Ti sei mai chiesto se la tua gestione delle immagini possa essere migliorata ma soprattutto se gli strumenti che utilizzi sono in linea con il nuovo Regolamento Europeo MDR (Medical Devices Regulation) 2017/745?

In campo odontoiatrico, l’imaging dentale svolge un ruolo fondamentale nella definizione del quadro diagnostico dentale di un paziente. La tendenza alla digitalizzazione delle immagini e radiografie odontoiatriche offre molti vantaggi nella gestione ordinaria e pratica delle attività dello studio dentistico. Tuttavia, la gestione delle immagini diagnostiche può essere impegnativa per un dentista e per il suo staff che devono occuparsi di una grande quantità di immagini per i propri pazienti, oltre naturalmente alle altre attività collaterali e non.

Come gestire al meglio le immagini diagnostiche odontoiatriche?

Negli ultimi anni nel campo della gestione delle immagini diagnostiche odontoiatriche la tendenza è quella alla digitalizzazione (leggi anche l’approfondimento sulla dematerializzazione dei documenti). Si abbandonano i classici supporti fisici sempre più a favore di supporti non “tangibili” ma sicuramente più efficienti e altresì convenienti dal punto di vista dei costi e degli spazi di archiviazione. La tecnologia oggi è infatti in grado di fornire soluzioni innovative e in linea con le attuali normative.

CGM X-RAY: la soluzione alla gestione delle immagini diagnostiche

CGM X-RAY è il modulo del software gestionale per dentisti XDENT che offre una soluzione completa e certificata MDR per la gestione delle immagini diagnostiche. Integrando qualsiasi dispositivo di diagnostica per immagini 2D/3D, semplifica l’acquisizione delle immagini radiografiche e garantisce l’elaborazione e la conservazione sicura delle immagini. Questa soluzione è progettata come applicazione nativa sia su macOS che su Windows e garantisce immediatezza, facilità d’uso e un archivio immagini sempre accessibile.

L’unico prodotto sul mercato con certificazione MDR

L’aderenza e la certificazione MDR è un elemento davvero da non sottovalutare per il dentista.

Come ben sappiamo, in ambito medico, il nuovo quadro normativo europeo nasce dall’esigenza di migliorare la sicurezza dei pazienti e creare contemporaneamente un quadro legislativo sostenibile, propizio all’innovazione, come ha più volte confermato il Ministero della Salute.

Il nuovo Regolamento Europeo MDR (Medical Devices Regulation) 2017/745, entrato definitivamente in vigore lo scorso maggio 2021, risulta essere infatti imprescindibile per la commercializzazione degli strumenti medici. Solo in questo modo il dottore, e nel nostro caso il dentista, può prendere con certezza decisioni cliniche, per la sua sicurezza e quella dei suoi pazienti.

Per questo XDENT, con la soluzione CGM X-RAY certificato MDR è il primo gestionale sul mercato a offrire al dentista uno strumento di visualizzazione delle immagini diagnostiche perfettamente conforme alla legge.

Vantaggi della soluzione CGM X-RAY certificata MDR

Sviluppato per rispondere alle esigenze quotidiane del moderno studio odontoiatrico, la soluzione certificata MDR di XDENT offre molti vantaggi per la gestione delle immagini diagnostiche nel moderno studio dentistico, tra cui:

Strumento unico per l’acquisizione di tutte le lastrine, OPT, tele e volumi 3D, compatibile sia su macOS che su Windows.

Archivio digitale unico in formato non proprietario dove salvare in sicurezza tutte le immagini diagnostiche dei pazienti.

Procedure standard per la gestione delle immagini diagnostiche con la possibilità di raccogliere e processare grossi volumi di dati radiologici nello standard DICOM.

Integrazione della gestione delle immagini con il software gestionale di studio evitando duplicazioni ed errori sui dati.

Principali strumenti in uso nella pratica odontoiatrica, tra cui luminosità, contrasto, CLUT, etc.

La soluzione CGM X-RAY certificata MDR è l’unico prodotto sul mercato conforme alla normativa MDR e offre al dentista uno strumento di visualizzazione delle immagini diagnostiche perfettamente conforme alla legge. Inoltre, permette la lettura dell’immagine in scala 1:1, le misurazioni, l’acquisizione dei dati di scansione della lastra e tutte le funzionalità dedicate al mondo odontoiatrico per una migliore disponibilità, integrità e sicurezza delle immagini diagnostiche.

In conclusione, la soluzione CGM X-RAY certificata MDR di XDENT offre una soluzione innovativa e in linea ai più alti standard lavorativi e normativi.

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immagini diagnostiche odontoiatriche

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I miei dati verranno archiviati nel data center di CompuGroup Medical e non saranno trasmessi a terzi. Sono stato informato che posso richiedere informazioni sui dati personali memorizzati, in qualsiasi momento. Inoltre ho il diritto di accedere e ottenere una copia di questi dati, rettificare dati imprecisi, ottenere la limitazione o oppormi a tale trattamento, oltre il diritto di cancellare i miei dati.

Inoltre, ho il diritto di sporgere denuncia presso l'autorità responsabile della protezione dei dati, se ritengo che i miei dati personali non vengano elaborati correttamente.

Per tutte le domande riguardanti la protezione dei dati, si prega di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati

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Dematerializzazione documenti: quanto risparmia uno studio dentistico?

Dematerializzare i documenti cartacei e gestire i dati dei pazienti in modo digitale permette agli studi dentistici di offrire un servizio migliore e, contemporaneamente, ridurre i costi di gestione. Ma fino a quanto si può risparmiare? E quali strumenti si possono utilizzare? Vediamolo nel dettaglio.

21 Febbraio 2023 | XDENT Informa, XDENT ti consiglia

Gli studi dentistici sono sempre alla ricerca di soluzioni innovative che permettano di aumentare la qualità del servizio offerto al paziente, migliorando l’efficienza dei processi e ottimizzando i costi di gestione delle attività dello studio.

Come risparmiare fino 4.000€ offrendo un servizio migliore ai pazienti

In questo senso, la dematerializzazione dei documenti cartacei, associata alla digitalizzazione degli archivi, è una soluzione molto interessante: oltre a rendere più agile il servizio e aumentare la sicurezza dei dati del paziente, il risparmio economico può essere notevole (soprattutto per un piccolo studio).

Che cosa si intende con dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione è la conversione di documenti, processi e attività da una forma materiale a una digitale. Il processo di dematerializzazione permette di ridurre o eliminare completamente la necessità di supporti cartacei e archivi fisici. Il vantaggio? Una gestione documentale molto più agile. Nel caso di uno studio dentistico, la dematerializzazione si traduce in:

registrazione digitale dei pazienti;
archiviazione di tutte le informazioni e i documenti in archivi digitali;
pianificazione degli appuntamenti e gestione delle prenotazioni attraverso un sistema digitale;
la possibilità per i professionisti dello studio di collaborare tra loro, condividendo informazioni sul trattamento dei pazienti in tempo reale e senza la necessità di scambiare materiale cartaceo;
firme digitali sicure e a norma di legge sui documenti di trattamento e privacy.

Uno studio dentistico che dematerializza agilizza i flussi documentali, ottimizza le sue risorse e fa risparmiare tempo al personale di studio e ai pazienti.

Dematerializzare documenti e processi: una questione (anche) economica

La gestione dei documenti cartacei può rappresentare una sfida logistica costosa per uno studio dentistico. La carta viene utilizzata per:

registrare i pazienti;
consegnare preventivi;
redigere le schede di anamnesi;
compilare le prescrizioni dei farmaci;
rilasciare al paziente un promemoria dei prossimi appuntamenti;
emettere fatture; ecc…

La digitalizzazione dei documenti e l’archiviazione elettronica a norma di legge permettono di realizzare tutte queste attività in modo facile e veloce, abbattendo diverse voci di costo.

Quanto costa stampare e archiviare documenti cartacei?

Abbiamo realizzato alcuni calcoli per vedere se è realmente conveniente per un’attività come uno studio dentistico dire addio alla carta e all’archiviazione dei documenti su supporti fisici per abbracciare la dematerializzazione. L’uso di documenti cartacei prevede tre tipi di costi che vediamo nello specifico.

I costi di stampa

Per poter stampare è imprescindibile acquistare toner, tamburi, carta e raccoglitori; a questa spesa va aggiunto il costo dell’elettricità e della manutenzione delle stampanti. Queste voci concorrono al costo di stampa, che possiamo stimare intorno a €0,35/pagina.

I costi di archiviazione

I documenti stampati devono poi essere archiviati, operazione che ha costi diretti e indiretti. Tra i primi:

acquisto della struttura per l’archiviazione della carta (scaffali, armadi, cassettiere, sistemi di sicurezza): circa €0,03/pagina;
costo annuo di uno spazio adibito ad archivio: circa 100 €/mq. Se ogni metro lineare ha 5 scaffali su ognuno dei quali si trovano 10 faldoni con circa 300 fogli l’uno, ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Possiamo quindi stimare un costo di archiviazione di €0,007/pagina;

I costi indiretti del processo di archiviazione sono, invece, quelli legati alla produttività. Per calcolarli abbiamo stimato che archiviare un foglio cartaceo richiede circa 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura, ecc.).

Se su uno stipendio medio mensile di €1.300, il costo aziendale annuo di un impiegato è di circa €30.000, considerando 200 giorni lavorativi si ottiene un costo al minuto di €0,32. Il processo di archiviazione ha quindi un costo di €0,65/pagina.

Il costo totale del processo di archiviazione per pagina sarà quindi di €0,69 (0,03 + 0,007 + 0,65). Ipotizzando la stampa e l’archiviazione di 5.000 pagine all’anno, uno studio dentistico spende: €0,35/pagina (costo di stampa) + €0,69/pagina (costo di archiviazione) = €1,04/pagina. Il costo annuale sarà = €1,04 * 5.000 = €5.200

I costi di ricerca dei documenti cartacei

Se i documenti sono stampati su carta, significa che lo studio utilizza anche un archivio fisico per conservare tutto il materiale informativo che produce. Questo implica che ogni volta che è necessario consultare la cartella clinica di un paziente si deve realizzare una ricerca manuale all’interno dell’archivio.

Quanto costa ad uno studio odontoiatrico questo processo?

Il tempo necessario per realizzare una ricerca in un archivio si aggira intorno ai 4 minuti (ovvero: raggiungere l’archivio, cercare il documento richiesto, fotocopiarlo e reinserirlo al suo posto). Moltiplicando questo tempo per il costo di produttività visto precedentemente otteniamo che il costo di una ricerca è = 4 x 0,32 = €1,28.

Considerando una percentuale (in difetto) di movimentazione annuale pari al 5% su un archivio di 10 anni, possiamo stabilire che le pagine movimentate in un anno saranno (5.000*10)*5% = 2.500. Questo porta a un costo di ricerca annuale pari a €3.200. Uno studio dentistico che usa documenti cartacei e archivi fisici spende quindi €8.400 all’anno.

Le alternative: firma elettronica e un software gestionale per dentisti

Uno studio dentistico può abbattere tutti i costi legati all’utilizzo della carta passando al formato digitale. Il passaggio è facile da realizzare con un software gestionale per dentisti, che integra soluzioni ad hoc per dematerializzare in modo sicuro e nel rispetto delle disposizioni di legge i principali processi dello studio.

La firma grafometrica è una di queste soluzioni: si tratta di una tecnologia con pieno valore legale che sostituisce la firma classica su carta con una Firma Elettronica Avanzata (FEA), realizzata con una penna ottica su un supporto digitale.

Schede di anamnesi, consensi clinici, preventivi, trattamenti, fatture e tutti i documenti di studio possono essere sottoscritti utilizzando una comoda tavoletta grafometrica precisa e facile da usare. L’acquisizione della firma è immediata e sicura, tutti i documenti informatici firmati sono conservati a norma di legge e archiviati nella cartella del paziente di riferimento.

Quanto costa la firma grafometrica?

Il costo del servizio di firma grafometrica con conservazione a norma di XDent per 5.000 pagine è di €0,07/pagina, ovvero €348/anno.

Il tempo impiegato dal personale di studio per realizzare il processo di firma è di circa 30 secondi a documento, che per 5.000 pagine è pari a €800/anno.

Il costo totale per uno studio dentistico che utilizza la firma grafometrica è quindi di €1.148/anno.

Quanto si risparmia rispetto ai documenti cartacei?

Recuperiamo i nostri calcoli riguardo ai costi di stampa e archiviazione dei documenti cartacei per confrontarli con le stime di costo di un sistema digitale per la gestione di tutti i documenti dei pazienti:

costo di documenti cartacei (stampa+archiviazione) per 5.000 pagine: €5.200/anno;
costo del servizio di firma grafometrica con conservazione digitale a norma di XDent per 5.000 pagine: €1.148/anno.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare e archiviare documenti è di circa €4.000 euro.

Inseriamo anche il costo delle attività di ricerca:

con archivio cartaceo: €8.400
con archivio con firma digitale e conservazione a norma di legge: €1.950.

Il risparmio annuo di uno studio dentistico per stampare, archiviare e ricercare documenti è di circa €6.450 euro.

Dematerializzazione: il primo passo verso una nuova era

Gli strumenti per la dematerializzazione sono in continua evoluzione e permettono di ridurre la quantità di materiale fisico necessario alla maggior parte delle attività quotidiane di uno studio dentistico, rendendo più efficienti, redditizi e sostenibili i processi.

Per uno studio dentistico, la dematerializzazione dei documenti è una sfida ma anche una soluzione che offre vantaggi tangibili in termini di costi e un miglioramento evidente della qualità del servizio offerto ai pazienti.

In una prospettiva più ampia, che include il contesto sociale ed economico in cui è inserito lo studio dentistico, la dematerializzazione e la digitalizzazione sono un primo, fondamentale passo verso un futuro più sostenibile e tecnologicamente avanzato.

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