Come scegliere il miglior software gestionale per dentisti

Quali sono le caratteristiche irrinunciabili per un software gestionale per dentisti? In un contesto di estrema digitalizzazione, ecco come un gestionale può migliorare e ottimizzare tempi, attività e costi di uno studio odontoiatrico.

8 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Software gestionale per dentisti, come sceglierlo

Guardiamoci intorno: il nostro mondo è diventato digitale. È innegabile che la dimensione analogica è stata archiviata anni fa e che tutto ormai passa dalla tecnologia, diventata compagna di vita e di lavoro in tutti i settori. E questo vale anche per la sanità, inclusi gli studi odontoiatrici: anche qui la digitalizzazione, attraverso software gestionale per dentisti dedicati, è entrata prepotentemente nella gestione delle pratiche amministrative, nell’organizzazione dell’agenda, nella conservazione delle cartelle cliniche, nella contabilità e fatturazione, nel marketing, nella razionalizzazione degli acquisti e nel magazzino. Sostanzialmente in ogni aspetto della gestione di uno studio dentistico, fornendo un apporto prezioso in termini di pianificazione e controllo, con notevoli risparmi di tempo e costi.

I 5 vantaggi irrinunciabili per un software gestionale odontoiatrico

Buona parte degli studi dentistici può oggi contare su un programma gestionale da considerare a tutti gli effetti il cervello e il sistema nervoso dell’ambulatorio: è da qui che passa tutto, è uno snodo cruciale per la vita quotidiana dello studio sotto diversi punti di vista. In via generale, è possibile evidenziare almeno cinque vantaggi diretti riconducibili all’impiego di un software gestionale per dentisti al servizio degli studi. Cinque elementi che, combinati fra loro, determinano l’efficacia e l’efficienza dello studio, a tutto vantaggio della struttura e quindi dei pazienti.

1. Massimo supporto organizzativo

L’apporto più evidente è in chiave organizzativa, in quanto il software gestionale per dentisti è in grado di fornire al personale addetto alla segreteria un supporto indispensabile per pianificare l’attività dello specialista, coordinarne gli impegni, aggiornare l’agenda e risolvere in tempo reale gli imprevisti.
L’organizzazione inizia prima ancora che il paziente si presenti per l’appuntamento che, nei fatti, è solo una delle tessere che compongo il puzzle dell’ottimizzazione delle diverse attività. Tanto per iniziare, gli appuntamenti vanno concordati cercando di incastrare le esigenze del paziente che molto spesso ha fretta, se non addirittura urgenza di farsi curare, con la disponibilità del medico in relazione agli impegni già presi con altri utenti. Quando il paziente arriva in studio, c’è altro da ottimizzare: l’accoglienza, gestione della sala d’attesa e una serie di altre esigenze che vanno personalizzate su misura rispetto al singolo studio dentistico. Dopo la visita e la prestazione sanitaria, inizia una serie di altre attività amministrative da seguire. Se dopo l’appuntamento deve iniziare un ciclo di trattamenti, anche questa variabile va considerata.

È evidente, quindi, che la gestione di uno studio dentistico è quanto mai complessa: il segreto per il successo sta nel sistemare alla perfezione tutte le tessere del puzzle descritto. In che modo? Ecco che la tecnologia arriva in soccorso: la risposta è offerta da un adeguato software gestionale per dentisti. Basti pensare agli innumerevoli vantaggi che è possibile ottenere dalla sostituzione dell’agenda tradizionale ossia quella cartacea, all’inserimento dell’agenda digitale: possibilità immediata di modifica e aggiornamento, personalizzazione in base alle mutevoli esigenze.

2. Ottimizzazione dei costi

In secondo luogo, bisogna considerare i benefici sul piano del risparmio. Quante volte ci si accorge (tardi) di acquisti doppi o, al contrario, della mancanza di materiali di consumo quando se ne ha bisogno. Gli approvvigionamenti sono una criticità che non può essere gestita “manualmente”, specialmente in un contesto di lavoro frenetico come quello dello studio dentistico che, per complessità gestionale e giro d’affari, dovrebbe essere considerato alla stregua di un’azienda a tutti gli effetti.

E ancora una volta il miglior software gestionale viene in soccorso del dentista grazie all’elaborazione di report sul controllo di gestione, in grado di offrire un quadro sull’andamento economico e finanziario dell’attività, sull’operatività dello studio e sulle azioni da porre in essere per migliorarne la redditività.

3. Un’immagine dinamica

Terzo vantaggio dell’uso del gestionale per dentisti è legato alla buona percezione in termini di professionalità e di modernità che viene trasferita agli utenti. Quanto più professionale è la struttura, tanto più soddisfatti saranno i pazienti i quali, a loro volta, diventano lo strumento più affidabile per ampliare l’orizzonte dello studio, contribuendo col passaparola ad aumentare il numero dei clienti. Il paziente che ha trovato la risposta giusta e la soluzione perfetta alle sue necessità, parlerà in termini positivi e consiglierà lo studio alla cerchia delle sue conoscenze: familiari, amici e colleghi di lavoro. Questo è il sistema più efficace per mettere in moto i meccanismi di marketing, che i migliori software gestionali per gli studi odontoiatrici, peraltro, tendono a sviluppare.

4. Tutela della privacy

Il software gestionale per dentisti fornisce anche un contributo importante dal punto di vista della sicurezza nel trattamento dei dati personali dei pazienti (un obbligo di legge previsto dalle nuove normative europee GDPR).
Le informazioni che transitano in ogni struttura sanitaria, si riferiscono a dati “sensibili” in quanto riguardano lo stato di salute delle persone. Ed è per questo motivo che diventa essenziale garantire in ogni momento una protezione informatica adeguata. Dal punto di vista pratico, questo significa che è compito dello studio dentistico “blindare”, vale a dire mettere al riparo, tutte le cartelle cliniche e i dati in esse contenuti, dalle radiografie alle diagnosi, fino ai dati contabili.

5. Lavorare in mobilità

In ultimo, un gestionale per dentisti davvero efficiente offre soluzioni in cloud e su dispositivi mobili, che consentono ai professionisti di avere il proprio studio a portata di mano, praticamente sempre e dovunque voglia, superando quindi gli ostacoli del tempo e dello spazio. Talvolta è sufficiente uno smartphone o un tablet e una connessione internet per disporre di ogni possibile informazione.
Lo stesso vale per il personale addetto alle attività di segreteria o infermieristica, oppure nel caso di dentisti che hanno più sedi o di studi associati. Ciascuno avrà un diverso grado di autorizzazione e potrà consultare o modificare solo le aree di propria pertinenza.
Anche in mobilità, quindi, il gestionale consente l’accesso e l’aggiornamento dell’agenda e di tutta la documentazione dello studio, da quella sanitaria a quella amministrativa, con un semplice click.

Software gestionali per dentisti a confronto

A questo punto, la domanda da fare è la seguente: il tuo studio dentistico è tecnologico? E poi: nel caso sia già stato installato un software, è il caso di chiedersi quanto sia efficace in termini di sicurezza, affidabilità e servizi.

Procediamo con ordine. La strada che porta alla scelta del miglior software gestionale per dentisti, deve necessariamente partire dalla definizione delle specifiche esigenze dello studio. Alcuni bisogni possono infatti essere comuni a tutti i professionisti del settore ma ogni studio ha sue priorità e criticità. Bisogna focalizzarsi su quali fasi del processo di erogazione del servizio è indispensabile informatizzare; quali fasi organizzative è opportuno automatizzare, se sono necessarie azioni di dematerializzazione o di ottimizzazione gestionale. E ancora: l’agenda degli appuntamenti funziona? La sala d’aspetto necessita di miglioramenti? Il processo di informatizzazione va esteso agli aspetti contabili?

Non esiste una tecnologia perfetta per tutti. Ogni studio ha bisogno di un “abito su misura”.

Una volta metabolizzati questi aspetti, è il momento di passare alla scelta degli strumenti più idonei a raggiungere gli obiettivi, guardando naturalmente al rapporto tra qualità e prezzo del prodotto informatico. Come è noto, non è una decisione semplice: di software gestionali in commercio, infatti, ce ne sono diversi.

Scegliere il fornitore affidabile

Un criterio sempre valido per la scelta riguarda l’affidabilità del fornitore. Siamo davanti ad una piccola software house di provincia oppure di una multinazionale leader nel campo dei software gestionali sanitari?
Non è una questione di poco conto: non si può ignorare l’eventualità – soprattutto considerando le contingenze storiche – che un piccolo fornitore possa trovarsi in difficoltà e quindi ridurre le sue capacità di assistenza tecnica o addirittura arrivare alla chiusura dell’attività, col rischio di ritrovarsi con un pugno di mosche in mano. La grande azienda, invece, difficilmente potrà “chiudere” e abbandonare i propri clienti; un grande gruppo è una garanzia per il futuro e la tranquillità del professionista del settore dentale.

E ancora: è decisamente consigliato selezionare fornitori con una fitta rete di agenti commerciali e consulenti presenti sul territorio, che possono seguire tutte le esigenze dello studio, dal reperimento delle informazioni al momento della scelta, fino all’acquisto del software gestionale, installazione e assistenza.
Questo aspetto è cruciale ma viene spesso trascurato: in caso di problemi, di qualsiasi natura, molti rivenditori di software gestionali per dentisti offrono esclusivamente consulenza a distanza, nessun rapporto “umano”, nessun referente con cui poter parlare e a cui spiegare le difficoltà riscontrate o a cui chiedere anche semplicemente consigli di utilizzo. Meglio scegliere, dunque, un gestionale che garantisca assistenza e consulenza anche presso la propria sede, che abbia persone fisiche e non “virtuali” su cui poter contare.

Le variabili, come è evidente, sono molte e la scelta è tanto importante quanto complessa.
Ma non impossibile con i consigli giusti.

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