Assicurare le giuste attenzioni e cura ai pazienti è solo una, seppur la principale, delle incombenze di qualsiasi studio dentistico. A questa se ne aggiungono altre che spesso restano in ombra, perché erroneamente sottovalutate. Tra queste vi è proprio la gestione magazzino.

Al di là dell’immaginario comune, il magazzino non è solo il luogo in cui vengono accantonate scorte di prodotti e beni di consumo necessari per l’attività dello studio. Il magazzino è un sistema organizzativo da gestire in maniera formalizzata e consapevole, finalizzata a evitare gli sprechi, contenere le spese e lavorare in maniera serena, senza il timore di essere a corto di materiali, in ogni fase dell’attività sanitaria.

Quantità e tracciabilità fondamentali per la gestione magazzino

Il primo punto sul quale focalizzarsi è senz’altro la definizione della quantità dei materiali. È bene porsi alcune domande: qual è la quantità minima da mantenere in giacenza? Come monitorare che non si scenda sotto la soglia di sicurezza? Come tracciare costantemente la scadenza dei prodotti? Come evitare acquisti eccessivi che vanno ad accumularsi?

E ancora: come rintracciare rapidamente il prodotto che ci serve in mezzo a tanti altri? Quanto influisce l’assenza di un farmaco o di un prodotto di consumo sull’erogazione delle prestazioni?

Sono tutte domande alle quali è possibile dare una risposta se si utilizzano facili accorgimenti e soprattutto ci si lascia guidare dalla tecnologia.

Alcune regole da seguire per un magazzino davvero funzionante

• La prima cosa da fare è individuare tra il personale dello studio dentistico una figura responsabile del magazzino che si faccia carico di verificare le scorte presenti, proponga gli acquisti in base alle attività programmate, monitori costantemente le scadenze dei prodotti in maniera da evitare gli sprechi, tenga fisicamente in ordine il magazzino così da essere in grado di individuare immediatamente il prodotto.
• Cercare di mantenere il magazzino al minimo delle scorte è un’altra buona regola, meglio se predisponendo protocolli soprattutto per quegli articoli di uso quotidiano (guanti, salviette, bicchieri). L’ansia da approvvigionamento, inizialmente, non sarà facilissima da gestire ma i risultati in termini economici e di spazio saranno tali da convincervi che non ha molto senso riempire lo studio di quantitativi esagerati.
• Puntare all’essenzialità. Un magazzino essenziale è più facile da gestire, richiede meno tempo, minore spazio e sicuramente sarà più ordinato e con impatto economico ridotto. Le risorse finanziarie utilizzate per acquistare merce a bassa rotazione, infatti, vengono di fatto immobilizzate per un lungo periodo senza alcun vantaggio. Inoltre, la giacenza di molto materiale moltiplica il rischio di deperimento e ritrovandosi con prodotti ormai andati in obsolescenza solo perché lo si ha a disposizione e lo si è già pagato.
• Scegliere i giusti fornitori, magari quelli che consegnano rapidamente, meglio se nel giro di 24 ore e che offrono un servizio di tracciabilità della merce così da poter organizzare la tempistica del lavoro. Le spese di spedizione devono essere ridotte al minimo, la scelta dei prodotti effettuabile online, l’accettazione e l’evasione degli ordini contestuali.

Gestione magazzino efficiente grazie alla tecnologia

Fermo restando che la redazione di un protocollo potrebbe essere di grande aiuto, il ciclo da seguire per mantenere tutto in ordine deve essere strutturato con azioni metodiche che, alla fine, diventeranno pressoché meccaniche rendendo la gestione del magazzino molto rapida.

Ogni singola operazione, dal carico/scarico della merce, al caricamento di prezzi e scadenze, alla collocazione in scaffale, può essere molto complessa. Tutto cambia se si utilizza un software gestionale innovativo come XDENT che oltre a comprimere il tempo di azione azzera la possibilità di errore.

Il modulo magazzino di XDENT

Programmi evoluti come il modulo magazzino di XDENT sono in grado di registrare tutto ciò che esce ed entra in magazzino, anche attraverso l’ausilio di un lettore ottico di codici a barre presenti sulle confezioni. Basta un click per interrogare il software, monitorare le giacenze, conoscere le scadenze e, dialogando anche con l’area clinica e il modulo di fatturazione elettronica Fattura Semplice, è in grado di scaricare automaticamente il materiale consumabile nel momento in cui viene utilizzato, permettendo automaticamente l’emissione della relativa documentazione.

Come sempre, il fattore umano è decisivo, ma, se aiutato da strumenti digitali, riesce a dare il meglio di sé nella gestione dello studio dentistico.