Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Approfondimento sul duplice ruolo del professionista che, oltre ai propri pazienti, deve “curare” anche il proprio business. Attività per la quale non tutti gli odontoiatri hanno una naturale predisposizione. Ecco perché alcuni strumenti gestionali digitali possono rappresentare un’àncora di salvezza per una perfetta gestione aziendale

15 Marzo 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Dentista oppure dentista imprenditore? Mai come oggi è opportuno porsi questa domanda per riflettere sulla reale complessità di questa professione e capire in quale contesto lavora ogni giorno l’odontoiatra e quali sono le sue incombenze e responsabilità.

Negli ultimi anni, la professione ha subìto un’evoluzione verso una maggiore complessità manageriale, figlia della crescente concorrenza che si registra nel settore delle cure dentarie e sull’onda lunga di quanto sta avvenendo all’intero comparto sanitario. Il motivo è presto detto: chi è titolare di uno studio dentistico è chiamato sempre di più a dedicare parte del proprio tempo per occuparsi in prima persona di una serie di attività strategiche e gestionali. La scelta dei fornitori e la frequenza degli ordini, l’amministrazione e contabilità, le scelte di marketing e comunicazione dello studio, definizione di prezzi, tariffe e sconti, la gestione del personale, il monitoraggio sull’andamento di costi e ricavi, il magazzino, il rapporto con le banche e la leva finanziaria, la misurazione della customer satisfaction, ecc. Un ginepraio di attività molto distanti dagli studi delle facoltà di medicina e, spesso ma non sempre, dalla reale vocazione del dentista.

Migliorare quantità e qualità del lavoro, nel rispetto della deontologia

Il complesso ventaglio delle attività da seguire richiede una gestione che non può essere miope ma deve tendere al costante miglioramento. La concorrenza, infatti, è sempre pronta ad approfittare di ogni sbavatura.

Lo studio dentistico efficiente si pone obiettivi quantitativi e qualitativi: da una parte una serie di miglioramenti organizzativi, di misure partiche e di piccoli accorgimenti finalizzati ad aumentare il numero dei pazienti; dall’altro l’obiettivo qualitativo, inteso come fidelizzazione dei clienti, la capacità di conservare uno “zoccolo duro” di pazienti che torneranno di anno in anno per le visite di controllo o per la pulizia dei denti.

Si tratta di traguardi che si traducono in fatturato e che vanno perseguiti, è sin troppo ovvio sottolinearlo, nel rispetto dei principi deontologici dell’etica professionale. E se il giuramento di Ippocrate può sembrare un vincolo, nell’arena competitiva della sanità la tutela dei diritti del paziente sono una regola che vale per tutti medici imprenditori, dunque anche per il dentista imprenditore.

Lo studio dentistico è un’azienda al cento per cento

La realtà è questa e bisogna prenderne atto, se si vuole continuare a curare i pazienti e guadagnare. Questo significa essere un dentista imprenditore.

Per essere davvero bravo, un dentista deve essere tecnicamente ineccepibile ma deve essere anche in grado di assumersi il giusto rischio d’impresa. Perché senza profitto, il professionista sarà prima o poi costretto a chiudere bottega. Se manca il controllo sui costi, se non si riesce a garantire entrate adeguate, o se il saldo finanziario resta troppo a lungo in area negativa, è evidente che lo studio dentistico non avrà ossigeno, attraverserà la tempesta della crisi e il medico (o chi per lui) sarà obbligato a scrivere la parola fine. È esattamente quel che avviene per le aziende: né più né meno. Ogni giorno, ad esempio, chiudono fabbriche italiane del manifatturiero con grandi qualità artigiane e maestranze di alto livello, perché non sono state magari in grado di fronteggiare la concorrenza estera. E lo stesso capita agli studi dentistici, dove c’è magari uno specialista bravissimo nel suo mestiere, ma che non è stato capace di diventare un imprenditore al cento per cento.

Non sottovalutare la gestione dell’agenda

Vediamo quali sono le attività sulle quali è possibile agire con razionalità per limitare errori e inefficienze.

Partiamo dalla gestione degli appuntamenti dei pazienti. È necessario fare attenzione a diluire le visite durante tutta la settimana lavorativa e nell’arco della giornata per evitare che ci siano “buchi” o, al contrario, situazioni di sovraffollamento.

Questa tipologia di attività è quella che tradizionalmente rimanda alla cosiddetta agenda degli appuntamenti del dentista: il registro cartaceo è inadeguato superato; occorre passare alla registrazione e gestione digitale. Grazie alla disponibilità di software gestionali per dentisti che permettono aggiornamenti in tempo reale, è oggi possibile fronteggiare rapidamente ogni emergenza: una visita da rimandare o da posticipare di qualche ora o ancora da anticipare, sia su richiesta del paziente che dell’odontoiatra. Il tutto con pochi click e con immediato riscontro all’utente.

La tecnologia come strumento di promemoria per il paziente

Un software gestionale per dentisti di qualità, consente anche di ricordare ai pazienti data e ora dell’appuntamento. Il biglietto di carta sul quale annotare il giorno della visita è ampiamente superato: meglio puntare su Sms, messaggi e email, con il valore di promemoria per i pazienti. Col vantaggio che ogni richiesta di modifica, sarà acquisita automaticamente dal sistema.

Una soluzione che permette anche di alleggerire il carico di lavoro per personale addetto alla segreteria il quale, di conseguenza, avrà più tempo per occuparsi alle altre incombenze richieste dal nostro dentista imprenditore che, come stiamo cercando di dimostrare, dovrà dedicate lo stesso impegno che riserva ai pazienti, per gestire i propri collaboratori e la gestione organizzativa generale.

Risorse umane: massimizzare il contributo di ciascuno

Gestire le risorse umane è una delle attività d’impresa più complesse, in quasi ogni settore dell’economia. E quindi, a maggior ragione, per il dentista che è il Dominus assoluto e incontrastato quando maneggia il trapano odontoiatrico, ma che davanti alle mansioni di un segretario o di un impiegato amministrativo non sempre è all’altezza.

Ecco perché il professionista è chiamato a valutare la qualità del lavoro del suo team e dovrà intervenire per massimizzare il contributo del singolo, ad esempio con la leva della motivazione, stabilendo turni di lavoro efficienti oppure differenziando le mansioni. Allo stesso modo, dovrà valutare se ci siano o meno le condizioni per eventuali nuove assunzioni oppure se, al contrario, non si può evitare di apportare tagli al personale per far quadrare i conti. Esattamente come avviene in qualsiasi azienda.

Adempimenti legislativi e scadenze fiscali: una giungla

L’aspetto probabilmente più complesso è quello contabile: il dentista dovrà annotare costi e ricavi e dovrà suddividere entrambe le categorie in capitoli per avere una fotografia veritiera delle condizioni di salute del suo studio. In questo modo sarà nelle condizioni di capire cosa pesa maggiormente sul bilancio di fine anno e contestualmente quali siano le prestazioni dentistiche maggiormente richieste. Non solo. Il dentista è chiamato a gestire la contabilità nel rispetto delle disposizioni di legge, come quelle in materia di fatturazione elettronica. E a rispettare le scadenze fiscali. Una giungla di leggi, normative, date, modelli da scaricare e compilare. Senza considerare la necessità di archiviare tutta la documentazione prodotta (in piena sicurezza informatica).

Fare affidamento alla calcolatrice e ai registri della contabilità non basta. Anche la gestione della contabilità è diventata digitale: un valido aiuto in termini di semplificazione nella registrazione delle operazioni e di costante monitoraggio delle stesse è offerta da software gestionali per dentisti di ultima generazione, indispensabili per gestire lo studio medico con approccio imprenditoriale.

Ascoltare le valutazioni dei pazienti e incentivare il passaparola

Il dentista imprenditore ha a cuore il marketing della sua impresa: deve essere sempre pronto a percepire ogni segno di insoddisfazione del paziente e correre prontamente ai ripari. Allo stesso modo deve valorizzare i punti di forza dello studio. Sotto questo punto di vista, il dentista è chiamato a svolgere un’attentata attività, nella consapevolezza che solo i pazienti soddisfatti potranno continuare ad affidarsi al suo lavoro e diventeranno, allo stesso tempo, i migliori promoter (o influencer, come si dice oggi) dello studio. Solo chi ha trovato le giuste risposte alle proprie esigenze, potrà consigliare il dentista a parenti, amici e colleghi di lavoro. Il passaparola è una forma di promozione o, se si preferisce, di pubblicità che non passa mai di moda. Resiste persino all’evoluzione della tecnologia e anzi subisce un’accelerazione.

La leva della comunicazione digitale

La pubblicità e la promozione dell’attività non è cosa semplice. Oltre tutto, fino a pochi anni fa, gli iscritti all’Ordine dei medici non potevano nemmeno pubblicizzare le proprie attività. È quindi un campo ancora poco esplorato ma in rapida evoluzione. Dall’advertising tradizionale su giornali, radio e tv, si sta passando sempre di più alle sponsorizzazioni tramite social network e gli investimenti in Google, per riuscire ad essere più competitivi sulla facilità di reperimento in internet. Un tema che si incrocia con la “web reputation” e la capacità di orientare verso il segno positivo commenti e recensioni.

Se la comunicazione sanitaria è sempre stata complessa, oggi, sembra quasi inestricabile. Eppure, è anche su questo tema, come su tutti i punti evidenziati in precedenza, che il dentista imprenditore verrà valutato dal mercato.

a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria