Contabilità dello studio dentistico, ecco come migliorarla e semplificarla

Contabilità dello studio dentistico, ecco come migliorarla e semplificarla

Avere una gestione informatizzata della contabilità dello studio dentistico consente di avere sempre il polso della situazione seguendone l’andamento. Ma come renderla semplice, veloce e soprattutto informatizzata? Scoprilo con i consigli di XDENT.

30 Giugno 2022 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Contabilità dello studio dentistico

Per il dentista è fondamentale avere sotto controllo la contabilità dello studio dentistico. Grazie a questa attività, infatti, il dentista può verificare l’andamento finanziario del proprio business, analizzarne le entrate e le uscite, verificare la situazione contabile di ogni paziente, gestire le scadenze dei pagamenti ai fornitori, così come gli acconti e i saldi versati.

Un odontoiatra che non conosce la situazione economica e finanziaria del proprio studio ne mette a repentaglio la redditività e, a medio-lungo termine, il futuro.

Perché è così importante la contabilità per uno studio dentistico?

La contabilità ha un ruolo chiave nella gestione di qualunque azienda: oltre ad essere obbligatoria per legge, è infatti uno straordinario strumento di controllo dei movimenti economici dello studio dentistico.

Quando si registrano tutte le transazioni economiche, è molto più facile conoscere la situazione reale dell’esercizio e, in base a questo dato, prendere decisioni consapevoli per migliorare la gestione dello studio.

Per essere funzionale, la gestione della contabilità deve essere:

  • ordinata
  • sistematica
  • aggiornata.

Chi gestisce la contabilità di uno studio dentistico?

Nelle strutture odontoiatriche più complesse generalmente è presente un dipartimento interno che si occupa di tutte le questioni relative alle tasse, l’iva, la registrazione delle fatture elettroniche, i pagamenti da ricevere e da effettuare, ecc…

Negli studi dentistici di medie e piccole dimensioni, invece, in genere i dentisti preferiscono affidare la contabilità a un commercialista. Soprattutto negli studi non informatizzati, si tratta di una scelta naturale, anche perché per l’odontoiatra e il suo staff molte volte ridotto significherebbe avere ulteriori incombenze giornaliere, dover consultare registri contabili, compilare e registrare a mano fatture e spese. Insomma meno tempo da dedicare ai pazienti.

Una possibile soluzione sarebbe avere una gestione della contabilità condivisa con il proprio commercialista, in modo da avere il controllo in real-time delle spese che lo studio sta realizzando e del budget rimanente a disposizione. Questo modello di gestione condiviso permette al commercialista di attenzionare aspetti contabili specifici, soprattutto quelli di natura straordinaria, ad esempio in occasione di importanti acquisti o investimenti come macchinari e strutture, o anche monitorare scadenze importanti. Naturalmente questa tipologia di gestione risulterebbe quasi impossibile con strumenti tradizionali, come carta e penna.

Inoltre, la mancanza di una panoramica completa della situazione finanziaria dello studio, disponibile in tempo reale, può dare origine a problemi di gestione più profondi. Per questo motivo, anche nel caso di un piccolo studio, la soluzione migliore è sempre quella di avere una gestione della contabilità con l’ausilio di strumenti adeguati e soprattutto innovativi.

Ma come risolvere il problema della mancanza di tempo per un dentista che già deve occuparsi delle attività di routine dello studio, come ricevere e seguire tutti i pazienti? Con un software gestionale specifico per studi odontoiatrici, che permetta di gestire la contabilità in modo completo, semplice e affidabile.

Il gestionale semplice e trasparente per la contabilità dello studio dentistico

XDENT conosce bene le necessità dei dentisti. Chi gestisce uno studio odontoiatrico deve poter controllare la contabilità e il bilancio in qualsiasi momento, in modo rapido e preciso. Oltre ai conti, deve poter gestire i preventivi e le fatture al cliente, così come i pagamenti ai fornitori.

La compilazione della prima nota è un’altra incombenza chiave.

Alcuni studi odontoiatrici usano software diversi per più attività come revisionare i conti, verificare le scadenze e registrare incassi e pagamenti. Questo complica la faccenda perché le tempistiche dei controlli si dilatano e possono verificarsi incongruenze tra i dati, oltre che ritardi.

La soluzione? Un sistema unico che permetta di gestire tutta la contabilità dello studio dentistico da un solo efficiente software.

XDENT è la risposta alla richiesta di semplificazione e precisione degli odontoiatri.

Questo avanzato software gestionale per studi dentistici permette di:

  • controllare rapidamente la contabilità di uno studio (entrate, costi, spese, flusso di cassa, ecc…),
  • registrare IVA,
  • leggere, integrare ed esportare la prima nota per inviarla al commercialista,
  • creare preventivi e verificarne l’accettazione,
  • accertare la situazione contabile di ogni paziente dello studio,
  • inviare le spese sanitarie al Sistema TS (Tessera Sanitaria),
  • gestire la fatturazione attiva e passiva, anche estera, in modo illimitato,
  • gestire gli acconti e i saldi,
  • adattare i preventivi ai piani di cura, personalizzando modalità e condizioni di pagamento,
  • gestire in modo scrupoloso le relazioni con i fornitori, attraverso lo scadenziario dei pagamenti e il partitario dei fornitori,
  • amministrare con precisione il magazzino.

Perché scegliere XDENT per la tua contabilità se sei un dentista

Ogni dentista vorrebbe concentrarsi soprattutto sui propri pazienti: questo è l’unico modo per offrire un servizio di alta qualità e fidelizzare i clienti.

Purtroppo però, chi ha un’attività in proprio deve anche preoccuparsi di tutta la parte fiscale ed economica dello studio, assicurarsi che i conti siano apposto e che gli oneri fiscali siano sempre rispettati.

L’unico modo per soddisfare entrambe queste esigenze è trovare uno strumento che permetta di gestire in modo semplice e immediato la contabilità e le relazioni di natura economica con clienti e fornitori.

I registri contabili cartacei non sono più una soluzione efficiente: spesso creano problemi al dentista e anche ai commercialisti perché non si trovano, non sono aggiornati o non contengono tutte le informazioni necessarie. Per non parlare dei possibili errori umani nella compilazione delle fatture.

La contabilità di uno studio dentistico richiede, quindi, un gestionale informatico e XDENT è un software affidabile che permette di centralizzare i conti, le spese dello studio e la contabilità relativa al paziente. In questo modo nessun dato è perso e le scadenze sono sempre rispettate, grazie agli appositi alert.

Non solo: la soluzione progettata da XDENT trasmette con un solo clic le spese sanitarie dei pazienti al MEF Sistema TS grazie alla soluzione completa Fattura Semplice. Tutto avviene in modo automatico, a partire dai dati della scheda paziente: non sarà quindi necessario inserire ogni volta i dati del soggetto, i dettagli delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti.

Grazie a XDENT potrai gestire la contabilità del tuo studio autonomamente o migliorare il rapporto con il tuo commercialista, integrando il suo lavoro con la panoramica tempestiva e dettagliata di cui hai bisogno per le tue attività quotidiane.

​​Il software per dentisti di XDENT è un programma multipiattaforma che funziona su Mac, Windows, Linux e Mobile, oltre ad essere disponibile in Cloud.

Su ogni piattaforma garantisce la migliore esperienza d’uso possibile. Sicuro, affidabile e veloce, il gestionale per dentisti di XDENT semplifica i processi operativi, riduce i tempi di lavoro e ottimizza i costi e le risorse dello studio dentistico.

Vuoi ricevere maggiori informazioni sui vantaggi di una contabilità informatizzata, semplificata e veloce grazie a XDENT?

Fatture estere elettroniche, scatta l’obbligo dal 1° luglio 2022

Fatture estere elettroniche, scatta l’obbligo dal 1° luglio 2022

Scatta ufficialmente dal 1° luglio 2022 anche per i dentisti l’obbligo di trasmissione telematica, attraverso il Sistema di Interscambio, dei dati delle operazioni transfrontaliere. Parliamo dunque di quelle operazioni effettuate “verso” e “da” soggetti non stabiliti ai fini di IVA nel territorio italiano e che finora erano trasmesse all’Agenzia delle Entrate attraverso l’Esterometro con cadenza trimestrale.

20 Giugno 2022 | Adempimenti normativi, XDENT Informa

Cosa accade dal 1° luglio: abrogazione dell’Esterometro

Inizialmente previsto a inizio anno 2022 dalla legge di Bilancio 2021 (art. 1, c. 1103 della L. 30.12.2020, n. 178) e poi prorogato dal D.L. 146/2021, di fatto viene introdotto l’obbligo di invio dei dati relativi alle operazioni transfrontaliere esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio utilizzando il formato XML attualmente in uso per l’invio delle fatture elettroniche. Questo va ad abrogare di fatto l’Esterometro, o, per meglio dire, viene semplicemente sostituito dal tracciato XML della fatturazione elettronica di cui abbiamo già parlato qui.

L’obbligo di comunicazione rimane invece facoltativo per i dati relativi alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi, sempre da e verso soggetti esteri, per cui è stata emessa una bolletta doganale e nel momento in cui siano state già emesse o ricevute fatture elettroniche.

Fatture attive e passive: modalità e tempi di trasmissione

Da luglio cambiano naturalmente anche le modalità e soprattutto le tempistiche di trasmissione. Non più trimestrali come avviene con l’Esterometro, ma con scadenze differenti per i due cicli.

La trasmissione di tutte le fatture estere attive, verso soggetti non stabiliti in Italia, dovrà avvenire entro 12 giorni dalla data di effettuazione della cessione o prestazione, oppure entro termini diversi stabiliti da specifiche disposizioni. Si tratta in sostanza della stessa procedura che generalmente viene utilizzata per la normale fatturazione elettronica di tipo TD01, con la valorizzazione del campo “codice destinatario” con “XXXXXXX”, che in XDENT è ulteriormente semplificata con la soluzione Fattura Semplice.

Per quanto invece concerne le fatture estere passive, la trasmissione dovrà avvenire entro 15 giorni dal mese successivo a quello di ricevimento del documento che comprova la transazione o di effettuazione dell’operazione stessa. Le fatture estere passive ricevute da fornitori esteri in modalità analogica, dovranno dunque essere generate in autofattura con un documento di tipo TD17 per l’acquisto di servizi, TD18 per l’acquisto di beni e TD19 per l’acquisto di beni ex art. 17 c.2 DPR 633/72.

Restano invece esclusi dai suddetti adempimenti, i dati reattivi alle operazioni per cui è già presente bolletta doganale.

Per ulteriori informazioni e casistiche specifiche rimandiamo direttamente al sito dell’Agenzie delle Entrate.

Come gestire direttamente le fatture estere elettroniche

Come ricordiamo, in passato l’introduzione per la prima volta della fatturazione elettronica ha generato non poche titubanze anche nel modo dentale, non solo per quando riguarda il passaggio dalla modalità cartacea a quella elettronica, ma anche in ottica di rimodulazione dei rapporti dei dentisti con i propri commercialisti.

Anche nel caso della scadenza del 1°luglio 2022 con l’introduzione di queto nuovo obbligo di trasmissione, si sta verificando uno scenario molto simile. Soprattutto per quegli studi dentistici ancora sprovvisti di software gestionali avanzati e che consentono una gestione diretta e immediata della fatturazione attiva e passiva, sarà necessario rivolgersi ai propri consulenti fiscali per ogni singola fattura. Cosa significa questo? L’onere di raccogliere i dati di ogni fattura, doverli passare al proprio commercialista – senza considerare la possibilità di errore o eventuali ritardi nella trasmissione da parte di terzi e il rischio di incorrere in sanzioni – e naturalmente costi aggiuntivi.

Se vuoi invece evitare tutto questo, XDENT ha la soluzione giusta. Fattura Semplice è il nuovo servizio completo di XDENT che consente in pochi click di inviare e gestire la fatturazione attiva e passiva anche estera in modo illimitato. In più invii direttamente anche le spese sanitarie al Sistema TS. Senza intermediari, riducendo drasticamente gli errori e con esiti degli invii chiari e visibili direttamente sulla nuova Dashboard Attività. Che aspetti a chiedere informazioni?

Non sei cliente XDENT ma vuoi comunque gestire in autonomia tutta la fatturazione elettronica attiva e passiva? Abbiamo la soluzione giusta per te a partire da soli € 20 al mese. Compila il modulo qui sotto e richiedi informazioni!

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Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Dentista oggi: medico, imprenditore o entrambi?

Approfondimento sul duplice ruolo del professionista che, oltre ai propri pazienti, deve “curare” anche il proprio business. Attività per la quale non tutti gli odontoiatri hanno una naturale predisposizione. Ecco perché alcuni strumenti gestionali digitali possono rappresentare un’àncora di salvezza per una perfetta gestione aziendale

15 Marzo 2021 | Consigli e guide pratiche, XDENT Informa

Dentista imprenditore

Dentista oppure dentista imprenditore? Mai come oggi è opportuno porsi questa domanda per riflettere sulla reale complessità di questa professione e capire in quale contesto lavora ogni giorno l’odontoiatra e quali sono le sue incombenze e responsabilità.

Negli ultimi anni, la professione ha subìto un’evoluzione verso una maggiore complessità manageriale, figlia della crescente concorrenza che si registra nel settore delle cure dentarie e sull’onda lunga di quanto sta avvenendo all’intero comparto sanitario. Il motivo è presto detto: chi è titolare di uno studio dentistico è chiamato sempre di più a dedicare parte del proprio tempo per occuparsi in prima persona di una serie di attività strategiche e gestionali. La scelta dei fornitori e la frequenza degli ordini, l’amministrazione e contabilità, le scelte di marketing e comunicazione dello studio, definizione di prezzi, tariffe e sconti, la gestione del personale, il monitoraggio sull’andamento di costi e ricavi, il magazzino, il rapporto con le banche e la leva finanziaria, la misurazione della customer satisfaction, ecc. Un ginepraio di attività molto distanti dagli studi delle facoltà di medicina e, spesso ma non sempre, dalla reale vocazione del dentista.

Migliorare quantità e qualità del lavoro, nel rispetto della deontologia

Il complesso ventaglio delle attività da seguire richiede una gestione che non può essere miope ma deve tendere al costante miglioramento. La concorrenza, infatti, è sempre pronta ad approfittare di ogni sbavatura.

Lo studio dentistico efficiente si pone obiettivi quantitativi e qualitativi: da una parte una serie di miglioramenti organizzativi, di misure partiche e di piccoli accorgimenti finalizzati ad aumentare il numero dei pazienti; dall’altro l’obiettivo qualitativo, inteso come fidelizzazione dei clienti, la capacità di conservare uno “zoccolo duro” di pazienti che torneranno di anno in anno per le visite di controllo o per la pulizia dei denti.

Si tratta di traguardi che si traducono in fatturato e che vanno perseguiti, è sin troppo ovvio sottolinearlo, nel rispetto dei principi deontologici dell’etica professionale. E se il giuramento di Ippocrate può sembrare un vincolo, nell’arena competitiva della sanità la tutela dei diritti del paziente sono una regola che vale per tutti medici imprenditori, dunque anche per il dentista imprenditore.

Lo studio dentistico è un’azienda al cento per cento

La realtà è questa e bisogna prenderne atto, se si vuole continuare a curare i pazienti e guadagnare. Questo significa essere un dentista imprenditore.

Per essere davvero bravo, un dentista deve essere tecnicamente ineccepibile ma deve essere anche in grado di assumersi il giusto rischio d’impresa. Perché senza profitto, il professionista sarà prima o poi costretto a chiudere bottega. Se manca il controllo sui costi, se non si riesce a garantire entrate adeguate, o se il saldo finanziario resta troppo a lungo in area negativa, è evidente che lo studio dentistico non avrà ossigeno, attraverserà la tempesta della crisi e il medico (o chi per lui) sarà obbligato a scrivere la parola fine. È esattamente quel che avviene per le aziende: né più né meno. Ogni giorno, ad esempio, chiudono fabbriche italiane del manifatturiero con grandi qualità artigiane e maestranze di alto livello, perché non sono state magari in grado di fronteggiare la concorrenza estera. E lo stesso capita agli studi dentistici, dove c’è magari uno specialista bravissimo nel suo mestiere, ma che non è stato capace di diventare un imprenditore al cento per cento.

Non sottovalutare la gestione dell’agenda

Vediamo quali sono le attività sulle quali è possibile agire con razionalità per limitare errori e inefficienze.

Partiamo dalla gestione degli appuntamenti dei pazienti. È necessario fare attenzione a diluire le visite durante tutta la settimana lavorativa e nell’arco della giornata per evitare che ci siano “buchi” o, al contrario, situazioni di sovraffollamento.

Questa tipologia di attività è quella che tradizionalmente rimanda alla cosiddetta agenda degli appuntamenti del dentista: il registro cartaceo è inadeguato superato; occorre passare alla registrazione e gestione digitale. Grazie alla disponibilità di software gestionali per dentisti che permettono aggiornamenti in tempo reale, è oggi possibile fronteggiare rapidamente ogni emergenza: una visita da rimandare o da posticipare di qualche ora o ancora da anticipare, sia su richiesta del paziente che dell’odontoiatra. Il tutto con pochi click e con immediato riscontro all’utente.

La tecnologia come strumento di promemoria per il paziente

Un software gestionale per dentisti di qualità, consente anche di ricordare ai pazienti data e ora dell’appuntamento. Il biglietto di carta sul quale annotare il giorno della visita è ampiamente superato: meglio puntare su Sms, messaggi e email, con il valore di promemoria per i pazienti. Col vantaggio che ogni richiesta di modifica, sarà acquisita automaticamente dal sistema.

Una soluzione che permette anche di alleggerire il carico di lavoro per personale addetto alla segreteria il quale, di conseguenza, avrà più tempo per occuparsi alle altre incombenze richieste dal nostro dentista imprenditore che, come stiamo cercando di dimostrare, dovrà dedicate lo stesso impegno che riserva ai pazienti, per gestire i propri collaboratori e la gestione organizzativa generale.

Risorse umane: massimizzare il contributo di ciascuno

Gestire le risorse umane è una delle attività d’impresa più complesse, in quasi ogni settore dell’economia. E quindi, a maggior ragione, per il dentista che è il Dominus assoluto e incontrastato quando maneggia il trapano odontoiatrico, ma che davanti alle mansioni di un segretario o di un impiegato amministrativo non sempre è all’altezza.

Ecco perché il professionista è chiamato a valutare la qualità del lavoro del suo team e dovrà intervenire per massimizzare il contributo del singolo, ad esempio con la leva della motivazione, stabilendo turni di lavoro efficienti oppure differenziando le mansioni. Allo stesso modo, dovrà valutare se ci siano o meno le condizioni per eventuali nuove assunzioni oppure se, al contrario, non si può evitare di apportare tagli al personale per far quadrare i conti. Esattamente come avviene in qualsiasi azienda.

Adempimenti legislativi e scadenze fiscali: una giungla

L’aspetto probabilmente più complesso è quello contabile: il dentista dovrà annotare costi e ricavi e dovrà suddividere entrambe le categorie in capitoli per avere una fotografia veritiera delle condizioni di salute del suo studio. In questo modo sarà nelle condizioni di capire cosa pesa maggiormente sul bilancio di fine anno e contestualmente quali siano le prestazioni dentistiche maggiormente richieste. Non solo. Il dentista è chiamato a gestire la contabilità nel rispetto delle disposizioni di legge, come quelle in materia di fatturazione elettronica. E a rispettare le scadenze fiscali. Una giungla di leggi, normative, date, modelli da scaricare e compilare. Senza considerare la necessità di archiviare tutta la documentazione prodotta (in piena sicurezza informatica).

Fare affidamento alla calcolatrice e ai registri della contabilità non basta. Anche la gestione della contabilità è diventata digitale: un valido aiuto in termini di semplificazione nella registrazione delle operazioni e di costante monitoraggio delle stesse è offerta da software gestionali per dentisti di ultima generazione, indispensabili per gestire lo studio medico con approccio imprenditoriale.

Ascoltare le valutazioni dei pazienti e incentivare il passaparola

Il dentista imprenditore ha a cuore il marketing della sua impresa: deve essere sempre pronto a percepire ogni segno di insoddisfazione del paziente e correre prontamente ai ripari. Allo stesso modo deve valorizzare i punti di forza dello studio. Sotto questo punto di vista, il dentista è chiamato a svolgere un’attentata attività, nella consapevolezza che solo i pazienti soddisfatti potranno continuare ad affidarsi al suo lavoro e diventeranno, allo stesso tempo, i migliori promoter (o influencer, come si dice oggi) dello studio. Solo chi ha trovato le giuste risposte alle proprie esigenze, potrà consigliare il dentista a parenti, amici e colleghi di lavoro. Il passaparola è una forma di promozione o, se si preferisce, di pubblicità che non passa mai di moda. Resiste persino all’evoluzione della tecnologia e anzi subisce un’accelerazione.

La leva della comunicazione digitale

La pubblicità e la promozione dell’attività non è cosa semplice. Oltre tutto, fino a pochi anni fa, gli iscritti all’Ordine dei medici non potevano nemmeno pubblicizzare le proprie attività. È quindi un campo ancora poco esplorato ma in rapida evoluzione. Dall’advertising tradizionale su giornali, radio e tv, si sta passando sempre di più alle sponsorizzazioni tramite social network e gli investimenti in Google, per riuscire ad essere più competitivi sulla facilità di reperimento in internet. Un tema che si incrocia con la “web reputation” e la capacità di orientare verso il segno positivo commenti e recensioni.

Se la comunicazione sanitaria è sempre stata complessa, oggi, sembra quasi inestricabile. Eppure, è anche su questo tema, come su tutti i punti evidenziati in precedenza, che il dentista imprenditore verrà valutato dal mercato.

Vuoi scoprire come avere più immediatezzasemplificazioneorganizzazione, condivisione e più tempo per il tuo lavoro e i tuoi pazienti?

a cura di Redazione XDENT, in collaborazione con Comunicazione Sanitaria