegna” alla “dematerializzazione” della propria attività, riguarda la presunta inaffidabilità delle procedure di archiviazione informatica. Da costoro potrete sentir dire che “la carta è sempre la carta” o che un dato archiviato telematicamente rischia di perdersi. Ebbene è il momento di fare chiarezza! L’archiviazione virtuale è consigliata dalle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR) proprio per la maggiore sicurezza.

Se raffrontato al vecchio schedario chiuso a chiave, l’archiviazione in uno spazio virtuale è decisamente inviolabile e non è esposto a rischi di smarrimento o distruzione (volontaria o accidentale) che corrono invece i documenti cartacei.

Come gestire il passaggio alla dimensione digitale

Concretamente, come si fa a passare dalla carta al digitale? La risposta arriva dal mondo dei software gestionali per dentisti. I migliori sono in grado di fornire agli studi odontoiatrici strumenti e procedure sicure, affidabili e in linea con le disposizioni di legge. Si tratta di programmi con soluzioni ad hoc per la dematerializzazione del cartaceo.

La più importante tra queste è la firma grafometrica. Si tratta di una firma elettronica realizzata tramite il familiare atto manuale della firma autografa su carta. L’unica differenza di questa Firma Elettronica Avanzata (FEA, in sigla) è che viene eseguita con una penna ottica su una tavoletta digitale. Il gesto, sostanzialmente, è lo stesso, cambia solo il supporto; la praticità senza dubbio superiore alla firma tradizionale o a qualsiasi altro sistema con utilizzo di OTP (one-time password) in cui i processi di autenticazione possono allungarsi e talvolta complicarsi.

La firma grafometrica è univocamente attribuibile al suo autore in quanto il sistema rileva non solo la “forma” del segno, ma anche i dati biometrici della mano, come ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento, che consentono l’identificazione incontrovertibile del firmatario del documento. Insomma, una firma veloce, sicura e con un alto gradimento rispetto alla “user experience”.

Impatto della dematerializzazione e firma grafometrica

Dato che nell’atto del firmare ciascuno compie un movimento unico (studiato dalla grafometria), questa sofisticata “firma digitale” è un potente strumento di semplificazione. Oltre a rilevare l’identità del firmatario oltre ogni ragionevole dubbio, si riesce a collegare indissolubilmente il soggetto firmatario al singolo e specifico documento, è possibile il controllo automatico sulla firma e la verificabilità immediata sull’autenticità del documento originale (che non può essere alterato in alcun modo).

Vale la pena sottolineare che, dal punto di vista normativo, nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) sono previste quattro tipologie di firma digitale con caratteristiche crescenti in termini di sicurezza e validità degli atti sottoscritti: firma elettronica, firma elettronica avanzata (grafometrica), firma elettronica qualificata (certificata) e firma digitale. La firma grafometrica ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata, con evidenti impatti positivi anche in termini di medicina legale.

Si pensi ad esempio alla gestione dei consensi informati per i pazienti e tutti gli altri documenti che il medico deve controfirmare. O a tutti i processi che richiedono la creazione e la firma di documenti digitali, ai quali viene riconosciuta validità sul piano legale con tutte le garanzie ai fini del rispetto del diritto alla privacy del paziente.

Inoltre, l’impiego della firma grafometrica ha effetto positivo anche sulle attività di post-processing dei documenti e in modo particolare nell’organizzazione e nella tenuta dell’archivio. I documenti così firmati sono sempre reperibili e possono essere condivisi in tempo reale, senza necessità di un archivio fisico e senza che i dentisti o personale di studio siano costretti a fare avanti e indietro alla ricerca delle cartelle.

Per concludere

Il ricorso alla firma grafometrica nello studio dentistico offre tre ordini di vantaggi:

• l’eliminazione della carta con tutti i costi connessi;
• la sicurezza dei dati acquisiti e la trasparenza degli stessi;
• un significativo risparmio di tempo, denaro e spazio nella gestione dei processi di firma e conservazione della documentazione.

Per questi motivi, la scelta di usare un software gestionale per dentisti con annessa funzione di firma grafometrica costituisce un’importante occasione per gli studi dentistici.