Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Cos’è e a cosa serve un software gestionale per dentisti e perché scegliere CGM XDENT?

Ottimizzare e semplificare le attività dello studio, sono questi gli obiettivi che un software gestionale per dentisti come XDENT garantisce a odontoiatri e operatori del settore dentistico con soluzioni innovative e performanti.

30 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Tecnologia e studio dentistico è un binomio sempre più diffuso nel contesto sanitario, in cui sta emergendo soprattutto tra i professionisti del settore dentale la necessità di una profonda modernizzazione che passa soprattutto attraverso l’utilizzo di un software gestionale per dentisti sviluppato sulle loro esigenze. 
All’interno di uno studio dentistico – qualsiasi sia la sua grandezza e struttura, dalla più semplice alla più complessa – l’innovazione non è solo rintracciabile nei trattamenti odontoiatrici, nelle tecniche e nei materiali utilizzati. L’innovazione risiede anche in evoluti processi di gestione e analisi che mirano a migliorare il lavoro, i costi e l’immagine, con conseguente beneficio per tutto il business. 

Come un gestionale per dentisti può migliorare la vita dello studio

Prima e dopo che il paziente si accomodi sulla poltrona del riunito, il tempo è scandito da tante singole e conseguenti azioni che gli operatori di studio devono compiere. Dalla presa dell’appuntamento, all’accoglienza in studio, dalla compilazione dei consensi e la scheda di anamnesi, fino ad arrivare alle fasi della visita e quelle successive, con la pianificazione di cicli di trattamenti e conseguenti visite e fatturazione. A queste si aggiungono tutte quelle operazioni di gestione viva dello studio, altrettanto importanti. Nulla, dunque, può essere lasciato al caso

Un meccanismo complesso, che può essere semplificato grazie ad accurate metodologie di lavoro, ma soprattutto con l’adozione di strumenti efficienti e di immediato utilizzo. E in questo caso un software gestionale per dentisti è la soluzione. 
Digitalizzare la gestione dell’impresa odontoiatrica consente di automatizzare tutte quelle attività che diversamente richiederebbero un maggior dispendio di tempo ed energie. Pensiamo semplicemente alla presa di un appuntamento. Tradizionalmente si fa ricorso alla classica agenda cartacea che, però, ha in sé dei limiti funzionali in termini di condivisione e aggiornamento, ad esempio se all’interno dello stesso studio ci sono più professionisti, ma anche in termini di spazio. Senza considerare possibili inconvenienti, come danneggiamento e smarrimento, comuni a tutte le tipologie documentali cartacee. 

Immaginiamo invece un planner di facile consultazione e personalizzabile su più livelli, in cui poter inserire, spostare e confermare appuntamenti assegnandoli a diversi operatori e selezionando uno specifico riunito. Immaginiamo un’agenda smart, che consente con un click di accedere a tutti i dati del paziente, alla cartella clinica, ai piani di cura, terapie e situazione contabile, tutto a immediata disposizione dell’operatore; ed ancora un planner capace di inviare SMS di remind o notifiche push ai pazienti con in più la possibilità di registrare le conferme di appuntamento per evitare i cosiddetti “appuntamenti bucati”. 
Quanto tempo ed energie risparmieremmo? Quanto si semplificherebbe tutto il processo lavorativo ed organizzativo? La risposta a queste e altre domande può fornirla il software gestionale per dentisti XDENT.

XDENT, un software per tutte le tipologie di esigenze dei dentisti

XDENT è il miglior gestionale odontoiatrico sul mercato, capace di rispondere a tutte le esigenze di professionisti attenti ad ogni aspetto del proprio studio, da quelli prettamente medici a quelli amministrativi e organizzativi, grazie alla sua struttura modulabile. 

Un unico ed evoluto software gestionale per molteplici funzionalità, sviluppato da XDENT, azienda della multinazionale tedesca CGM – CompuGroup Medical, leader a livello mondiale nel campo e-Health con un’offerta ampia, variegata e integrata di soluzioni software e servizi per la rete sanitaria territoriale. 
La soluzione XDENT si adatta perfettamente a qualsiasi tipologia di studio odontoiatrico: da quello con un singolo professionista che vuole occuparsi direttamente della gestione a 360 gradi, a quello associato in cui operano più professionisti in maniera sinergica ma autonoma. Grazie alle sue soluzioni Cloud e in mobilità, XDENT è particolarmente indicato per i consulenti che hanno necessità di spostarsi da uno studio all’altro senza rinunciare all’efficienza, affidabilità e versatilità di un solido software gestionale per dentisti; e altresì per i Centri odontoiatrici e strutture complesse, come Network dentali, facilitando l’accesso a tutte le informazioni, la comunicazione interna e con i pazienti e permettendo il collegamento con le apparecchiature presenti, in particolare radiografici con formati 2D, 3D e Dicom.

L’alta capacità di analisi dai dati e la reportistica dedicata fanno di XDENT lo strumento altamente performante scelto anche da Ospedali e Università per la propria divisione di odontoiatria, per finalità di ricerca e statistica. Proprio per questo è il gestionale odontoiatrico scelto, tra gli altri, anche dall’Azienda Ospedaliera di Padova, dall’Ospedale Fatebenefratelli, dall’Università di Bologna, dall’Università di Ferrara, per garantire l’efficienza del proprio lavoro.

Perché scegliere la soluzione XDENT software

Ogni professionista desidera il meglio per la propria attività e la tecnologia può davvero aiutare a raggiungere obiettivi sempre più alti, nel pieno rispetto delle procedure, della sicurezza e dei propri pazienti. Per questo scegliere XDENT significa dotare il proprio studio e la propria attività di “una marcia in più”, uno strumento potente da utilizzare per sfruttare in tutti i suoi vantaggi. Eccone alcuni: 

  • XDENT è l’unico software dentale realmente multipiattaforma, cioè compatibile con i maggiori sistemi operativi macOS, Windows e Linux, consentendo la libertà di usare con la massima efficienza Mac, PC e nuovi dispositivi mobili nella stessa rete di studio. È progettato per sfruttare al meglio l’interfaccia grafica di ogni sistema operativo, offrendo agli utenti la migliore esperienza d’uso possibile. 

  • Modulare e scalabile: sono queste le caratteristiche fondamentali della struttura di XDENT che lo rendono il gestionale odontoiatrico “fatto su misura”, cucito ad arte per adattarsi a qualsiasi esigenza medica, amministrativa e organizzativa. In questo modo è possibile avere il pieno controllo sui processi, sulle informazioni e gestione di anagrafiche, sul planner appuntamenti, sulla scheda paziente, sulla contabilità, sulle immagini diagnostiche, sul marketing e statistiche.

  • Semplice, efficiente e multitasking: sono alcune delle caratteristiche che contraddistinguono il software gestionale per dentisti tra i più apprezzati sul mercato. XDENT semplifica tutti i processi di studio, ottimizzando tempi, risorse e costi. La sua unica struttura multitasking lo rende diverso da tutti gli altri: contemporaneamente è infatti possibile svolgere più attività differenti, come ad esempio compilare un piano di cura mentre si fissa un nuovo appuntamento per il paziente.

  • XDENT è il software gestionale perfettamente GDPR compliant, nel rispetto totale della normativa europea sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018. Per questo tutti i dati sono registrati attraverso evoluti sistemi di crittografia che garantiscono l’impossibilità a terzi di accedere e consultare i dati che si trovano all’interno del computer o quelli che vengono trasmessi sulla rete internet. Il gestionale consente, inoltre, di gestire con puntualità e semplicità la documentazione relativa ai consensi dei pazienti, anche questi archiviati in maniera sicura.

  • Cloud e soluzioni in mobilità sono opportunità che XDENT fornisce per portare lo studio sempre con sé. La versione Cloud è ideale, ad esempio, per consulenti che si trovano a operare in più sedi differenti, per cui basta una semplice connessione a internet; mentre le applicazioni Smartphone Edition e Tablet Edition, disponibili per iOS e Android, rivoluzionano il concetto di studio andando oltre i tradizionali confini della struttura.

Funzionalità e vantaggi in un unico software

Quando si sceglie e si acquista un software gestionale per dentisti è necessario partire dall’analisi delle esigenze dello studio, ma soprattutto focalizzarsi sulle attività che si desidera potenziare e ottimizzate mettendole in relazione alle funzionalità del programma. In questo, senza dubbio, XDENT è il miglior software sul mercato perché prevede molteplici funzionalità che incontrano e soddisfano le aspettative di chi le utilizza.

  • La più completa scheda paziente di sempre
    Piano di cura, consensi e documenti, anamnesi, immagini, prescrizioni, preventivi, contabilità e molto altro, tutto accessibile da un’unica schermata chiara e immediata, garantendo flussi di lavoro efficaci e immediati. XDENT permette la gestione del paziente a 360°: la scheda, infatti, consente altresì azioni mirate come richiami e pianificazione degli appuntamenti. Inoltre risulta essere uno strumento comodo anche per i pazienti, che così non devono più preoccuparsi di portare ogni volta con sé tutti i documenti necessari, mentre per lo studio riduce in modo consistente gli spazi di archiviazioni ed eventuali pericoli annessi di danno o distruzione dei documenti. L’inserimento dei dati è inoltre facilitato grazie alla soluzione CGM CARDKIT, il lettore di Tessera Sanitaria che consente l’acquisizione dei dati riducendo gli errori della trascrizione a mano, oltre alle altre funzioni utili agli operatori dello studio.

  • Gestione unificata delle immagini
    Un unico strumento per l’acquisizione di tutte le lastrine, OPT e tele, questo è il modulo CGM X-RAY di XDENT, integrando qualsiasi dispositivo di diagnostica per immagini, semplificandone l’acquisizione da apparecchi radiografici o altri dispositivi. Lo strumento garantisce l’elaborazione e la conservazione in sicurezza delle immagini, per i tempi previsti dalla normativa vigente, salvate anche con estensione DICOM grazie all’utilizzo di server PACS. In questo modo è possibile disporre di un unico archivio digitale in formato non proprietario dove salvare in sicurezza tutte le immagini diagnostiche dei pazienti.

  • Il planner appuntamenti di cui non potrai più fare a meno
    L’agenda è il cuore dello studio, ogni giorno ne regola tempi e ritmi di lavoro; un’agenda ottimizzata e automatizzata può davvero fare la differenza. Il software gestionale dentistico XDENT offre a tutti i professionisti uno strumento di rapida consultazione delle disponibilità delle risorse e degli ambienti dello studio (sale e riuniti) evitando così sovrapposizioni di appuntamenti o buchi nella pianificazione. Le visualizzazioni personalizzate del planner, grazie anche all’attribuzione di colorazioni differenti, l’implementazione e spostamento degli appuntamenti con la funzione “drag and drop”, la funzione “Appuntamenti sospesi”, il monitoraggio del flusso pazienti e la possibilità di inviare SMS di richiamo, fanno del Planner di XDENT uno strumento fondamentale che soddisfa qualsiasi esigenza organizzativa.

  • Dental Business Intelligence, lo studio proiettato nel futuro
    Una funzione rivoluzionaria che può davvero cambiare la visione d’insieme di programmazione dello studio. XDENT fornisce uno strumento prezioso e altamente evoluto, in grado di elaborare i dati per restituire report personalizzati, secondo le metriche ben precise. I report, che possono riguardare ogni aspetto dell’analisi economica e operativa dello studio, forniscono una visione oggettiva e consentono di pianificare interventi mirati all’ottimizzazione delle attività.

  • La soluzione pensata per i professionisti dell’ortodonzia
    La scheda clinica ortodontica consente di avere, in una sola schermata, rapido accesso a tutte le informazioni necessarie ai fini clinici e amministrativi, utili alla gestione dei trattamenti dei pazienti. Piano di cura, dati contabili, stato di avanzamento delle cure, appuntamenti, note cliniche relative alle prestazioni, analisi, dati cefalometrici e programmazione, tutto nella soluzione XDENT Clinic for Ortho che si avvale dell’accordo con Outside Format per trasferire tutti i dati e le misurazioni cefalometriche necessarie da Deltadent a XDENT Clinic For Ortho, e viceversa, permettendo di lavorare con una visione d’insieme completa e programmata nel tempo.

  • Pieno controllo su contabilità e fatturazione elettronica
    Un software gestionale evoluto è capace anche di gestire internamente funzioni fondamentali per lo studio, come la contabilità e la fatturazione elettronica, che in questo modo non sono esternalizzate. Con XDENT ottimizzare i tempi di stesura e accettazione dei preventivi, verificare la situazione contabile di ogni paziente, gestire acconti e saldi, fatturare attraverso la scheda paziente non è mai stato così semplice. Con la soluzione XDENT 730, inoltre, il gestionale per studio dentistico consente di assolvere agli obblighi normativi per la trasmissione al MEF Sistema 730 in modo semplice e trasparente senza dover reinserire i dati delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti e in modo affidabile. La fatturazione elettronica, invece, gestisce cicli attivi e passivi con estrema semplicità e senza limite di numero fi fatture in formato XLM e con firma digitale dei documenti.

  • Gestione ottimizzata della sala d’attesa
    Anche il tempo che i pazienti trascorrono in sala d’attesa è importante e un software gestionale è senza dubbio un valido alleato nella creazione di una positiva esperienza di attesa oltre che di accoglienza all’interno dello studio dentistico. Registrare l’arrivo in studio di un paziente senza necessariamente la presenza di un operatore, o compilare in autonomia i questionari di anamnesi e tutte le informazioni necessarie direttamente sull’iPad, controllare direttamente su un monitor o sul proprio smartphone i tempi di attesa: sono processi che se ottimizzati consentono al personale medico di concentrarsi su attività più importanti, aumentandone la produttività. Anche i costi operativi e di gestione dello studio sono ridotti al minimo e l’efficienza del personale è migliorata. Perché il “successo” di uno studio dentistico passa soprattutto dalla soddisfazione dei pazienti e che molte volte si esprime in un positivo passaparola.

Il software gestionale che aiuta a dematerializzare

Quelli che stiamo vivendo sono anni in cui anche in campo medico è forte l’invito e allo stesso tempo l’esigenza alla digitalizzazione, che porta ad un inevitabile processo di dematerializzazione. Abbandonare le “care e vecchie” carta e penna forse potrebbe muovere qualcuno a nostalgia, ma guardando al presente è una scelta intelligente, non solo dal punto di vista logistico e organizzativo, ma anche da quello della sicurezza. Tradizionalmente ogni paziente ha una sua cartella cartacea che di visita in visita, trattamento dopo trattamento, diventa un faldone sempre più corposo e talvolta ingombrante. Recuperare informazioni importanti celermente può essere un’impresa, mentre sono reali di rischi di perdita o danneggiamento dei dati. Per questo un software gestionale per dentisti come XDENT fornisce molteplici soluzioni per la dematerializzazione.

– Permette l’archiviazione dei dati con sistemi avanzati di crittografia, garantendo l’impossibilità a terzi di leggere i dati sia nel caso di accesso al disco del computer, sia nel caso di accesso ai dati trasmessi sulla rete internet.

– Accesso facilitato ai dati clinici e contabili, tutto è a portata di mano con conseguente risparmio di tempo, energie e risorse.

– Eliminazione di documenti cartacei da stampare, far firmare e conservare, grazie al sistema di firma elettronica su tavoletta grafica e associazione di tutti i documenti firmati direttamente nelle cartelle dei pazienti.

– La sicurezza dei dati è garantita anche grazie a soluzioni di backup avanzato che forniscono spazio per archiviare automaticamente in forma crittografata tutti i dati presso un server remoto, con tecniche differenziali che trasferiscono solo quelli modificati.

– La soluzione di Fatturazione Elettronica consente la trasmissione e la ricezione sicura con il Sistema di Interscambio, gestione degli esiti e conservazione delle fatture per 10 anni, secondo gli obblighi di legge, oltre a poter salvare le fatture in formato pdf senza obbligo di stampa.

Comunicare dentro e fuori dallo studio per migliorarne l’immagine

Il rapporto tra medico e paziente è basato soprattutto sulla fiducia e sulla conoscenza; una “fidelizzazione” profonda che porta un paziente ad affidare la propria salute nelle mani di questo a quell’altro medico. E proprio come ogni altro rapporto, quello tra dentista-paziente per funzionare ha bisogno di una sana comunicazione.
Il software gestionale XDENT è in grado di fornire strumenti adeguati di comunicazione e altresì di marketing odontoiatrico per migliorare l’immagine dello studio e fidelizzare i pazienti/clienti.

– Attraverso un sistema si invio di Sms, verso il singolo paziente o verso un target ben preciso che è possibile delineare attraverso il gestionale, si possono comunicare orari di apertura o chiusura, inviare remaind e informazioni.

– Attraverso l’App XINFO, compatibile con sistemi operativi iOS e Android, è possibile comunicare in modo smart e personalizzato; ricevere richieste o conferme di appuntamento direttamente sul planner di XDENT e con promemoria automatici. XDENT fornisce in questo modo un ambiente privilegiato in cui scambiarsi informazioni, chattare, consultare piani di cura pregressi e in corso e controllare la propria situazione contabile. È anche in questo modo che il paziente si sente al centro dell’attenzione e soddisfatto del servizio fornitogli.

– Anche la comunicazione interna allo staff dello studio è facilitata con XDENT, grazie alla pratica XChat, un canale privilegiato e protetto di comunicazione dedicato agli operatori di studio, consigliato soprattutto per le strutture complesse che hanno più sedi sparse sul territorio e che non vogliono necessariamente usare il telefono.

Per concludere 

Abbiamo compreso come il futuro dello studio dentistico, di qualsiasi tipologia esso sia, non può prescindere da processi di profonda informatizzazione, capaci anche di innalzarne gli standard produttivi e la redditività, oltre che la soddisfazione del paziente. 

Molti studi hanno deciso e continuano ad affidarsi a XDENT come “partner” fidato ma soprattutto efficiente. Medici, assistenti, operatori di segreteria e tutte quelle figure che all’interno dello studio odontoiatrico utilizzano il software gestionale XDENT hanno subito visto rivoluzionata in meglio il proprio lavoro. Velocità, chiarezza, risparmio di tempo, maggiore organizzazione, accuratezza, più tempo da dedicare ai pazienti sono le peculiarità che i nostri clienti apprezzano maggiormente del nostro software, di cui ormai non possono fare più a meno. 

Essere presenti online, quanto è importante per i dentisti?

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Saper conciliare l’attività professionale con la presenza online può essere semplice e allo stesso tempo molto vantaggioso per lo studio dentistico. Ecco 5 semplici consigli di marketing odontoiatrico da attuare subito.

22 Ottobre 2020 | Consigli e guide pratiche

In un mondo fortemente digitalizzato come quello in cui viviamo, ogni dubbio, ogni ricerca di curiosità e informazioni di qualsiasi tipo viene molte volte (forse troppe) affidata ai motori di ricerca, Google in primis. Noi chiediamo e Google risponde, noi cerchiamo e Google trova.Purtroppo questo meccanismo viene applicato anche per diagnosi casalinghe e approssimative di patologia talvolta immaginarie e ingigantite, generando stati di ansia e paranoie infondate. Ed è questo…

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XDENT presente al 51st SIDO International Congress

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13/14/27/28 novembre 2020

11 Ottobre 2020 | Eventi e comunicati

Anche in modalità online, non potevamo mancare l’appuntamento.
All’interno della piattaforma allestita per l’occasione saremo presenti nel nostro stand virtuale con la soluzione per ortodonzia XDENT Clinic For Ortho, assieme ad un partner d’eccezione, Outside Format con il software di cefalometria Deltadent.
Vieni a scoprire le soluzioni XDENT e connettiti direttamente con i nostri specialist che saranno a disposizione per rispondere alle vostre domande.
Consulta il programma dell’esposizione al link

Fattura elettronica, ecco come cambierà per i medici

Fattura elettronica, ecco come cambierà per i medici

Dopo la proroga valida per tutto il 2020, si avvicina il momento in cui anche per i professionisti sanitari, compresi gli odontoiatri, scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica. Intanto l’Agenzia delle Entrate posticipa al prossimo primo gennaio 2021 l’utilizzo del nuovo formato .xml

9 Ottobre 2020 | Adempimenti normativi

Potrebbe finalmente sciogliersi entro la fine dell’anno 2020 il nodo relativo all’obbligo d’invio di fattura elettronica per i professionisti del settore sanitario che finora ne erano stati esonerati. Una questione che, dopo un primo slittamento con la proroga per tutto l’anno di imposta 2020 dell’esonero per le prestazioni sanitarie nei confronti delle persone fisiche, ha comunque tenuto la categoria col fiato sospeso.
Nonostante questa situazione d’iniziale incertezza, molti professionisti si sono comunque “attrezzati” in maniera preventiva con servizi direttamente gestiti per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche modalità telematica al Sistema di Interscambio (SdI), mentre altri hanno preferito attendere disposizioni definitive in materia che sembrerebbero ora imminenti.

Il 2021 si prospetta non solo come l’anno di svolta per l’obbligo di invio di fatturazione elettronica ma anche l’anno di alcuni cambiamenti. Dal primo gennaio prossimo, infatti, decorrerà l’obbligo di utilizzo del nuovo formato .xml nella versione 1.6.1 che sostituisce quella attualmente in essere 1.5, come stabilito dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 166579 del 2 aprile scorso. Si tratta in sostanza di un incremento dei codici identificativi del documento che diventano dunque più precisi.

Nel provvedimento si legge infatti che “Le specifiche tecniche, (versione 1.6) di cui all’allegato A approvate con il provvedimento n. 99922 del 28 febbraio 2020, sono aggiornate nel loro contenuto e il loro utilizzo è consentito a decorrere dal 1° ottobre 2020. Per garantire la continuità dei servizi e il graduale adeguamento alle nuove specifiche, la trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI) e il recapito delle fatture elettroniche sono comunque consentiti fino al 31 dicembre 2020 anche secondo le specifiche tecniche (versione 1.5) approvate con il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018”.

Una modifica dei termini di utilizzo condizionata proprio dall’emergenza sanitaria che non solo il nostro Paese sta affrontando. Una situazione che, come purtroppo sappiamo, sta investendo pesantemente la sfera sanitaria in tutti i suoi ambiti, altresì quello economico e fiscale.
Dunque è definito un periodo che possiamo definire di “transizione” che dal 1° ottobre 2020 e fino al 31 dicembre 2020 permetterà al Sistema di Interscambio di accettare le fatture elettroniche e le note di variazione predisposte sia con il nuovo schema, sia con lo schema attualmente in vigore.
Il provvedimento è naturalmente disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate e altresì a questo link assieme all’Allegato A che riporta tutte le novità e le novità e le specifiche tecniche della versione 1.6.1.

Come scegliere il miglior gestionale per dentisti

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Quali sono le caratteristiche irrinunciabili per un software gestionale per dentisti? In un contesto di estrema digitalizzazione, ecco come un gestionale può migliorare e ottimizzare tempi, attività e costi di uno studio odontoiatrico.

8 Ottobre 2020 | XDENT Informa

Guardiamoci intorno: il nostro mondo è diventato digitale. È innegabile che la dimensione analogica è stata archiviata anni fa e che tutto ormai passa dalla tecnologia, diventata compagna di vita e di lavoro in tutti i settori. E questo vale anche per la sanità, inclusi gli studi odontoiatrici: anche qui la digitalizzazione, attraverso software gestionali dedicati, è entrata prepotentemente nella gestione delle pratiche amministrative, nell’organizzazione dell’agenda, nella conservazione delle cartelle cliniche, nella contabilità e fatturazione, nel marketing, nella razionalizzazione degli acquisti e nel magazzino. Sostanzialmente in ogni aspetto della gestione di uno studio dentistico, fornendo un apporto prezioso in termini di pianificazione e controllo, con notevoli risparmi di tempo e costi.

I 5 vantaggi irrinunciabili per un gestionale odontoiatrico

Buona parte degli studi dentistici può oggi contare su un programma gestionale da considerare a tutti gli effetti il cervello e il sistema nervoso dell’ambulatorio: è da qui che passa tutto, è uno snodo cruciale per la vita quotidiana dello studio sotto diversi punti di vista. In via generale, è possibile evidenziare almeno cinque vantaggi diretti riconducibili all’impiego della tecnologia al servizio degli studi dentistici e odontoiatrici. Cinque elementi che, combinati fra loro, determinano l’efficacia e l’efficienza dello studio, a tutto vantaggio della struttura e quindi dei pazienti.

1. Massimo supporto organizzativo

L’apporto più evidente è in chiave organizzativa, in quanto il software gestionale dentistico è in grado di fornire al personale addetto alla segreteria un supporto indispensabile per pianificare l’attività dello specialista, coordinarne gli impegni, aggiornare l’agenda e risolvere in tempo reale gli imprevisti.
L’organizzazione inizia prima ancora che il paziente si presenti per l’appuntamento che, nei fatti, è solo una delle tessere che compongo il puzzle dell’ottimizzazione delle diverse attività. Tanto per iniziare, gli appuntamenti vanno concordati cercando di incastrare le esigenze del paziente che molto spesso ha fretta, se non addirittura urgenza di farsi curare, con la disponibilità del medico in relazione agli impegni già presi con altri utenti. Quando il paziente arriva in studio, c’è altro da ottimizzare: l’accoglienza, gestione dell’attesa e una serie di altre esigenze che vanno personalizzate su misura rispetto al singolo studio dentistico. Dopo la visita e la prestazione sanitaria, inizia una serie di altre attività amministrative da seguire. Se dopo l’appuntamento deve iniziare un ciclo di trattamenti, anche questa variabile va considerata.

È evidente, quindi, che la gestione di uno studio dentistico è quanto mai complessa: il segreto per il successo sta nel sistemare alla perfezione tutte le tessere del puzzle descritto. In che modo? Ecco che la tecnologia arriva in soccorso: la risposta è offerta da un adeguato software gestionale. Basti pensare agli innumerevoli vantaggi che è possibile ottenere dalla sostituzione dell’agenda tradizionale ossia quella cartacea, all’inserimento dell’agenda digitale: possibilità immediata di modifica e aggiornamento, personalizzazione in base alle mutevoli esigenze.

2. Ottimizzazione dei costi

In secondo luogo, bisogna considerare i benefici sul piano del risparmio. Quante volte ci si accorge (tardi) di acquisti doppi o, al contrario, della mancanza di materiali di consumo quando se ne ha bisogno. Gli approvvigionamenti sono una criticità che non può essere gestita “manualmente”, specialmente in un contesto di lavoro frenetico come quello dello studio medico dentistico che, per complessità gestionale e giro d’affari, dovrebbe essere considerato alla stregua di un’azienda a tutti gli effetti.

E ancora una volta il miglior software gestionale viene in soccorso del dentista grazie all’elaborazione di report sul controllo di gestione, in grado di offrire un quadro sull’andamento economico e finanziario dell’attività, sull’operatività dello studio e sulle azioni da porre in essere per migliorarne la redditività.

3. Un’immagine dinamica

Terzo vantaggio dell’uso del gestionale per dentisti è legato alla buona percezione in termini di professionalità e di modernità che viene trasferita agli utenti. Quanto più professionale è la struttura, tanto più soddisfatti saranno i pazienti i quali, a loro volta, diventano lo strumento più affidabile per ampliare l’orizzonte dello studio, contribuendo col passaparola ad aumentare il numero dei clienti. Il paziente che ha trovato la risposta giusta e la soluzione perfetta alle sue necessità, parlerà in termini positivi e consiglierà lo studio alla cerchia delle sue conoscenze: familiari, amici e colleghi di lavoro. Questo è il sistema più efficace per mettere in moto i meccanismi di marketing, che i migliori software gestionali per gli studi odontoiatrici, peraltro, tendono a sviluppare.

4. Tutela della privacy

Il software gestionale fornisce anche un contributo importante dal punto di vista della sicurezza nel trattamento dei dati personali dei pazienti (un obbligo di legge previsto dalle nuove normative europee GDPR).
Le informazioni che transitano in ogni struttura sanitaria, si riferiscono a dati “sensibili” in quanto riguardano lo stato di salute delle persone. Ed è per questo motivo che diventa essenziale garantire in ogni momento una protezione informatica adeguata. Dal punto di vista pratico, questo significa che è compito dello studio dentistico “blindare”, vale a dire mettere al riparo, tutte le cartelle cliniche e i dati in esse contenuti, dalle radiografie alle diagnosi, fino ai dati contabili.

5. Lavorare in mobilità

In ultimo, un gestionale per dentisti davvero efficiente offre soluzioni in cloud e su dispositivi mobili, che consentono ai professionisti di avere il proprio studio a portata di mano, praticamente sempre e dovunque voglia, superando quindi gli ostacoli del tempo e dello spazio. Talvolta è sufficiente uno smartphone o un tablet e una connessione internet per disporre di ogni possibile informazione.
Lo stesso vale per il personale addetto alle attività di segreteria o infermieristica, oppure nel caso di dentisti che hanno più sedi o di studi associati. Ciascuno avrà un diverso grado di autorizzazione e potrà consultare o modificare solo le aree di propria pertinenza.
Anche in mobilità, quindi, il gestionale consente l’accesso e l’aggiornamento dell’agenda e di tutta la documentazione dello studio, da quella sanitaria a quella amministrativa, con un semplice click.

Gestionali odontoiatrici a confronto

A questo punto, la domanda da fare è la seguente: il tuo studio dentistico è tecnologico? E poi: nel caso sia già stato installato un software, è il caso di chiedersi quanto sia efficace in termini di sicurezza, affidabilità e servizi.

Procediamo con ordine. La strada che porta alla scelta del miglior software gestionale dentistico, deve necessariamente partire dalla definizione delle specifiche esigenze dello studio. Alcuni bisogni possono infatti essere comuni a tutti i professionisti del settore ma ogni studio ha sue priorità e criticità. Bisogna focalizzarsi su quali fasi del processo di erogazione del servizio è indispensabile informatizzare; quali fasi organizzative è opportuno automatizzare, se sono necessarie azioni di dematerializzazione o di ottimizzazione gestionale. E ancora: l’agenda degli appuntamenti funziona? La sala d’aspetto necessita di miglioramenti? Il processo di informatizzazione va esteso agli aspetti contabili?

Non esiste una tecnologia perfetta per tutti. Ogni studio ha bisogno di un “abito su misura”.

Una volta metabolizzati questi aspetti, è il momento di passare alla scelta degli strumenti più idonei a raggiungere gli obiettivi, guardando naturalmente al rapporto tra qualità e prezzo del prodotto informatico. Come è noto, non è una decisione semplice: di software gestionali in commercio, infatti, ce ne sono diversi.

Un criterio sempre valido per la scelta riguarda l’affidabilità del fornitore. Siamo davanti ad una piccola software house di provincia oppure di una multinazionale leader nel campo dei software gestionali sanitari?
Non è una questione di poco conto: non si può ignorare l’eventualità – soprattutto considerando le contingenze storiche – che un piccolo fornitore possa trovarsi in difficoltà e quindi ridurre le sue capacità di assistenza tecnica o addirittura arrivare alla chiusura dell’attività, col rischio di ritrovarsi con un pugno di mosche in mano. La grande azienda, invece, difficilmente potrà “chiudere” e abbandonare i propri clienti; un grande gruppo è una garanzia per il futuro e la tranquillità del professionista del settore dentale.

E ancora: è decisamente consigliato selezionare fornitori con una fitta rete di agenti commerciali e consulenti presenti sul territorio, che possono seguire tutte le esigenze dello studio, dal reperimento delle informazioni al momento della scelta, fino all’acquisto del software gestionale, installazione e assistenza.
Questo aspetto è cruciale ma viene spesso trascurato: in caso di problemi, di qualsiasi natura, molti rivenditori di programmi gestionali offrono esclusivamente consulenza a distanza, nessun rapporto “umano”, nessun referente con cui poter parlare e a cui spiegare le difficoltà riscontrate o a cui chiedere anche semplicemente consigli di utilizzo. Meglio scegliere, dunque, un gestionale che garantisca assistenza e consulenza anche presso la propria sede, che abbia persone fisiche e non “virtuali” su cui poter contare.

Le variabili, come è evidente, sono molte e la scelta è tanto importante quanto complessa.
Ma non impossibile con i consigli giusti.

E sono proprio i “consigli giusti” quelli che vogliamo darvi in questo blog: cercheremo di fornire informazioni il più possibile oggettive, chiare ed esaustive per guidare il medico specialista in odontoiatria nella scelta del miglior software gestionale.

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