Dematerializzazione documenti: quanto risparmia uno studio dentistico?

Dematerializzazione documenti: quanto risparmia uno studio dentistico?

Dematerializzare i documenti cartacei e gestire i dati dei pazienti in modo digitale permette agli studi dentistici di offrire un servizio migliore e, contemporaneamente, ridurre i costi di gestione. Ma fino a quanto si può risparmiare? E quali strumenti si possono utilizzare? Vediamolo nel dettaglio.

21 Febbraio 2023 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Gli studi dentistici sono sempre alla ricerca di soluzioni innovative che permettano di aumentare la qualità del servizio offerto al paziente, migliorando l’efficienza dei processi e ottimizzando i costi di gestione delle attività dello studio.

Come risparmiare fino 4.000€ offrendo un servizio migliore ai pazienti

In questo senso, la dematerializzazione dei documenti cartacei, associata alla digitalizzazione degli archivi, è una soluzione molto interessante: oltre a rendere più agile il servizio e aumentare la sicurezza dei dati del paziente, il risparmio economico può essere notevole (soprattutto per un piccolo studio).

Che cosa si intende con dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione è la conversione di documenti, processi e attività da una forma materiale a una digitale. Il processo di dematerializzazione permette di ridurre o eliminare completamente la necessità di supporti cartacei e archivi fisici. Il vantaggio? Una gestione documentale molto più agile. Nel caso di uno studio dentistico, la dematerializzazione si traduce in:

  • registrazione digitale dei pazienti;
  • archiviazione di tutte le informazioni e i documenti in archivi digitali;
  • pianificazione degli appuntamenti e gestione delle prenotazioni attraverso un sistema digitale;
  • la possibilità per i professionisti dello studio di collaborare tra loro, condividendo informazioni sul trattamento dei pazienti in tempo reale e senza la necessità di scambiare materiale cartaceo;
  • firme digitali sicure e a norma di legge sui documenti di trattamento e privacy.

Uno studio dentistico che dematerializza agilizza i flussi documentali, ottimizza le sue risorse e fa risparmiare tempo al personale di studio e ai pazienti.

Dematerializzare documenti e processi: una questione (anche) economica

La gestione dei documenti cartacei può rappresentare una sfida logistica costosa per uno studio dentistico. La carta viene utilizzata per:

  • registrare i pazienti;
  • consegnare preventivi;
  • redigere le schede di anamnesi;
  • compilare le prescrizioni dei farmaci;
  • rilasciare al paziente un promemoria dei prossimi appuntamenti; 
  • emettere fatture; ecc…

La digitalizzazione dei documenti e l’archiviazione elettronica a norma di legge permettono di realizzare tutte queste attività in modo facile e veloce, abbattendo diverse voci di costo.

Quanto costa stampare e archiviare documenti cartacei?

Abbiamo realizzato alcuni calcoli per vedere se è realmente conveniente per un’attività come uno studio dentistico dire addio alla carta e all’archiviazione dei documenti su supporti fisici per abbracciare la dematerializzazione. L’uso di documenti cartacei prevede tre tipi di costi che vediamo nello specifico.

I costi di stampa

Per poter stampare è imprescindibile acquistare toner, tamburi, carta e raccoglitori; a questa spesa va aggiunto il costo dell’elettricità e della manutenzione delle stampanti. Queste voci concorrono al costo di stampa, che possiamo stimare intorno a €0,35/pagina.

I costi di archiviazione

I documenti stampati devono poi essere archiviati, operazione che ha costi diretti e indiretti. Tra i primi:

  • acquisto della struttura per l’archiviazione della carta (scaffali, armadi, cassettiere, sistemi di sicurezza): circa €0,03/pagina;
  • costo annuo di uno spazio adibito ad archivio: circa 100 €/mq. Se ogni metro lineare ha 5 scaffali su ognuno dei quali si trovano 10 faldoni con circa 300 fogli l’uno, ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Possiamo quindi stimare un costo di archiviazione di €0,007/pagina;

I costi indiretti del processo di archiviazione sono, invece, quelli legati alla produttività. Per calcolarli abbiamo stimato che archiviare un foglio cartaceo richiede circa 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura, ecc.).

Se su uno stipendio medio mensile di €1.300, il costo aziendale annuo di un impiegato è di circa €30.000, considerando 200 giorni lavorativi si ottiene un costo al minuto di €0,32. Il processo di archiviazione ha quindi un costo di €0,65/pagina.

Il costo totale del processo di archiviazione per pagina sarà quindi di €0,69 (0,03 + 0,007 + 0,65). Ipotizzando la stampa e l’archiviazione di 5.000 pagine all’anno, uno studio dentistico spende: €0,35/pagina (costo di stampa) + €0,69/pagina (costo di archiviazione) = €1,04/pagina. Il costo annuale sarà = €1,04 * 5.000 = €5.200

I costi di ricerca dei documenti cartacei

Se i documenti sono stampati su carta, significa che lo studio utilizza anche un archivio fisico per conservare tutto il materiale informativo che produce. Questo implica che ogni volta che è necessario consultare la cartella clinica di un paziente si deve realizzare una ricerca manuale all’interno dell’archivio.

Quanto costa ad uno studio odontoiatrico questo processo?

Il tempo necessario per realizzare una ricerca in un archivio si aggira intorno ai 4 minuti (ovvero: raggiungere l’archivio, cercare il documento richiesto, fotocopiarlo e reinserirlo al suo posto). Moltiplicando questo tempo per il costo di produttività visto precedentemente otteniamo che il costo di una ricerca è = 4 x 0,32 = €1,28.

Considerando una percentuale (in difetto) di movimentazione annuale pari al 5% su un archivio di 10 anni, possiamo stabilire che le pagine movimentate in un anno saranno (5.000*10)*5% = 2.500. Questo porta a un costo di ricerca annuale pari a €3.200. Uno studio dentistico che usa documenti cartacei e archivi fisici spende quindi €8.400 all’anno.

Le alternative: firma elettronica e un software gestionale per dentisti     

Uno studio dentistico può abbattere tutti i costi legati all’utilizzo della carta passando al formato digitale. Il passaggio è facile da realizzare con un software gestionale per dentisti, che integra soluzioni ad hoc per dematerializzare in modo sicuro e nel rispetto delle disposizioni di legge i principali processi dello studio.

La firma grafometrica è una di queste soluzioni: si tratta di una tecnologia con pieno valore legale che sostituisce la firma classica su carta con una Firma Elettronica Avanzata (FEA), realizzata con una penna ottica su un supporto digitale.

Schede di anamnesi, consensi clinici, preventivi, trattamenti, fatture e tutti i documenti di studio possono essere sottoscritti utilizzando una comoda tavoletta grafometrica precisa e facile da usare. L’acquisizione della firma è immediata e sicura, tutti i documenti informatici firmati sono conservati a norma di legge e archiviati nella cartella del paziente di riferimento.

Quanto costa la firma grafometrica?

Il costo del servizio di firma grafometrica con conservazione a norma di XDent per 5.000 pagine è di €0,07/pagina, ovvero €348/anno.

Il tempo impiegato dal personale di studio per realizzare il processo di firma è di circa 30 secondi a documento, che per 5.000 pagine è pari a €800/anno.

Il costo totale per uno studio dentistico che utilizza la firma grafometrica è quindi di €1.148/anno.

Quanto si risparmia rispetto ai documenti cartacei?

Recuperiamo i nostri calcoli riguardo ai costi di stampa e archiviazione dei documenti cartacei per confrontarli con le stime di costo di un sistema digitale per la gestione di tutti i documenti dei pazienti:

  • costo di documenti cartacei (stampa+archiviazione) per 5.000 pagine: €5.200/anno;
  • costo del servizio di firma grafometrica con conservazione digitale a norma di XDent per 5.000 pagine: €1.148/anno.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare e archiviare documenti è di circa €4.000 euro.

Inseriamo anche il costo delle attività di ricerca:

  • con archivio cartaceo: €8.400
  • con archivio con firma digitale e conservazione a norma di legge: €1.950.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare, archiviare e ricercare documenti è di circa €6.450 euro.

Dematerializzazione: il primo passo verso una nuova era

Gli strumenti per la dematerializzazione sono in continua evoluzione e permettono di ridurre la quantità di materiale fisico necessario alla maggior parte delle attività quotidiane di uno studio dentistico, rendendo più efficienti, redditizi e sostenibili i processi.

Per uno studio dentistico, la dematerializzazione dei documenti è una sfida ma anche una soluzione che offre vantaggi tangibili in termini di costi e un miglioramento evidente della qualità del servizio offerto ai pazienti.

In una prospettiva più ampia, che include il contesto sociale ed economico in cui è inserito lo studio dentistico, la dematerializzazione e la digitalizzazione sono un primo, fondamentale passo verso un futuro più sostenibile e tecnologicamente avanzato.

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Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Addio alla carta, il futuro è la dematerializzazione.

Eliminare supporti fisici per prediligere quelli digitali. Dematerializzazione significa soprattutto riduzione di costi, di tempo, di spazio fisico per l’archiviazione, immediata reperibilità dei documenti e sicurezza per i pazienti. Questo anche grazie ad un software gestionale per dentisti.

4 Novembre 2021 | Consigli e guide pratiche

Negli ultimi tempi anche il settore dentale sta procedendo verso la dematerializzazione, con l’obiettivo di eliminare la carta e tutti gli archivi tradizionali, orientando al nuovo contesto digitale le procedure di registrazione dei pazienti, la conservazione delle cartelle cliniche e in generale tutta la gestione dello studio odontoiatrico. Il percorso di innovazione ha avuto un’importante accelerazione nell’universo della Pubblica Amministrazione. È, però, in ambito privato che si registrano i risultati più importanti del passaggio dal regno della carta a quello digitale, con una serie di vantaggi tanto per le aziende, quanto per gli utenti.

Dalla carta al digitale: un processo inarrestabile

In questa fase storica, ogni giorno gli odontoiatri e i loro collaboratori sono alle prese con una serie di documenti da compilare o far compilare e da conservare accuratamente. La carta, che prima era la regola, adesso è destinata a diventare un’eccezione se non proprio una rarità, con vantaggi che sono prima di tutto globali: il rispetto dell’ambiente e la salvaguardia degli alberi sono esigenze universali. Il diritto all’ambiente appartiene a tutti così come il diritto alla salute.

Agli alberi è dedicata anche una festa nazionale che si celebra il 21 novembre di ogni anno, riconoscendo così in maniera ufficiale l’importanza del patrimonio costituito dagli alberi, dai boschi e dalle foreste che sono e devono restare polmoni verdi per le città, e non solo il loro utilizzo per fascicoli, faldoni e bigliettini anche negli studi.  

Fermiamoci un attimo a fare un calcolo mentale: quanta carta è presente negli studi dentistici? Carta per registrare anamnesi, prescrivere farmaci, segnare appuntamenti, descrivere diagnosi, lasciare direttive organizzative al personale addetto alla segreteria e alle attività amministrative e contabili. Carta che, invece, potrebbe essere ridotta e magari eliminata per dare in maniera concreta il proprio contributo alla salvaguardia del patrimonio verde. Vediamo come.

Dematerializzare con la digitalizzazione = riduzione di costi e tempo

Dematerializzando i flussi informativi si ottengono importanti vantaggi. Basti pensare ad alcuni aspetti pratici ma essenziali di uno studio odontoiatrico. Partiamo dalla registrazione del paziente che potrà essere effettuata in pochi istanti e senza errori tramite scansione della tessera sanitaria. Oppure alla possibilità di sostituire la firma tradizionale con quella digitale.

È innegabile che, come vedremo, la firma elettronica dei documenti è tra le soluzioni che più di molte altre portano alla dematerializzazione all’interno dello studio dentistico con enormi benefici, in primis sul piano della riduzione dei costi, perché vengono tagliate in maniera consistente le spese per l’acquisto delle risme di carta, per la stampa o le fotocopie. Questo porta anche alla riduzione degli spazi (e costi) per l’archiviazione. In ogni studio dentistico c’è uno spazio dedicato alla raccolta della documentazione, fra cartelle dei pazienti e “carte” contabili, e in una versione digitale sono gli stessi spazi a cambiare radicalmente. A cambiare, inoltre, è anche l’impiego del personale di studio, che invece dovrà sviluppare più “digital skills”.

Un vantaggio inaspettato: la sicurezza

Una delle convinzioni errate di chi non si “rassegna” alla “dematerializzazione” della propria attività, riguarda la presunta inaffidabilità delle procedure di archiviazione informatica. Da costoro potrete sentir dire che “la carta è sempre la carta” o che un dato archiviato telematicamente rischia di perdersi. Ebbene è il momento di fare chiarezza! L’archiviazione virtuale è consigliata dalle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR) proprio per la maggiore sicurezza.

Se raffrontato al vecchio schedario chiuso a chiave, l’archiviazione in uno spazio virtuale è decisamente inviolabile e non è esposto a rischi di smarrimento o distruzione (volontaria o accidentale) che corrono invece i documenti cartacei.

Come gestire il passaggio alla dimensione digitale

Concretamente, come si fa a passare dalla carta al digitale? La risposta arriva dal mondo dei software gestionali per dentisti. I migliori sono in grado di fornire agli studi odontoiatrici strumenti e procedure sicure, affidabili e in linea con le disposizioni di legge. Si tratta di programmi con soluzioni ad hoc per la dematerializzazione del cartaceo.

La più importante tra queste è la firma grafometrica. Si tratta di una firma elettronica realizzata tramite il familiare atto manuale della firma autografa su carta. L’unica differenza di questa Firma Elettronica Avanzata (FEA, in sigla) è che viene eseguita con una penna ottica su una tavoletta digitale. Il gesto, sostanzialmente, è lo stesso, cambia solo il supporto; la praticità senza dubbio superiore alla firma tradizionale o a qualsiasi altro sistema con utilizzo di OTP (one-time password) in cui i processi di autenticazione possono allungarsi e talvolta complicarsi.

La firma grafometrica è univocamente attribuibile al suo autore in quanto il sistema rileva non solo la “forma” del segno, ma anche i dati biometrici della mano, come ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento, che consentono l’identificazione incontrovertibile del firmatario del documento. Insomma, una firma veloce, sicura e con un alto gradimento rispetto alla “user experience”.

Impatto della dematerializzazione e firma grafometrica

Dato che nell’atto del firmare ciascuno compie un movimento unico (studiato dalla grafometria), questa sofisticata “firma digitale” è un potente strumento di semplificazione. Oltre a rilevare l’identità del firmatario oltre ogni ragionevole dubbio, si riesce a collegare indissolubilmente il soggetto firmatario al singolo e specifico documento, è possibile il controllo automatico sulla firma e la verificabilità immediata sull’autenticità del documento originale (che non può essere alterato in alcun modo).

Vale la pena sottolineare che, dal punto di vista normativo, nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) sono previste quattro tipologie di firma digitale con caratteristiche crescenti in termini di sicurezza e validità degli atti sottoscritti: firma elettronica, firma elettronica avanzata (grafometrica), firma elettronica qualificata (certificata) e firma digitale. La firma grafometrica ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata, con evidenti impatti positivi anche in termini di medicina legale.

Si pensi ad esempio alla gestione dei consensi informati per i pazienti e tutti gli altri documenti che il medico deve controfirmare. O a tutti i processi che richiedono la creazione e la firma di documenti digitali, ai quali viene riconosciuta validità sul piano legale con tutte le garanzie ai fini del rispetto del diritto alla privacy del paziente.

Inoltre, l’impiego della firma grafometrica ha effetto positivo anche sulle attività di post-processing dei documenti e in modo particolare nell’organizzazione e nella tenuta dell’archivio. I documenti così firmati sono sempre reperibili e possono essere condivisi in tempo reale, senza necessità di un archivio fisico e senza che i dentisti o personale di studio siano costretti a fare avanti e indietro alla ricerca delle cartelle.

Per concludere

Il ricorso alla firma grafometrica nello studio dentistico offre tre ordini di vantaggi:

  • l’eliminazione della carta con tutti i costi connessi;
  • la sicurezza dei dati acquisiti e la trasparenza degli stessi;
  • un significativo risparmio di tempo, denaro e spazio nella gestione dei processi di firma e conservazione della documentazione.

Per questi motivi, la scelta di usare un software gestionale per dentisti con annessa funzione di firma grafometrica costituisce un’importante occasione per gli studi dentistici.

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