Dental Office Manager, chi è e cosa fa. Facciamo chiarezza

Una nuova figura nell’organigramma di studio, ma non bisogna confondere il Dental Office Manager con il personale di segreteria. XDENT ti spiega chi è e cosa fa e ti consiglia perché dovresti averlo nel tuo studio.

21 Febbraio 2022 | XDENT ti consiglia

Giunge da oltre oceano, precisamente dagli studi dentistici americani, ma quella del Dental Office Manager è una figura che si sta facendo sempre più strada nella concezione e organizzazione delle nostre strutture odontoiatriche.

Quello del dentale è senza dubbio un settore in costante e forte evoluzione, non solo per quello che riguarda l’ambito prettamente clinico, ma anche in ambito organizzativo e quindi manageriale. È la stessa denominazione a suggerirlo chiaramente: la Dental Office Manager è una figura di gestione dello studio, una figura professionale che senza dubbio presenta peculiari conoscenze e che di fatto diventa l’anello di collegamento proprio tra l’ambito clinico e quello extra-clinico dello studio dentistico.

Dental Office Manager e Segretari, quale differenza?

Di fatto il Dental Office Manager – comunemente altresì indicato con l’acronimo DOM – esegue operativamente la pianificazione e le azioni strategiche prese dallo studio, nella persona del dentista-imprenditore. Si occupa, quindi, di coordinare le attività in maniera giornaliera facendo molta attenzione agli interessi dello studio e al benessere dei pazienti. Il tutto con l’obiettivo di rendere più redditizio il business. Allora che differenza c’è tra il Dental Office Manager e il classico personale di segreteria? A prima vista la differenza sembrerebbe sottile e quasi impercettibile. Ma non è così. Alla base ci sono differenze di formazione e preparazione che, nel caso di personale di segreteria, possono essere incrementati soprattutto in ambito manageriale grazie a corsi di formazione creati per questa figura.

Cosa fa un Dental Office Manager

In verità il DOM è una figura professionale e specializzata, molte volte con studi economici alle spalle, che si occupa dello sviluppo commerciale e del marketing con l’obiettivo di acquisire di nuovi pazienti; dell’organizzazione strategica dell’agenda e l’organizzazione delle risorse umane. Suo compito è anche quello di controllo dello studio dentistico nel suo complesso, con analisi dei costi e delle performance dei singoli professionisti, fino alla gestione dei budget previsionali e dei risultati ottenuti.

Com’è evidente, il raggio d’azione e di competenza del Dental Office Manager è piuttosto ampio e variegato, ma alla base, ciò che rimane imprescindibile, è una profonda conoscenza delle dinamiche dello studio odontoiatrico, dei protocolli, degli standard di efficienza, della criticità e dei punti di forza. La sua figura, infatti, nell’organigramma di studio si trova subito dopo quella del titolare e dell’amministratore.

Quali sono i vantaggi per lo studio di dotarsi di un DOM

Per quanto la figura del Dental Office Manager sia ancora lontana dall’avere una sua naturale collocazione all’interno dell’organizzazione dello studio, è indubbio che la sua presenza possa costituire un valore aggiunto proprio allo studio. Per avere una visione chiara e d’insieme è necessario un cambiamento di rotta del pensiero: lo studio odontoiatrico deve essere inteso come un’azienda, mentre il dentista è anche un imprenditore.

Avere all’interno dello studio un Dental office Manager è una grande opportunità di sviluppo, non solo dal punto di vista del business, ma anche da quello degli usufruitoti finali, cioè i pazienti, il vero motore dello studio. Se a migliorare non è solo la qualità delle prestazioni, ma anche il servizio generale e dunque la “patient experience”, questo innescherà un circolo virtuoso che passa falla fidelizzazione del paziente fino all’acquisizione di nuovi pazienti e un conseguente aumento dei profitti e del prestigio stesso dello studio dentistico. Tutto questo in un settore fortemente concorrenziale può fare la differenza.

Dental Office Manager sì, ma con gli strumenti giusti

Accanto ad un corollario di precise competenze manageriali, completa la figura del Dental Office Manager un’approfondita conoscenza informatica e nello specifico dei principali applicativi di Office, in primis Excel, e di uno strumento capace di contenere ed elaborare le informazioni di tutto lo staff e dei pazienti. È infatti impensabile, al giorno d’oggi, poter ricordare a mente o organizzare in maniere cartacea e quindi slegata tutte le informazioni necessarie al lavoro di tutto lo studio dentistico. Così come è impensabile avere un mero contenitore di informazioni digitalizzate, ad esempio file Excel complessi e ingombranti, che non seguano delle query precise, che non elaborino i dati immessi per fornire nuove informazioni indispensabili per guardare allo sviluppo futuro dello studio.

Questo è il perché è necessario che un Dental Office Manager abbia ottima dimestichezza con l’utilizzo di un software gestionale per dentisti. Grazie all’inserimento dei dati clinici ed extra-clinici da parte di tutti gli operatori di studio nel gestionale per dentisti, il DOM può estrare informazioni utili, statistiche, numeri parlanti, che può utilizzare per analizzare e pianificare le attività presenti e future. Solo così lo studio dentistico può trarre il maggior e miglior profitto.